Aprobación de pedidos retenidos por crédito
Una bandeja donde cartera resuelve, con toda la información del cliente a la vista, los pedidos que el control de crédito retuvo por cupo excedido o cartera vencida.
Cuando el control de crédito está activo y un vendedor confirma un pedido que supera el cupo del cliente o que tiene cartera vencida, el pedido no se pierde ni se queda en un error: pasa al estado retenido y entra a la bandeja de aprobaciones de crédito. El vendedor sabe que está en revisión y cartera sabe que tiene algo por resolver.
La bandeja reúne lo que cartera necesita para decidir sin salir de la pantalla: los motivos de la retención, las cifras del crédito hoy, el pedido, la cartera del cliente, cómo ha pagado, cuánto ha comprado y un puntaje de riesgo. Con eso, cartera aprueba con un motivo o rechaza con otro.
La aprobación no es un simple visto bueno: el sistema vuelve a evaluar al cliente en ese momento, crea la autorización de crédito del pedido y lo confirma. Esa autorización cubre después la factura y la remisión del mismo pedido, para que no se vuelva a detener en cada paso.
El problema que resuelve
Los pedidos bloqueados se resuelven por mensajes
Sin una bandeja, el vendedor escribe o llama a cartera para que le liberen el pedido y nadie sabe cuántos hay en espera. Aquí cada solicitud está en una lista con su antigüedad y su valor.
Se aprueba sin mirar cómo paga el cliente
Decidir con solo el saldo es decidir a ciegas. El análisis de la solicitud muestra el comportamiento de pago, las compras y la cartera del cliente junto al pedido.
El pedido aprobado se vuelve a bloquear al facturar
Si cada documento se valida por separado, un pedido ya aprobado se detiene otra vez en la factura. La autorización del pedido cubre lo que se facture o remita de él.
Qué hace aprobaciones de crédito en SMART ERP
Retención automática del pedido
Quien confirma un pedido sin tener permiso para autorizar crédito no recibe un rechazo: el pedido queda retenido y se crea la solicitud para cartera.
Indicadores de la bandeja
«Por resolver», «Valor retenido», aprobadas y rechazadas del mes, y cuánto lleva esperando la solicitud más antigua, para medir la carga y el tiempo de respuesta.
Filtros por estado y búsqueda
Busque por cliente, NIT o número de pedido y filtre entre solicitudes por resolver, aprobadas, rechazadas, retiradas o todas.
Análisis de la solicitud
Motivos de la retención e indicadores del crédito hoy —este pedido, cupo, cartera, disponible y vencida— con pestañas de resumen, pedido, cartera, pagos, compras e historial.
Puntaje de riesgo con sus factores
Un puntaje de 0 a 100, donde 100 es el menor riesgo, calculado con reglas fijas a partir de los pagos, la cartera y las compras del cliente. La pantalla muestra qué factores lo suben o lo bajan.
Aprobar o rechazar con motivo
Aprobar confirma el pedido y deja la autorización de crédito. Rechazar devuelve el pedido a «Pendiente» y el vendedor ve el motivo. Ambas decisiones guardan quién las tomó y cuándo.
Accesos directos para corregir
Desde la solicitud se abren la ficha del tercero y su cupo de crédito en otra pestaña, para ajustar lo que haga falta antes de decidir, y el historial de compras del cliente.
Retiro por parte del vendedor
El vendedor puede retirar su pedido de la retención o cancelarlo. Esas solicitudes pasan a «Retiradas» y salen de la lista por resolver.
Segunda opinión con IA
«Analizar con IA» pide una opinión estructurada sobre el pedido a partir del perfil del cliente. No cambia el estado de la solicitud: la decisión sigue siendo de cartera.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
El vendedor confirma el pedido
Si el pedido supera el cupo o el cliente tiene cartera vencida, queda retenido y el vendedor ve que está en revisión de cartera.
- 2
Cartera abre la bandeja
En Cartera › Aprobaciones de crédito aparecen las solicitudes por resolver con cliente, vendedor, valor, motivo y tiempo de espera.
- 3
Revise el análisis del cliente
Abra la solicitud y recorra las pestañas: cómo ha pagado, cuánto debe, cuánto compra y qué dice el puntaje de riesgo. Si quiere, pida la segunda opinión de la IA.
- 4
Corrija lo que no se aprueba desde aquí
Si hay motivos como cliente bloqueado, sin cupo o cupo suspendido, ajuste primero la ficha o el cupo. Mientras existan, el botón de aprobar permanece deshabilitado.
- 5
Apruebe o rechace
Escriba el motivo y decida. Al aprobar, el pedido queda confirmado y sigue su curso; al rechazar, vuelve a «Pendiente» con la explicación para el vendedor.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Depende del control de crédito, que es opcional y se activa por empresa.
- Desde la bandeja solo se aprueban el cupo excedido y la cartera vencida. Cliente bloqueado, sin cupo, cupo suspendido y cartera castigada se corrigen primero en el cliente o en su cupo.
- Aprobar exige un motivo de al menos cinco caracteres.
- La aprobación cubre la factura y la remisión del pedido mientras no pasen de lo pendiente por facturar.
- Quien sí tiene permiso para autorizar crédito no pasa por la bandeja: ve el bloqueo en pantalla y autoriza en el momento con su motivo.
- Una solicitud resuelta se puede consultar, con quién la resolvió y por qué, pero no se modifica.
- El atajo de facturar una cotización en un solo paso no deja pedidos retenidos: muestra el bloqueo para que se resuelva en el momento.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Aprobaciones de créditoEs la bandeja de cartera para los pedidos que quedaron retenidos por cupo excedido o cartera vencida. Aquí se analiza al cliente y se aprueba o se rechaza cada pedido.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Por resolver», «Valor retenido», «Aprobadas este mes» y «Rechazadas este mes», más el tiempo que lleva esperando la solicitud más antigua.
- Filtros
- Búsqueda por cliente, NIT o número de pedido, y botones «Por resolver», «Aprobadas», «Rechazadas», «Retiradas» y «Todas».
- Tabla de solicitudes
- Pedido, cliente, vendedor, valor, motivo de la retención, cuándo se solicitó y estado. Al hacer clic se abre el análisis.
- Análisis de la solicitud
- Motivos de la retención, indicadores del crédito hoy («Este pedido», «Cupo», «Cartera», «Disponible hoy», «Vencida») y las pestañas «Resumen», «Pedido», «Cartera», «Pagos», «Compras» e «Historial».
- Puntaje de riesgo
- En «Resumen»: de 0 a 100 (100 es el menor riesgo), calculado con reglas fijas a partir de los pagos, la cartera y las compras del cliente, con los factores que lo mueven.
Qué puede hacer
- Aprobar
- Pide un motivo (mínimo 5 caracteres). El pedido queda confirmado y la autorización cubre lo que se facture o remita de él.
- Rechazar
- Pide un motivo, que el vendedor verá en el pedido. El pedido vuelve a «Pendiente».
- Analizar con IA
- En «Resumen», pide una segunda opinión sobre el pedido (aprobar, aprobar con condiciones o rechazar, con sus razones). No cambia el estado: la decisión sigue siendo suya.
- Historial de compras
- Abre el historial de compras del cliente.
- Ficha y Cupo
- Abren en otra pestaña el tercero en Terceros y su cupo de crédito, para corregir lo que haga falta.
Tenga en cuenta
- Solo se aprueban desde aquí el cupo excedido y la cartera vencida. Los motivos marcados «No se aprueba desde aquí» (cliente bloqueado, sin cupo, cupo suspendido, cartera castigada) se corrigen primero en el cliente o en su cupo; mientras tanto «Aprobar» está deshabilitado.
- La aprobación cubre la factura y la remisión del pedido mientras no pasen de lo pendiente por facturar.
- «Retiradas» son las solicitudes que el vendedor retiró o cuyo pedido canceló.
- Una solicitud ya resuelta se puede consultar, con quién la resolvió y el motivo, pero no se modifica.
- Al análisis con IA se envía el perfil del cliente sin su nombre, documento ni datos de contacto.
Preguntas frecuentes
El pedido aparece en estado retenido, sin error. Si cartera lo aprueba, pasa a confirmado; si lo rechaza, vuelve a «Pendiente» y el vendedor lee el motivo en el mismo pedido.
No. La autorización del pedido cubre su factura y su remisión, siempre que no superen lo que el pedido tiene pendiente por facturar.
Porque la solicitud tiene un motivo que no se aprueba desde la bandeja, como cliente bloqueado, sin cupo, cupo suspendido o cartera castigada. Hay que corregirlo en el cliente o en su cupo; después el sistema reevalúa.
Con reglas fijas del sistema sobre los pagos, la cartera y las compras del cliente. No lo calcula la inteligencia artificial, y la pantalla muestra los factores que lo componen para que usted pueda explicarlo.
Sí. Puede retirarlo de la retención o cancelarlo. La solicitud queda como «Retirada» y deja de estar pendiente para cartera.
No. Las aprobaciones por monto cubren documentos como órdenes de compra, egresos o ajustes según reglas de valor. Esta bandeja es solo para pedidos retenidos por el control de crédito.
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- Módulo
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