Recibo provisional de cobro para vendedores
Constancia numerada del dinero que el vendedor recibe en ruta. No baja la cartera hasta que cartera la legaliza con el recibo de caja o la rechaza.
Cuando un vendedor recibe efectivo, una transferencia o un cheque en la calle, la empresa necesita dos cosas: que el cliente se lleve una constancia y que cartera sepa de inmediato cuánto dinero hay por fuera. El recibo provisional resuelve ambas sin tocar todavía la cartera ni la contabilidad.
El vendedor lo registra desde «Mi ruta»: medio de pago, valor, cuánto abona a cada factura y, si quiere, la foto del soporte. El recibo queda «Por legalizar» con su consecutivo por sede. Mientras está en ese estado no baja el saldo del cliente, no mueve caja ni bancos y no se contabiliza; se ve como un abono por legalizar.
Cartera revisa cada recibo y lo legaliza indicando la caja o la cuenta bancaria donde entra el dinero. En ese momento se crea y confirma el recibo de caja: baja el saldo de las facturas, entra el dinero y se genera la contabilidad. Si el dinero no se puede reconocer, lo rechaza con un motivo que el vendedor ve.
El problema que resuelve
Dinero en poder de los vendedores sin registro
Entre el cobro y la entrega en la oficina pueden pasar días sin que nadie sepa cuánto hay por fuera. Los indicadores muestran el valor por legalizar, el efectivo en manos de vendedores y el recibo más antiguo.
El cliente paga y no recibe ningún soporte
Sin constancia, el cliente desconfía y después discute el abono. El vendedor entrega la constancia en el momento, en PDF, impresa en tirilla o por un enlace de WhatsApp.
Recaudos registrados a ciegas que luego hay que anular
Si el vendedor registrara el recaudo directamente, un cheque sin fondos o una consignación inexistente afectarían la cartera. Aquí la cartera solo baja cuando alguien de cartera verifica el dinero.
El mismo abono reportado dos veces
El tope de cada factura es su saldo menos lo que ya está pendiente en otros recibos, así un vendedor no puede abonar de más mientras un recibo anterior espera legalización.
Qué hace recibo provisional en SMART ERP
Registro desde el celular del vendedor
En «Mi ruta» el vendedor elige el cliente, el medio de pago (efectivo, transferencia o cheque), el valor y el abono a cada factura. Puede tomarle foto al soporte.
Constancia para el cliente
PDF, tirilla de 80 mm y un enlace para compartirla por WhatsApp. La constancia indica que está sujeta a verificación.
Sin efecto en cartera hasta legalizar
Un recibo «Por legalizar» no baja la cartera, no mueve caja ni bancos y no se contabiliza. El saldo del cliente lo muestra como abono por legalizar.
Bandeja de cartera con indicadores
«Por legalizar» en valor y cantidad, «En efectivo» en poder de los vendedores, «El más antiguo» y «Vendedores con dinero», con el resumen por vendedor de efectivo, cheques y transferencias.
Legalización que crea el recibo de caja
Cartera elige la caja o la cuenta bancaria y revisa el reparto. Se crea y confirma el recibo de caja: baja el saldo de las facturas, entra el dinero y se contabiliza con la fecha del día.
Ajuste de la aplicación al legalizar
El reparto viene con lo que el cliente dijo que abonaba. Si el saldo de alguna factura cambió, cartera lo ajusta; la suma debe ser igual al valor recibido.
Rechazo con motivo
Si el dinero no se puede reconocer, cartera rechaza el recibo e indica por qué. El saldo del cliente no cambia y el vendedor ve el motivo en su celular.
Anulación por el vendedor mientras está pendiente
Si se equivocó, el vendedor anula su propio recibo mientras siga por legalizar. Después de legalizado, el control pasa a cartera.
Enlace entre el recibo y el recaudo
En los recibos legalizados aparece el enlace al recibo de caja, quién lo legalizó y cuándo. Si ese recaudo se anula o el cheque rebota, el recibo vuelve a «Por legalizar».
Cómo funciona, paso a paso
- 1
El vendedor registra el cobro
Desde la ficha del cliente en «Mi ruta» crea el recibo provisional con el medio de pago, el valor, las facturas que abona y el soporte.
- 2
El cliente recibe la constancia
El vendedor la comparte en PDF, la imprime en tirilla o la envía por un enlace de WhatsApp desde su teléfono.
- 3
Cartera revisa la bandeja
En la pantalla de recibos provisionales ve cuánto hay por legalizar y filtra por vendedor para recibir el dinero y los soportes.
- 4
Cartera legaliza o rechaza
Al legalizar elige la caja o cuenta bancaria y confirma el abono a cada factura; al rechazar escribe el motivo.
- 5
El recaudo queda en firme
Con la legalización nace el recibo de caja, baja la cartera, entra el dinero, se contabiliza y, si hay comisiones por recaudo, se causa la comisión.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Mientras el recibo está por legalizar no baja la cartera, no mueve caja ni bancos y no se contabiliza.
- Un recibo en cheque no pide caja ni banco al legalizar: queda en la cuenta puente hasta que el cheque se canjee en cartera.
- Para deshacer una legalización se anula el recibo de caja en recaudos: el recibo provisional vuelve a «Por legalizar». Lo mismo ocurre si el cheque rebota.
- Los recibos se crean desde el espacio del vendedor, no desde la pantalla de cartera.
- «Legalizar» y «Rechazar» no están disponibles para un vendedor con visibilidad restringida: exigen el acceso de cartera a la bandeja.
- El tope por factura es su saldo menos lo que ya esté pendiente en otros recibos provisionales.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Recibos provisionalesControla el dinero que los vendedores reciben de los clientes en la calle. Cartera legaliza cada recibo con su recibo de caja, o lo rechaza si el dinero no se puede reconocer.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Por legalizar» (valor y cantidad de recibos), «En efectivo» (en poder de los vendedores), «El más antiguo» y «Vendedores con dinero».
- Resumen por vendedor
- Recibos, efectivo, cheques, transferencias, total por legalizar y antigüedad de cada vendedor. Al hacer clic en un vendedor se filtran sus recibos pendientes.
- Filtros
- Búsqueda por número, cliente o referencia y selector de estado: «Por legalizar», «Legalizado», «Rechazado» o «Anulado».
- Tabla de recibos
- Recibo, fecha, cliente y facturas, vendedor, medio de pago, valor y estado. En los legalizados aparece el enlace al recibo de caja, quién lo legalizó y cuándo; en los rechazados, el motivo.
Qué puede hacer
- Legalizar
- Para recibos «Por legalizar». Elija la caja o cuenta bancaria donde entra el dinero y revise el abono a cada factura. Se crea y confirma el recibo de caja: baja el saldo de las facturas, entra el dinero y se contabiliza con la fecha de hoy.
- Ajustar la aplicación
- Al legalizar, el reparto viene con lo que el cliente dijo que abonaba. Puede cambiarlo si el saldo de alguna factura cambió; la suma debe ser igual al valor recibido.
- Rechazar
- Para recibos «Por legalizar»; pide el motivo. El saldo del cliente no cambia y el vendedor ve el motivo.
- Ver la constancia en PDF
- El ícono de documento de cada fila abre la constancia del recibo.
- Ver el soporte
- Al legalizar se muestra el soporte que adjuntó el vendedor.
Tenga en cuenta
- Mientras el recibo está por legalizar no baja la cartera, no mueve caja ni bancos y no se contabiliza.
- Un recibo en cheque no pide caja ni banco: queda en la cuenta puente hasta que se canjee en Cartera › Canje Cheques/Tarjetas.
- Para deshacer una legalización se anula el recibo de caja en Cartera › Recaudos: el recibo provisional vuelve a «Por legalizar». Lo mismo ocurre si el cheque rebota.
- Los recibos se crean desde el espacio del vendedor («Mi ruta»), no desde esta pantalla. El vendedor puede anular el suyo mientras esté por legalizar.
- «Legalizar» y «Rechazar» no aparecen para un vendedor con visibilidad restringida.
Preguntas frecuentes
No. Es una constancia. El saldo baja cuando cartera lo legaliza y se crea el recibo de caja. Mientras tanto se ve como un abono por legalizar.
La bandeja muestra el valor y la cantidad de recibos por legalizar, el efectivo en poder de los vendedores, el recibo más antiguo y un resumen por vendedor con efectivo, cheques y transferencias.
Al registrar el rebote, el recaudo se revierte y el recibo provisional vuelve a «Por legalizar». La cartera del cliente recupera su saldo.
Puede anularlo mientras esté por legalizar y hacer uno nuevo. Si cartera lo rechaza, el vendedor ve el motivo y el saldo del cliente no cambia.
Un documento con el número del recibo, el valor, el medio de pago y las facturas abonadas, con la advertencia de que está sujeto a verificación. Se entrega en PDF, en tirilla impresa o por un enlace de WhatsApp.
No. La comisión por recaudo se causa cuando el recaudo queda en firme, es decir, al legalizar el recibo provisional.
Siga explorando
Mi ruta: el espacio del vendedor
Pantallas pensadas para el celular del vendedor: a quién visitar, qué debe cada cliente, tomar el pedido, registrar el cobro y dejar la visita.
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
Cuentas por cobrar
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Gestión de cobro
Los clientes en mora ordenados por prioridad, cada llamada o visita registrada con su resultado y las promesas de pago vigiladas contra los recaudos reales.
Comisiones por recaudo
La comisión del vendedor se causa con cada pago del cliente, pierde efectividad con la mora y se liquida hacia la nómina con el detalle de cada movimiento.
Caja y cierres
Cada caja con su saldo real, cada entrada y salida con su concepto y su asiento, y un cierre por turno que muestra el sobrante o el faltante.
- Módulo
Módulo de Vendedores y comisiones
Vendedores con su cartera de clientes, comisiones que se causan cuando el cliente paga, metas mensuales y un espacio para vender y cobrar desde el celular.
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- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
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