Ajustes de inventario con aprobación y asiento
Correcciones de existencias con motivo, evidencia y aprobación. Al aprobar se actualiza el stock y se genera el comprobante contable al costo.
Un ajuste es una corrección de existencias que no viene de una compra, una venta ni un traslado: una merma, un producto dañado, un hurto, un sobrante o la diferencia que dejó un conteo físico. Es el documento más sensible del inventario, y por eso tiene control.
El ajuste se registra con su bodega, su motivo y sus líneas; cada línea puede ser sobrante o faltante, y un mismo ajuste puede mezclar ambos. Queda pendiente. Solo cuando alguien lo aprueba se actualiza el stock y se genera el comprobante contable, valorizado al costo del producto.
Para los casos en que el problema no son las unidades sino el costo, existe un proceso aparte: la revalorización de costo, que corrige el costo unitario de una bodega sin mover unidades y deja su propio comprobante.
El problema que resuelve
Ajustes que cualquiera hace sin que nadie revise
Un ajuste directo al stock puede ocultar un faltante. Aquí el ajuste nace pendiente y el inventario no cambia hasta que se aprueba; quien no lo aprueba puede rechazarlo.
Pérdidas de inventario que no llegan a la contabilidad
Cuando el ajuste solo cambia unidades, el inventario contable se separa del real. Cada ajuste aprobado genera su comprobante con el gasto o el ingreso que corresponde.
Ajustes sin soporte
Meses después nadie recuerda por qué se dio de baja una mercancía. El ajuste guarda motivo, observaciones, usuario y evidencias adjuntas como fotos o actas.
Costos dañados que se arrastran en cada venta
Un costo mal cargado distorsiona el margen de todas las ventas siguientes. La revalorización lo corrige de una vez y deja el asiento por la diferencia de valor.
Qué hace ajustes de inventario en SMART ERP
Sobrantes y faltantes en un mismo documento
Cada línea lleva cantidad positiva (sobrante) o negativa (faltante). El ajuste muestra el total de unidades y su valoración al costo.
Motivo del ajuste
Conteo físico, merma, daño, hurto, sobrante, error de registro u otro. El motivo permite filtrar la lista y analizar después por qué se pierde inventario.
Flujo pendiente, aprobado o rechazado
Mientras está pendiente se puede editar o cancelar. Aprobarlo actualiza el stock; rechazarlo lo cierra sin mover nada.
Comprobante contable al aprobar
Los sobrantes debitan inventario contra la cuenta de sobrantes; los faltantes debitan la cuenta de pérdidas contra inventario. Un ajuste mixto genera un solo comprobante con ambas partidas.
Evidencias adjuntas
A cada ajuste se le pueden adjuntar imágenes y documentos como soporte: fotos del producto dañado, el acta de baja o la hoja de conteo firmada.
Aprobación por monto
Su empresa puede definir reglas para que aprobar ajustes desde cierto valor requiera el visto bueno de otras personas, en uno o varios niveles.
Ajustes generados por el conteo físico
Al cerrar un conteo, el sistema crea los ajustes de sobrantes y de faltantes con el motivo de conteo físico. Entran al mismo flujo de aprobación.
Movimientos directos con motivo contable
Para consumo interno, donaciones, muestras comerciales o pérdidas, las entradas y salidas directas exigen un motivo que decide la cuenta del comprobante. Los motivos y sus cuentas son administrables.
Revalorización de costo
Corrige el costo unitario de los productos de una bodega sin mover unidades. «Cargar sugeridos» lista los productos sin costo, con costo lejos de la última entrada o mayor que el precio.
Trazabilidad y auditoría
Cada ajuste crea su movimiento de inventario, visible en el kardex, y queda en la auditoría con el usuario, la fecha y el motivo.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree el ajuste
Con «Nuevo Ajuste» elija la bodega y el motivo, y agregue los productos con la cantidad sobrante o faltante de cada uno.
- 2
Adjunte el soporte
Suba las fotos o el documento que respalda el ajuste y escriba las observaciones que expliquen el contexto.
- 3
Envíe a aprobación
El ajuste queda pendiente. El stock y la contabilidad siguen iguales mientras no se apruebe.
- 4
Apruebe o rechace
Quien revisa aprueba el ajuste, con lo cual se actualiza el stock y se genera el comprobante, o lo rechaza sin efecto alguno.
- 5
Verifique el resultado
Consulte las existencias y el kardex del producto, y el comprobante generado en contabilidad.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo los ajustes aprobados cambian el stock y generan comprobante contable; rechazar un ajuste pendiente no genera asiento.
- Un ajuste solo se edita o se cancela mientras está pendiente.
- Para aprobar se necesita un período contable abierto y las cuentas de inventario configuradas.
- Si la diferencia se debe a mercancía que se movió entre bodegas, use un traslado en lugar de un ajuste.
- La revalorización de costo aprobada no se anula: si hubo un error se hace otra con el costo correcto. No cambia las facturas ya emitidas.
- Los ajustes trabajan por cantidad y no piden elegir seriales.
Preguntas frecuentes
No. Queda pendiente. El stock y la contabilidad cambian únicamente cuando alguien lo aprueba.
Al aprobar, el sistema genera un comprobante que lleva el valor de los faltantes, al costo del producto, a la cuenta de pérdidas de inventario contra el inventario. Los sobrantes van a su cuenta de ingreso.
Sí. Con las reglas de aprobación por monto, los ajustes que superen el valor que usted defina esperan la aprobación de las personas o roles indicados antes de aplicarse.
El ajuste cambia unidades. La revalorización cambia el costo unitario sin mover unidades, y sirve para corregir costos mal cargados.
Con una salida directa de inventario y el motivo que corresponda: consumo interno, muestra comercial o donación. El motivo define la cuenta de gasto del comprobante automático.
Sí. Cada ajuste admite evidencias adjuntas, como imágenes y documentos, que quedan disponibles para quien aprueba y para la auditoría.
Siga explorando
Conteo físico
Se cuenta la bodega y el sistema propone los ajustes para dejar el stock igual a lo contado, con una foto de existencias que no se altera.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Contabilización automática
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
Traslados entre bodegas
Traslados en pasos separados: se solicita, se autoriza, se envía y se recibe. La mercancía en camino queda en tránsito, con su contabilidad entre sedes.
Auditoría de cambios y accesos
Cada creación, modificación y eliminación queda con usuario, fecha, origen y valores; cada ingreso al sistema, con su resultado y su dirección de origen.
- Módulo
Módulo de Inventario
Existencias por bodega al costo promedio, kardex que cuadra, seriales, traslados, ajustes con aprobación y conteo físico, todo contabilizado solo.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
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