Cierre contable mensual y cierre anual
Meses que se cierran y no se vuelven a tocar sin permiso, y un cierre anual que cancela resultados y abre el año siguiente en un solo proceso.
Cerrar es lo que le da firmeza a la contabilidad. En SMART ERP cada año tiene sus doce períodos mensuales y un período adicional para los ajustes de cierre. Mientras un período está abierto recibe comprobantes; al cerrarlo, queda bloqueado.
El cierre mensual verifica que no queden comprobantes en borrador, recalcula los saldos del período y lo deja cerrado. Si después hay que corregir algo, quien tiene permiso sobre los períodos lo reabre, se hace la corrección y se vuelve a cerrar.
El cierre anual hace en un solo proceso lo que a mano toma días: cancela las cuentas de resultado, lleva la utilidad o la pérdida del ejercicio al patrimonio y genera el comprobante de apertura del año siguiente con los saldos de balance. Antes de ejecutarlo, una vista previa muestra el resultado estimado.
El problema que resuelve
Meses que nunca se cierran
Con todos los períodos abiertos, cualquier comprobante con fecha antigua cambia balances que ya se entregaron a la gerencia, al banco o a los socios.
El cierre anual hecho con asientos manuales
Cancelar cuenta por cuenta las clases de resultado y armar la apertura a mano es largo y propenso a error, sobre todo con terceros y centros de costo de por medio.
Saldos iniciales que no heredan el año anterior
Si la apertura no sale de los saldos reales de diciembre, el año nuevo arranca con diferencias que se arrastran todo el ejercicio.
Qué hace cierre contable en SMART ERP
Períodos mensuales con estado
Cada período está «Abierto», «Cerrado» o «Reabierto». La pantalla muestra el año completo y el estado de cada mes.
Cierre mensual con verificaciones
No cierra si hay comprobantes en borrador en el período. Al cerrar, recalcula débitos, créditos y saldo final por cuenta y bloquea nuevos comprobantes.
Reapertura controlada
Un período cerrado se reabre para corregir errores solo desde Períodos contables, pantalla que usted asigna a los roles que deban hacerlo. Al volver a cerrarlo, los saldos se recalculan.
Recalcular saldos sin cerrar
«Recalcular saldos» actualiza los saldos de un período abierto, por ejemplo después de una carga masiva, para que los informes queden al día.
Vista previa del cierre anual
Antes de ejecutar, el panel muestra el resultado estimado del ejercicio y si se cumplen los requisitos.
Cancelación de las cuentas de resultado
El comprobante de cierre cancela cada cuenta de ingresos, gastos y costos por el lado contrario a su saldo real, incluidas las de naturaleza contraria a su clase como las devoluciones en ventas, conservando tercero y centro de costo.
Utilidad o pérdida al patrimonio
El resultado pasa por la cuenta de ganancias y pérdidas y se traslada a la cuenta de utilidad o de pérdida del ejercicio que la empresa tenga configurada.
Apertura del año siguiente
El comprobante de apertura se arma con los saldos de las cuentas de balance al cierre de diciembre, de modo que el año nuevo empieza exactamente donde terminó el anterior.
Reverso del cierre anual
Quien tiene acceso al cierre contable puede revertirlo: se reversan los comprobantes de cierre y de apertura y diciembre queda reabierto para corregir.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Termine la operación del mes
Verifique que no queden documentos sin asiento, conciliaciones bancarias sin aprobar ni comprobantes en borrador. El copiloto «Preparar el cierre con IA» le arma la lista de pendientes.
- 2
Corra los procesos del período
Calcule la depreciación de activos fijos y, si aplica, la provisión de cartera antes de cerrar.
- 3
Cierre el mes
En Períodos contables o en Cierre contable, cierre el período. El sistema recalcula saldos y lo bloquea.
- 4
Repita hasta diciembre
El cierre anual exige que los doce meses del año estén cerrados.
- 5
Revise la vista previa
En Cierre contable consulte el resultado estimado del ejercicio y compárelo con su estado de resultados.
- 6
Ejecute el cierre anual
El sistema genera el comprobante de cierre y el de apertura, ya contabilizados, y deja diciembre cerrado.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El cierre anual exige los doce períodos mensuales cerrados y que no exista un cierre vigente para ese año.
- Para asentar el comprobante de cierre, el proceso reabre diciembre solo dentro de su propia operación y lo vuelve a cerrar: usted no tiene que hacerlo.
- Los comprobantes de cierre y de apertura son automáticos y quedan contabilizados de inmediato. Los informes de resultados y la ejecución presupuestal los excluyen.
- Revertir el cierre anual es una operación delicada y reabre diciembre: asigne la pantalla de cierre contable solo a quien deba hacerlo.
- Las cuentas de ganancias y pérdidas, utilidad del ejercicio y pérdida del ejercicio se toman de la configuración contable.
- El vigía avisa cuando un mes lleva demasiado tiempo abierto después de terminado, para que el cierre no se acumule.
Preguntas frecuentes
Quien tiene permiso sobre los períodos contables reabre el mes, se registra o corrige el comprobante y el período se vuelve a cerrar. Los saldos de ese mes y de los posteriores se recalculan.
Sí. En el mismo proceso se crea el comprobante de apertura del año siguiente con los saldos de las cuentas de balance al cierre de diciembre.
Sí. El panel de cierre anual tiene una vista previa con el resultado estimado del ejercicio antes de ejecutar nada.
Sí. El comprobante de cierre cancela cada cuenta conservando tercero y centro de costo, para que los auxiliares queden saldados con el mismo detalle con que se movieron.
Se revierte el cierre anual, lo que reversa los comprobantes de cierre y apertura y reabre diciembre. Se hace el ajuste, se cierra el mes y se ejecuta de nuevo el cierre anual.
Sí. Los períodos del año nuevo se abren y reciben comprobantes con normalidad, y el balance general incluye el resultado del ejercicio sin cerrar. La apertura formal se genera cuando ejecute el cierre anual.
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