Facturación de venta integrada al ERP
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
La factura de venta es el documento que respalda la operación comercial. En SMART ERP puede crearse directamente, generarse desde un pedido o reunir una o varias remisiones. Mientras está en «Borrador» no afecta nada; al emitirla ocurre todo a la vez.
Emitir registra la salida de inventario de la bodega, marca como vendidos los seriales, crea la cuenta por cobrar en cartera y genera el comprobante contable de la venta con su ingreso, su IVA, su costo y la baja del inventario. Si la empresa tiene activa la facturación electrónica, SMART ERP lo transmite en ese momento a la DIAN, sin detener la venta.
Antes de emitir, el sistema verifica lo que debe estar en regla: que el número caiga en una resolución vigente, que el IVA de cada línea sea el que corresponde al cliente y al producto, que el precio respete el mínimo de la lista y, si su empresa lo activó, que el cliente tenga cupo. Después, la factura sigue su vida en cartera: «Emitida», «Pago parcial», «Pagada» o «Vencida».
El problema que resuelve
Facturar en un sistema y contabilizar en otro
Cuando la factura no genera su asiento, alguien lo digita después en resumen. El costo de ventas se estima, el inventario se ajusta a fin de mes y los informes nunca coinciden.
Cartera que no refleja lo facturado
Si la cuenta por cobrar se crea a mano, hay facturas que nunca llegan a cartera y otras que entran por un valor distinto, sobre todo cuando el cliente practica retenciones.
Anulaciones que dejan rastros sueltos
Anular una factura implica devolver mercancía, seriales, saldo y asiento. Hecho por partes, casi siempre queda algo sin reversar.
Huecos en la numeración
Un borrador que toma el consecutivo fiscal y luego se elimina deja un número sin factura que hay que explicar.
Qué hace facturación de venta en SMART ERP
Tres orígenes, una misma factura
Factura directa, desde un pedido (completo o por partes, con el precio y el IVA pactados) o desde remisiones del mismo cliente y sede. En todos los casos queda en borrador para revisarla antes de emitir.
Emisión que actualiza inventario y seriales
Al emitir se crea el movimiento de salida de la bodega y los productos con serial quedan marcados como vendidos, con el costo de cada unidad identificada.
Cuenta por cobrar automática
La factura emitida crea su cuenta por cobrar en cartera. Si el cliente practica retenciones, la cuenta nace por el total menos lo retenido, y cada retención va a la cuenta de su concepto.
Comprobante contable de la venta
El asiento registra clientes, ingresos, IVA generado, costo de ventas e inventario. Con cuentas configuradas por tarifa de IVA, cada valor se reparte en la cuenta de su tarifa.
Numeración controlada por resolución
Si la sede tiene resoluciones activas, el número debe caer en una vigente. Con la numeración al emitir, que se activa por empresa, el borrador lleva un número provisional y toma el consecutivo fiscal solo al emitirse.
IVA e impuesto al consumo por línea
El IVA lo impone el sistema según cliente y producto. Los productos que tienen asignado impuesto nacional al consumo lo liquidan por línea, y la pantalla lo muestra solo cuando aplica.
Precios, descuentos y promociones
Precio de la lista elegida con sus escalas, descuento de la clasificación del cliente precargado y editable, precio mínimo protegido y promoción validada. El uso de la promoción se cuenta al emitir y se devuelve al anular.
Emisión con existencia negativa, si la bodega lo permite
Si faltan unidades y la bodega no admite negativos, la emisión se rechaza con el detalle por línea. Si los admite, pide confirmación con un motivo opcional y el faltante queda visible para regularizarlo.
Anulación completa
Anular devuelve inventario y seriales, desactiva la cuenta por cobrar, reversa el comprobante y, en ventas de mostrador, devuelve los pagos por el medio con que se recibieron.
Impresión, correo y documento electrónico
La factura se imprime con la leyenda de su resolución y se envía por correo en PDF. Con facturación electrónica activa, el detalle muestra el estado ante la DIAN y la impresión incluye el código QR.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree la factura en borrador
Digítela con cliente y productos, conviértala desde un pedido o reúna remisiones. En borrador se puede editar y eliminar sin consecuencias.
- 2
Revise líneas y totales
Verifique cantidades, precios, descuentos y promoción. El IVA de cada línea aparece como campo de solo lectura, y un aviso indica si el documento va sin IVA.
- 3
Emita
Al emitir, el sistema valida resolución, existencias, crédito y cuentas contables, y en una sola operación mueve inventario, crea la cartera y contabiliza.
- 4
Entregue el documento
Imprima la factura o envíela por correo. Si factura electrónicamente, consulte en el detalle el estado del envío a la DIAN.
- 5
Recaude
Los pagos se registran en cartera como recaudos. La factura pasa a «Pago parcial» o «Pagada» según el saldo.
- 6
Corrija con devolución o anulación
Si el cliente devuelve mercancía, registre la devolución sobre la factura. Si la venta no debió existir, anúlela.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- La factura solo se edita o elimina en «Borrador». Una factura emitida se corrige con una devolución o se anula.
- No se puede anular una factura con recaudos o notas de cartera activas: primero se anulan desde cartera. Tampoco si su cuenta por cobrar está castigada.
- La factura que sale de remisiones no admite cambiar líneas, cliente ni sede, y al emitir no vuelve a mover inventario.
- Si falta una cuenta contable necesaria (por ejemplo, la del impuesto al consumo o la de autorretenciones), la emisión se detiene con el mensaje correspondiente.
- Con el control de crédito activo, emitir valida cupo y cartera vencida del cliente. La autorización dada al pedido cubre su factura.
- Las facturas migradas de su sistema anterior quedan marcadas como históricas: no mueven inventario ni se contabilizan aquí, pero sí admiten recaudo y devolución.
- El envío electrónico nunca interrumpe la venta: si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), el documento queda pendiente y el sistema reintenta solo.
Preguntas frecuentes
Sale la mercancía del inventario, los seriales quedan vendidos, se crea la cuenta por cobrar y se genera el comprobante contable con ingreso, IVA, costo e inventario. Si el número no cae en una resolución vigente o falta existencia en una bodega que no admite negativos, la factura no se emite y sigue en borrador.
Usted registra en el cliente las retenciones que practica habitualmente. Al emitir, el sistema decide cuáles aplican según su base mínima y vigencia, las calcula sobre el ingreso y hace que la cuenta por cobrar nazca por el valor neto. También puede emitir una factura puntual sin ellas.
Sí. Con la numeración al emitir, que se activa por empresa, el borrador lleva un número provisional y el consecutivo fiscal se toma solo al emitir, así un borrador eliminado no deja huecos.
Solo si la bodega tiene permitida la existencia negativa. En ese caso se pide una confirmación, el costo se registra con el costo promedio del producto y el faltante queda en el informe de existencias negativas para regularizarlo.
Con el módulo de facturación electrónica activo en su empresa, sí: al emitir, SMART ERP la transmite a la DIAN y la impresión lleva los datos y el código QR de la representación gráfica. Con el módulo apagado, la factura se emite y se imprime sin envío.
Anular deshace la venta completa, como si no hubiera ocurrido. La devolución reconoce que la venta existió y registra lo que el cliente regresa, total o parcial, con una nota crédito contra su saldo.
El acceso depende del rol. Un vendedor con visibilidad restringida ve solo sus documentos, y los informes de ventas no le muestran costo ni utilidad.
Siga explorando
Pedidos de venta
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
Remisiones
La remisión registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que sigue sin facturar.
Devoluciones de venta
La devolución parte de la factura, ajusta el saldo del cliente con una nota crédito y regresa la mercancía al inventario, en dos pasos controlados.
Resoluciones de facturación
El sistema guarda cada resolución de numeración de la DIAN y controla que toda factura se emita dentro de su prefijo, su rango y su vigencia.
Factura electrónica
SMART ERP transmite la factura a la DIAN al emitirla. El sistema sigue su estado, reintenta lo pendiente y arma la representación gráfica con QR y CUFE.
Contabilización automática
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
- Módulo
Módulo de Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo