Software para el equipo comercial y de ventas
Del primer contacto a la factura con el precio de lista, el IVA y el crédito resueltos por el sistema, y con metas y comisiones a la vista de cada vendedor.
Un vendedor necesita tres respuestas antes de comprometerse con un cliente: a qué precio le vendo, si hay existencia y si tiene cupo. En SMART ERP las tres salen del mismo sistema. La lista de precios del cliente, con sus escalas por cantidad y su precio mínimo, define el precio; las existencias muestran lo libre después de lo comprometido en otros pedidos; y la ficha del cliente trae cupo, cartera y compras.
El flujo comercial va de la cotización al pedido y a la factura, con remisiones cuando la mercancía se entrega antes de facturar y un atajo para facturar una cotización en un solo paso. El porcentaje de IVA no depende de lo que alguien digite: lo impone el servidor según el cliente, el producto y la tarifa general de la empresa.
El asistente comercial de IA revisa al cliente, el precio que el ERP le aplicaría y las existencias libres antes de proponer una venta. Cuando usted le pide una cotización o un pedido, confirma cliente, productos y cantidades y lo crea con su aprobación: la cotización queda en borrador y el pedido sin confirmar, para que usted lo revise.
Los retos del día a día
Precios distintos para el mismo cliente
Cada vendedor cotiza con su propia lista o con el precio que recuerda, y el cliente recibe valores diferentes según quién lo atienda.
Se vende lo que no hay
La existencia que ve el vendedor no descuenta lo que ya está en pedidos confirmados de otros clientes, y la promesa de entrega se incumple.
El pedido se frena en cartera a última hora
El vendedor cierra la venta y solo al despachar se entera de que el cliente tiene cartera vencida o el cupo copado.
Comisiones que nadie puede explicar
La liquidación se hace en una hoja de cálculo a fin de mes, y el vendedor no sabe qué recaudos entraron, con qué tasa ni por qué le descontaron.
Sin visibilidad del avance frente a la meta
La meta se conoce el primer día del mes y el resultado el último; en el medio nadie sabe si el ritmo alcanza.
Cómo ayuda SMART ERP
Cotización, pedido y factura enlazados
La cotización se envía, se aprueba y se convierte en pedido; el pedido se confirma, se prepara, se despacha y se factura, completo o por partes. Cada documento conserva lo pactado en el anterior.
Precio de lista, escalas y precio mínimo
El sistema aplica el precio de la lista del cliente y el tramo por cantidad que corresponda a cada línea. Si el descuento deja el precio por debajo del mínimo de la lista, no deja guardar y dice cuál es el descuento máximo.
Promociones y bonificaciones
Las promociones vigentes se aplican en la venta, incluida la bonificación en producto, donde de cada grupo de unidades elegibles salen gratis las de menor precio. El descuento de la clasificación del cliente se precarga en la factura.
IVA decidido por el sistema
Cliente excluido o exento, IVA propio del producto o tarifa general: el sistema resuelve en ese orden y avisa cuando el documento va sin IVA. El vendedor ve el porcentaje, pero no lo digita.
Existencias libres y pedidos que comprometen
Además de la existencia, la pantalla muestra cuánto está en pedidos confirmados sin facturar y cuánto queda libre. Al confirmar un pedido que supera lo libre, el sistema avisa sin bloquear.
Crédito visible antes de vender
Con el control de crédito, que se activa por empresa, el pedido de un cliente sin cupo o con cartera vencida queda retenido para aprobación de cartera en lugar de frenarse en el despacho. El vendedor puede retirarlo o cancelarlo.
Vendedores, metas y comisiones
Se activa por empresa. Cada vendedor ve solo sus documentos y clientes, tiene meta mensual de venta, recaudo y clientes con semáforo y proyección, y su comisión se causa por cada abono efectivo según las reglas congeladas al emitir la factura.
Mi ruta en el celular
El espacio del vendedor, parte del módulo de vendedores, muestra en el celular sus clientes con prioridad, la ficha con cartera, la toma de pedido y el cobro con recibo provisional. El pedido tomado sin señal se guarda y se envía al volver la conexión.
Asistente comercial de IA
Consulta ventas, clientes, precios, promociones, metas y comisiones; crea cotizaciones en borrador y pedidos sin confirmar con su aprobación, y envía documentos en PDF a los correos registrados del cliente. Ve lo mismo que el vendedor puede ver.
Módulos que usa
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Vendedores y comisiones
Vendedores con su cartera de clientes, comisiones que se causan cuando el cliente paga, metas mensuales y un espacio para vender y cobrar desde el celular.
Catálogo y precios
El maestro de productos y la política de precios de su empresa: variantes, categorías, marcas, códigos de barras, listas, precios por cantidad y Excel.
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
Inteligencia artificial
Un asistente que consulta su ERP con los permisos de quien pregunta, agentes por área, copilotos en las pantallas y un vigía que revisa los datos cada madrugada. Toda escritura pide su aprobación.
Informes y tableros
Tableros por área, reportes de ventas, cartera e inventario, el estado de resultados gerencial y un generador para armar sus propios informes.
Funcionalidades clave
Cotizaciones
Propuestas comerciales con precios de lista, IVA y promociones aplicados por el sistema, que se envían al cliente y se convierten en pedido o factura.
Pedidos de venta
El pedido confirma la venta y ordena el trabajo de bodega: preparación, despacho y entrega, con facturación completa o parcial y remisiones.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Remisiones
La remisión registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que sigue sin facturar.
Promociones
Descuentos configurables con vigencia, alcance, condiciones y tope de usos, que el sistema valida y sugiere en cotizaciones, pedidos, facturas y caja.
Listas de precios
Agrupe el precio de venta por tipo de cliente o canal. Con una lista, el precio lo pone el sistema y el descuento respeta el precio mínimo.
Escalas de precio por cantidad
Tramos de precio por producto dentro de una lista: desde cierta cantidad, otro precio. El sistema aplica el tramo que alcance cada línea.
Metas de vendedores
Meta mensual de venta sin IVA, de recaudo y de clientes con venta para cada vendedor, con cumplimiento, proyección al cierre y semáforo.
Comisiones por recaudo
La comisión del vendedor se causa con cada pago del cliente, pierde efectividad con la mora y se liquida hacia la nómina con el detalle de cada movimiento.
Mi ruta: el espacio del vendedor
Pantallas pensadas para el celular del vendedor: a quién visitar, qué debe cada cliente, tomar el pedido, registrar el cobro y dejar la visita.
Preguntas frecuentes
Sí, con el módulo de vendedores, que se activa por empresa. Un rol marcado como de documentos propios ve únicamente sus cotizaciones, pedidos y facturas, la cartera de sus facturas y los clientes que tiene asignados.
El IVA lo impone el sistema y no se edita. El precio sale de la lista del cliente; el vendedor puede dar descuento de línea, pero el precio final no puede quedar por debajo del precio mínimo que la lista tenga para ese producto.
Por recaudo: la comisión se causa cuando el cliente paga, no al facturar. Las condiciones se congelan al emitir la factura y pueden depender de la mora del pago o de tasas por producto y días de pago. La liquidación aprobada llega a la nómina como novedad.
Sí. La acción «Facturar» ejecuta en una sola operación los mismos pasos que haría a mano, desde enviar la cotización hasta crear la factura, y la deja en borrador. Si un paso falla, no queda nada a medias y el sistema dice cuál fue.
Sí, con remisiones. La remisión despachada saca la mercancía del inventario sin crear cartera ni ingreso, y luego una o varias remisiones del mismo cliente se facturan juntas. Lo que el cliente devuelve antes de facturar vuelve al inventario al mismo costo.
No. El asistente comercial crea cotizaciones en borrador y pedidos sin confirmar, siempre después de que usted aprueba la tarjeta con el detalle. Confirmar, facturar y despachar se hace en la pantalla, con las validaciones de crédito y existencias del sistema.
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En la demostración
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- El asistente de IA respondiendo con cifras
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