Órdenes de compra a proveedores con control de estados
El pedido formal al proveedor: productos, cantidades, precios y condiciones, con seguimiento de lo recibido y lo facturado hasta cerrar la orden.
La orden de compra es el punto de partida del proceso de compras. En ella usted deja por escrito qué le pide al proveedor, en qué cantidad, a qué precio y con qué condiciones de pago, y a qué bodega debe llegar la mercancía. Todo lo que viene después, la recepción, la factura y una eventual devolución, se apoya en ese documento.
La orden avanza por estados claros: «Borrador» mientras se edita, «Enviada» cuando se comunica al proveedor y «Confirmada» cuando queda lista para recibir. A partir de ahí el sistema la mueve solo: «Parcialmente recibida» cuando llega una parte y «Recibida» cuando llega todo.
Las órdenes también nacen sin digitarlas una por una. Se cargan en bloque desde Excel o se generan al ejecutar un plan de compra aprobado, que crea una orden por proveedor con todos sus productos, siempre en borrador para la revisión final.
El problema que resuelve
Pedidos por teléfono o chat que nadie puede verificar
Cuando llega la mercancía no hay contra qué comparar cantidades ni precios. La orden deja lo acordado por escrito y la recepción y la factura se registran contra ella.
No se sabe qué falta por llegar
Con entregas parciales es fácil perder la cuenta. Cada recepción actualiza las cantidades recibidas de la orden y su estado muestra si está pendiente, parcial o completa.
Compras grandes sin visto bueno
Sin un control, cualquier orden sale al proveedor. Con una regla de aprobación por monto, confirmar la orden queda a la espera de quien deba autorizarla.
Qué hace órdenes de compra en SMART ERP
Datos generales de la orden
Proveedor, sede que compra, bodega de destino, fecha de la orden, fecha de entrega esperada, condiciones de pago y observaciones. La sede define el consecutivo del documento.
Líneas con precio, descuento e impuesto
Agregue los productos, y sus variantes si las hay, con cantidad, costo unitario, descuento e IVA de la línea. Subtotal, descuento, impuestos y total se calculan solos.
Flujo de estados con acciones por estado
Editar y eliminar solo en borrador; «Enviar» desde borrador; «Confirmar» desde enviada; «Cancelar» mientras no se haya recibido. El sistema marca la orden como parcial o totalmente recibida.
Órdenes en otra moneda
La orden puede ir en una moneda distinta al peso con su tasa de cambio. Si no se indica moneda, se toma el peso colombiano.
Importación masiva desde Excel
La plantilla trae una hoja de órdenes y otra de detalle, enlazadas por un código, con hojas de referencia de proveedores, productos y variantes. Las órdenes cargadas quedan en borrador.
Órdenes generadas desde un plan de compra
Al ejecutar las líneas de un plan aprobado en Planeación de compras, el sistema crea una orden por proveedor con todos los productos correspondientes, lista para revisar y enviar.
Factura que precarga lo pendiente
Al vincular una factura de compra a la orden, se cargan las líneas con lo que falta por facturar, al precio pactado. Lo que entra con la factura cuenta como recibido en la orden.
PDF y envío por correo
La orden se genera en PDF y se envía al proveedor por correo desde el sistema, con plantilla de mensaje e historial de envíos, cuando la empresa tiene configurado su correo saliente.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree la orden
Elija el proveedor, la sede y la bodega donde se recibirá la mercancía, e indique fechas y condiciones de pago.
- 2
Agregue los productos
Incluya cada producto con su cantidad y el costo unitario acordado; revise los totales que el sistema calcula.
- 3
Envíe la orden al proveedor
Con «Enviar», la orden deja de ser un borrador y queda pendiente de confirmación. Puede mandarla por correo en PDF.
- 4
Confirme la orden
Con «Confirmar» queda lista para recibir. Si una regla de aprobación por monto la cubre, espera el visto bueno antes de confirmarse.
- 5
Reciba la mercancía
En Recepciones registre lo que llegó, completo o por partes. La orden cambia de estado sola según lo recibido.
- 6
Registre la factura del proveedor
Vincule la factura de compra a la orden para que precargue lo pendiente por facturar y cierre el ciclo contable de lo recibido.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo una orden en borrador se puede editar o eliminar. Una orden enviada o confirmada se cancela, no se borra.
- Solo se recibe mercancía de órdenes en estado «Confirmada» o «Parcialmente recibida».
- La importación desde Excel es todo o nada: si una fila tiene un error, el archivo completo se rechaza y no se crea ninguna orden.
- En el archivo de Excel las cantidades van sin decimales, un producto con su variante va una sola vez por orden y la bodega debe pertenecer a la sede.
- La fecha de entrega esperada no puede ser anterior a la fecha de la orden.
- Si una devolución a proveedor se marca con reposición, la orden vuelve a quedar pendiente por recibir lo devuelto.
- Con una regla de aprobación por monto vigente, mientras la orden espera aprobación no admite otros cambios.
Preguntas frecuentes
No. Usted puede registrar una factura de compra directamente y la mercancía entra a la bodega con ella. La orden es recomendable cuando quiere dejar lo pactado por escrito, recibir por partes o exigir una aprobación antes de comprar.
Cada recepción registra lo que llegó contra la orden y actualiza las cantidades recibidas. Mientras falte mercancía la orden queda «Parcialmente recibida» y la siguiente recepción carga solo lo pendiente; cuando llega todo pasa a «Recibida».
Sí. Descargue la plantilla desde la opción «Excel» de la tabla, complete la hoja de órdenes y la de detalle y suba el archivo. Las órdenes se crean en borrador. Si alguna fila tiene un error, no se crea ninguna y el sistema le indica qué corregir.
Sí. Con las aprobaciones por monto usted define una regla para órdenes de compra por rango de valor y, si quiere, por sede. Al confirmar una orden cubierta por la regla, queda a la espera de los aprobadores y se confirma sola cuando el último nivel la aprueba.
La mercancía recibida entra al costo de la orden. Cuando la factura llega con otro precio, su asiento salda lo recibido por facturar al valor de la orden y la diferencia ajusta el inventario, de modo que esa cuenta no queda con residuos.
No. La orden es un compromiso con el proveedor: no ingresa unidades ni genera asiento. El inventario y la contabilidad cambian con la recepción de la mercancía y con la factura de compra.
Siga explorando
Recepción de mercancía
El registro de lo que realmente llegó del proveedor: ingresa las unidades a la bodega, actualiza la orden y contabiliza lo recibido aunque falte la factura.
Facturas de compra
La factura del proveedor registrada una sola vez: ingresa la mercancía, practica las retenciones, crea la cuenta por pagar y queda contabilizada.
Reabastecimiento
El análisis que revisa todos los productos de la sede y dice qué comprar, cuánto y a quién, con el estado de cada uno y el plan de compra a un clic.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Devoluciones a proveedor
La salida de mercancía de regreso al proveedor, tomada del documento con el que entró, con su asiento, la rebaja de la cuenta por pagar y la reposición.
Importación desde Excel
Productos, variantes y precios se cargan y actualizan desde Excel con plantilla, validación por fila, reporte de cambios y la regla de todo o nada.
- Módulo
Módulo de Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo