Comprobantes contables manuales y plantillas
Ajustes, reclasificaciones y asientos recurrentes con partida doble validada, plantillas, reverso y PDF, junto a los comprobantes automáticos.
La mayoría de los comprobantes de SMART ERP nacen solos de la operación. Los comprobantes manuales son para lo demás: ajustes, reclasificaciones, causaciones, distribuciones y operaciones que no tienen un documento en el sistema.
Un comprobante se arma con su encabezado —tipo, fecha y descripción; el período y el número se asignan solos— y sus líneas de movimiento con cuenta, tercero, centro de costo y valor débito o crédito. Mientras está en borrador se edita con libertad; al contabilizarlo afecta los saldos y ya no se modifica: se reversa con un comprobante contrario.
Para lo que se repite cada mes están las plantillas: usted define una vez las cuentas y el porcentaje de cada línea y, al usarla, solo digita el valor total y la descripción.
El problema que resuelve
Asientos descuadrados o incompletos
Un comprobante que no cuadra, o que deja una cuenta por cobrar sin tercero, contamina los informes y se descubre tarde, cuando ya hay que rastrearlo entre cientos de registros.
El mismo asiento digitado cada mes
Arriendos, amortizaciones y distribuciones se repiten con las mismas cuentas. Digitarlos de cero cada vez es lento y da pie a que un mes se use una cuenta distinta.
Correcciones que borran el rastro
Si un comprobante contabilizado se puede editar o eliminar, no queda evidencia de qué decía antes. Un auditor necesita ver el asiento original y su reverso.
Qué hace comprobantes contables en SMART ERP
Partida doble validada
El comprobante muestra la diferencia entre débitos y créditos y solo se contabiliza cuando es cero. Cada línea lleva débito o crédito, nunca ambos.
Estados claros
«Borrador» se edita; «Contabilizado» afecta saldos y no se modifica; «Reversado» tiene un comprobante contrario que anula su efecto; «Anulado» se descartó antes de contabilizar.
Exigencias de cada cuenta
Si la cuenta requiere tercero o centro de costo, el sistema lo exige en la línea al crear, editar y contabilizar. Solo se pueden usar cuentas que acepten movimientos.
Plantillas de comprobante
Cada plantilla define tipo de comprobante y líneas con cuenta, débito o crédito, porcentaje del total y centro de costo opcional. Al aplicarla con un valor, las líneas quedan llenas.
Tipos y consecutivos
Cada tipo de comprobante lleva su prefijo y su numeración propia, que avanza sola al crear cada comprobante.
Reverso con rastro
Reversar un comprobante contabilizado crea el comprobante inverso y deja ambos enlazados. Los saldos de las cuentas y terceros afectados se recalculan en ese momento.
PDF del comprobante
Cualquier comprobante, manual o automático, se descarga en PDF con su encabezado, sus movimientos y sus totales.
Del comprobante a su documento
Los comprobantes automáticos muestran el documento que los originó y los comprobantes relacionados, como el de la factura y los de sus recaudos.
Aprobación por monto
Si la empresa define una regla de aprobación para comprobantes manuales, contabilizar uno que supere el monto queda en espera hasta que lo apruebe quien corresponde.
Control de presupuesto al contabilizar
Con el control presupuestal activo, contabilizar un comprobante manual que supere el presupuesto de una cuenta y centro de costo genera un aviso o se bloquea, según lo configurado.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree el comprobante
Elija el tipo de comprobante, la fecha y la descripción. Si es un asiento recurrente, seleccione la plantilla y digite el valor total.
- 2
Agregue los movimientos
En cada línea escoja la cuenta, el tercero y el centro de costo si aplican, y escriba el valor en débito o en crédito.
- 3
Verifique el cuadre
Revise que la diferencia sea cero. Puede guardar el borrador y terminarlo después.
- 4
Contabilice
Pulse «Contabilizar». El comprobante queda en firme, afecta los saldos y aparece en el libro diario, los auxiliares y los balances.
- 5
Si hay que corregir, reverse
Use «Reversar» sobre el comprobante contabilizado y registre uno nuevo con los valores correctos.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El período contable de la fecha del comprobante debe estar abierto para crearlo y para contabilizarlo.
- Un comprobante contabilizado no se edita. Se corrige con su reverso; solo los borradores se pueden anular.
- Los comprobantes automáticos de ventas, compras, cartera y demás no se editan ni se reversan aquí: se corrigen anulando su documento o desde Mantenimiento contable.
- Sí se pueden reversar desde esta pantalla los de procesos contables sin documento: depreciación, revaluación, deterioro y provisión de cartera.
- Las cuentas de control (Clientes, Proveedores, Anticipos de clientes, Caja general) no aceptan comprobantes manuales.
- En una plantilla, los porcentajes de las líneas débito deben sumar el total y los de las líneas crédito también, para que el comprobante que genere cuadre.
Preguntas frecuentes
Sí. Queda en «Borrador», no afecta saldos ni informes y se puede editar hasta contabilizarlo. Tenga en cuenta que un mes no se cierra mientras tenga comprobantes en borrador.
Reversándolo. El sistema crea el comprobante contrario y deja ambos enlazados; luego usted registra el correcto. Así se conserva el rastro completo.
Para asientos que se repiten con las mismas cuentas, como un arriendo o una distribución de gastos entre centros de costo. Usted define cuentas y porcentajes una vez y después solo digita el valor.
No directamente. Clientes es una cuenta de control: se mueve con facturas, recaudos y notas de cartera, para que su saldo siempre coincida con la cartera.
Sí. Con las aprobaciones por monto, una regla para comprobantes manuales deja en espera la contabilización hasta que la apruebe el rol o el usuario que usted defina.
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