Liquidación de nómina por períodos
Períodos quincenales o mensuales, novedades con aprobación, préstamos que se descuentan solos y una liquidación por empleado que se contabiliza al aprobar.
La liquidación de nómina se organiza por períodos. Usted crea el período, registra las novedades de los empleados mientras está abierto y, cuando todo está aprobado, lo procesa: el sistema calcula de una vez la liquidación de cada empleado activo con su salario, sus novedades, los conceptos configurados, las cuotas de sus préstamos y la retención en la fuente.
Cada liquidación muestra por separado los devengados, las deducciones, los aportes del empleador y el neto a pagar, y tiene su colilla lista para imprimir. Si encuentra algo por corregir, ajusta la novedad o la configuración y recalcula solo a ese empleado. Al aprobar el período las liquidaciones quedan en firme y generan sus comprobantes contables.
Los valores con los que se calcula —salario mínimo, auxilio de transporte, tarifas de aportes y de riesgos, factores de recargo y tabla de retención— se administran por año en la configuración de nómina. Y cuando un empleado tiene condiciones particulares, su configuración individual prima sobre la general.
El problema que resuelve
Novedades que llegan por correo y por chat
Sin un registro único, una hora extra o una incapacidad se queda por fuera o se paga dos veces. Aquí cada novedad pertenece a un empleado y a un período, tiene estado y solo entra a la liquidación si fue aprobada.
Cuotas de préstamos que se olvidan
Llevar los préstamos en una hoja aparte obliga a recordar el descuento cada quincena. El préstamo desembolsado descuenta su cuota pendiente más antigua cada vez que se procesa un período.
Un error obliga a rehacer toda la nómina
Cuando la nómina se calcula en bloque fuera del sistema, corregir a una persona implica revisar todo. La liquidación se recalcula empleado por empleado mientras el período no esté aprobado.
Empleados con condiciones distintas
No todos liquidan igual: hay salarios integrales, bases prestacionales pactadas y tarifas de horas diferentes. La configuración por empleado recoge esas diferencias sin fórmulas paralelas.
Qué hace liquidación de nómina en SMART ERP
Períodos con estados controlados
Un período se crea con año, mes, número y tipo de nómina (quincenal o mensual). «Abierto» recibe novedades, «Procesado» tiene las liquidaciones generadas y «Aprobado» cierra el ciclo sin más cambios.
Novedades por tipo
Horas extras por cantidad de horas, ausencias e incapacidades por rango de fechas —remuneradas o no—, bonificaciones y comisiones por valor, y deducciones como embargos o libranzas por el valor a descontar.
Aprobación de novedades
Cada novedad nace «Pendiente» y se aprueba o se rechaza. Las pendientes de un período se pueden aprobar en bloque; el sistema omite, con su motivo, las que la configuración del empleado no liquida.
Liquidación masiva y recálculo individual
Procesar el período liquida a todos los empleados activos. Después puede recalcular a una persona cuando corrige una novedad o un dato de su configuración, sin tocar a los demás.
Detalle y colilla de pago
El detalle de cada liquidación despliega devengados, deducciones, aportes patronales y totales. La colilla se ve y se imprime desde la misma pantalla, e incluye la información de los préstamos en curso.
Préstamos internos con amortización
Se definen monto, tasa mensual y número de cuotas; el sistema arma la tabla de amortización de cuota fija. El flujo es solicitud, aprobación, desembolso y pago, con abonos parciales o cancelación anticipada de la deuda.
Base prestacional por empleado
Una base fija opcional sobre la que se calculan prestaciones, seguridad social y retención. Si queda vacía se usa el salario de nómina. Las horas extras y demás devengos variables se pagan siempre sobre el salario real.
Tarifas de horas por empleado
Para cada tipo de hora extra o recargo, la configuración del empleado puede fijar un valor por hora, indicar que trabaja sin recargo o que el concepto no le aplica. Sin ajustes se usan los factores generales del año.
Retención por salarios depurada
La base se depura con los aportes obligatorios y las deducciones y rentas exentas registradas en la ficha del empleado, y luego se aplica la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario que usted mantiene en la configuración.
Contabilización al aprobar
Cada liquidación aprobada genera su comprobante. Los conceptos con cuenta contable propia llevan su devengo a esa cuenta y el resto va a la cuenta de salarios; las provisiones de prestaciones del período se registran aparte.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Configure el año
Registre los parámetros anuales, la tabla de retención y los conceptos de nómina, y complete la configuración de cada empleado: contrato, tipo de nómina, salario, nivel de riesgo y entidades.
- 2
Cree el período
Indique año, mes, número de período y tipo de nómina. El período queda «Abierto» y listo para recibir novedades.
- 3
Registre las novedades
Elija el período, el empleado y el tipo de novedad, y complete los campos que ese tipo pide. Si usa el control de horas, la consolidación crea por usted las novedades de extras y recargos.
- 4
Apruebe las novedades
Revise las pendientes y apruébelas o rechácelas, una por una o todas las del período. Solo las aprobadas se pagan.
- 5
Procese el período
El sistema genera la liquidación de cada empleado activo, con las cuotas de préstamos descontadas y la retención calculada.
- 6
Revise y recalcule
Consulte las tarjetas de totales y el detalle por empleado. Si algo no cuadra, corrija la novedad o la configuración y recalcule esa liquidación. Imprima las colillas.
- 7
Apruebe el período
Las liquidaciones quedan en firme y contabilizadas. Desde ese momento alimentan la planilla de aportes, la nómina electrónica del mes y el certificado de ingresos y retenciones.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Configure los parámetros antes de crear períodos: los valores se aplican al procesar. Si los cambia después, debe recalcular las liquidaciones afectadas.
- Una novedad solo se edita o se elimina mientras está «Pendiente», y para registrarla debe haber un período abierto seleccionado.
- Un período solo se elimina si está «Abierto» y no tiene novedades ni liquidaciones asociadas.
- Las cuotas de un préstamo empiezan a descontarse después del desembolso, no desde la aprobación.
- Al aprobar el período no se aprueban las liquidaciones de empleados que ya fueron retirados con una liquidación de contrato: el sistema las retira y lo informa.
- El pago de la nómina se registra en caja o bancos como egreso; la aprobación del período contabiliza la causación, no mueve el dinero.
- Las tarifas de horas personalizadas por empleado se activan por empresa.
Preguntas frecuentes
Sí. El tipo de nómina se define en la configuración de cada empleado y cada período se crea con su tipo, de modo que usted maneja períodos quincenales y mensuales por separado dentro del mismo año.
La liquidación prorratea los días según la fecha de ingreso o de retiro dentro del período. Si el retiro se formaliza con una liquidación de contrato, esta recoge los días y las novedades que la nómina ya no pagará.
El abono reduce las cuotas pendientes desde la última hacia atrás y conserva el valor de la cuota original; si no cubre una cuota completa, ajusta el capital de esa cuota. También puede cancelar todo el saldo de una vez y el préstamo queda pagado.
No. Aprobar el período deja las liquidaciones en firme. Por eso la revisión y el recálculo se hacen mientras el período está «Procesado»; lo que quede por ajustar después se maneja como novedad del período siguiente.
Son parámetros que su empresa registra y actualiza cada año en la configuración de nómina. El sistema aplica el cálculo con esos valores; no los decide ni los cambia por su cuenta.
El sistema depura el ingreso con los aportes obligatorios y con los datos registrados en la ficha del empleado —dependientes, intereses de vivienda, medicina prepagada, aportes voluntarios— y aplica la tabla del artículo 383. Los topes de la depuración son parámetros editables.
Es una base fija que usted define para un empleado cuando las prestaciones, la seguridad social y la retención deben calcularse sobre un valor distinto del salario de nómina. En un salario integral, esa base reemplaza la proporción que normalmente hace base de cotización.
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- Módulo
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