Cotizaciones de venta con seguimiento
Propuestas comerciales con precios de lista, IVA y promociones aplicados por el sistema, que se envían al cliente y se convierten en pedido o factura.
La cotización es la propuesta que su empresa le entrega al cliente: productos, cantidades, precios y una fecha de vencimiento. En SMART ERP se arma con la lista de precios que corresponde, el IVA que el sistema calcula según el cliente y el producto, y la promoción que aplique, de modo que lo que se promete es lo que después se puede facturar.
Cada cotización tiene un estado que dice en qué va el negocio: «Borrador» mientras se prepara, «Enviada» cuando el cliente ya la tiene, «Aprobada» o «Rechazada» según su respuesta, y «Convertida» cuando dio origen a un pedido. El tablero de ventas cuenta las cotizaciones pendientes y la tasa de conversión del período.
Cuando el cliente acepta, la cotización se convierte en pedido con sus mismos datos, promoción incluida. Y si el negocio se cierra en el acto, el atajo «Facturar» recorre los pasos intermedios y deja la factura lista en borrador.
El problema que resuelve
Cotizar con precios que luego no se sostienen
Una cotización hecha en un documento suelto usa el precio que recuerda el vendedor. Cuando llega el momento de facturar, la lista dice otra cosa y hay que renegociar o perder margen.
No saber cuántas cotizaciones se convierten en venta
Sin estados ni registro del rechazo, es imposible saber qué propuestas siguen vivas, cuáles se perdieron y por qué motivo.
Redigitar lo mismo tres veces
Pasar a mano la cotización al pedido y el pedido a la factura consume tiempo y abre la puerta a cambiar una cantidad, un precio o un producto sin querer.
Qué hace cotizaciones en SMART ERP
Precio de la lista elegida
Al seleccionar una lista de precios, cada producto toma el precio de esa lista; si no lo tiene, se usa el precio base. Cuando la lista define escalas por cantidad, se aplica el tramo que corresponde a la cantidad de la línea.
Precio mínimo protegido
Si la lista fija un precio mínimo, el sistema rechaza la línea cuyo precio, después del descuento, quede por debajo, e indica el descuento máximo que se puede dar.
IVA de solo lectura
El porcentaje de IVA de cada línea lo impone el sistema según el tratamiento del cliente y el impuesto del producto. La pantalla lo mantiene actualizado y avisa cuando la cotización va sin IVA.
Promociones sugeridas
Con productos en la cotización, el selector muestra las promociones vigentes que aplican, con el descuento ya calculado y ordenadas de mayor a menor. Crear o editar el borrador no consume usos de la promoción.
Flujo de estados con motivo de rechazo
«Enviar» exige al menos un producto; «Aprobar» y «Rechazar» parten de una cotización enviada, y el rechazo pide el motivo. Solo el borrador se edita o se elimina.
PDF y envío por correo
La cotización se imprime en PDF o se envía al correo del cliente con la plantilla de la empresa. Enviar por correo una cotización en borrador la pasa a «Enviada» y deja el envío en el historial.
Conversión a pedido
Una cotización aprobada crea el pedido con el cliente, los productos, los precios y la promoción. La cotización queda «Convertida» y enlazada con su pedido.
Atajo «Facturar»
Desde borrador, enviada o aprobada, una sola acción envía, aprueba, convierte a pedido, confirma y convierte a factura en borrador. Si un paso falla, se informa cuál fue y no queda ningún documento a medias.
Vendedor precargado
Con el módulo de vendedores, que se activa por empresa, la cotización precarga el vendedor de la sucursal del cliente o del cliente, y exige un vendedor vigente para crear y aprobar.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree la cotización
Elija el cliente, la lista de precios y la fecha de vencimiento. La cotización nace en «Borrador» y puede editarse cuantas veces haga falta.
- 2
Agregue los productos
Busque cada producto e indique la cantidad y, si aplica, el descuento de línea. El precio sale de la lista y el IVA lo pone el sistema.
- 3
Revise la promoción
Si alguna promoción vigente aplica a los productos, aparece en el selector con su descuento. Usted decide si la usa.
- 4
Envíela al cliente
Imprima el PDF o envíela por correo. La cotización pasa a «Enviada» y ya no se edita.
- 5
Registre la respuesta
Marque «Aprobar» cuando el cliente acepte, o «Rechazar» con el motivo cuando no. El motivo queda guardado para analizar por qué se pierden negocios.
- 6
Convierta en pedido o facture
Con la cotización aprobada, «Convertir a pedido» crea el pedido. Si la venta es inmediata, use «Facturar» para llegar directo a la factura en borrador.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo una cotización en «Borrador» se puede editar o eliminar. Después de enviada, los cambios se hacen con una cotización nueva.
- El porcentaje de IVA no se digita: lo define el sistema con el tratamiento del cliente, el impuesto del producto y la tarifa general configurada.
- Las promociones solo aparecen en el selector cuando están vigentes y aplican a los productos del documento. El contador de usos cambia al emitir la factura, no al cotizar.
- El atajo «Facturar» ejecuta las mismas validaciones de cada paso manual, incluido el control de crédito cuando está activo. Si el cliente no pasa, la respuesta muestra el bloqueo.
- Un precio por debajo del mínimo de la lista se rechaza al guardar, con el descuento máximo permitido.
- Un vendedor con visibilidad restringida ve y gestiona solo sus propias cotizaciones.
Preguntas frecuentes
Sí. La acción «Facturar» de la cotización hace por usted los pasos intermedios y deja una factura en borrador para revisarla y emitirla. Internamente el pedido sí se crea y queda enlazado, de modo que la trazabilidad se conserva.
Queda en estado «Rechazada» con el motivo que usted registró. No se borra: sigue en el listado y en los indicadores, y sirve para revisar por qué se pierden propuestas.
No. La cotización es una propuesta y no mueve ni compromete existencias. Las unidades empiezan a figurar como comprometidas cuando el pedido se confirma.
Sí. La cotización usa la lista de precios que se elija para el cliente, con sus escalas por cantidad y su precio mínimo. El descuento de línea es editable mientras no baje de ese mínimo.
Sí, en PDF, con la plantilla de correo de la empresa y registro en el historial de envíos. Requiere que el correo saliente esté configurado en los ajustes del sistema.
El agente comercial puede preparar una cotización en borrador cuando usted se lo pide: confirma cliente, productos y cantidades, muestra una tarjeta de aprobación y solo entonces la crea. El precio y el IVA los pone el sistema, y enviarla o aprobarla sigue siendo decisión de una persona.
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Pedidos de venta
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Listas de precios
Agrupe el precio de venta por tipo de cliente o canal. Con una lista, el precio lo pone el sistema y el descuento respeta el precio mínimo.
Promociones
Descuentos configurables con vigencia, alcance, condiciones y tope de usos, que el sistema valida y sugiere en cotizaciones, pedidos, facturas y caja.
IVA en la venta
El porcentaje de IVA de cada línea no se digita: el sistema lo impone según el cliente, el producto y la tarifa general de la empresa.
Envío de documentos por correo
El PDF se genera en el servidor y sale desde el correo de su empresa, con plantillas, historial de envíos y archivos adjuntos protegidos.
- Módulo
Módulo de Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
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En la demostración
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