Órdenes de servicio para taller técnico
La recepción de un equipo, su diagnóstico, los repuestos, las actividades del técnico y cada cambio de estado, en una orden con historial que no se borra.
Una orden de servicio registra el equipo que el cliente deja para diagnóstico o reparación: descripción, marca, modelo, serial, color, accesorios recibidos y la falla que reporta. Cada orden tiene su número consecutivo, una sede, una prioridad, un técnico responsable opcional y, si usted la pacta, una fecha promesa de entrega.
La orden avanza por un flujo de estados controlado: recibido, en diagnóstico, cotizado, aprobado, en reparación, terminado y entregado, con las salidas de rechazo, espera de repuesto y cancelación. Solo se ofrecen los estados válidos según el actual, y cada cambio queda en la línea de tiempo con el comentario, el usuario y la hora.
Dentro de la orden se registran los diagnósticos del técnico —con hallazgos, recomendación y costos estimados—, los repuestos usados y cada actividad realizada. Así, cuando el cliente llama, cualquiera en el taller puede decirle en qué va su equipo y por qué. El taller es un módulo que se activa por empresa.
El problema que resuelve
Nadie sabe en qué va el equipo del cliente
Cuando el seguimiento está en la cabeza del técnico o en un cuaderno, cada consulta interrumpe el taller. El estado y la línea de tiempo de la orden responden sin preguntar a nadie.
Reclamos por accesorios o daños
Sin constancia de lo recibido, un cargador o un estuche faltante termina en discusión. La orden documenta los accesorios y el estado del equipo al ingresar.
Diagnósticos que cambian después
Si un diagnóstico se puede editar, pierde valor frente al cliente. Aquí los diagnósticos no se modifican ni se eliminan; lo nuevo se registra como otro diagnóstico.
Equipos detenidos sin razón visible
Una reparación que espera una pieza se confunde con una atrasada. El estado «Esperando Repuesto» la separa y vuelve a «En Reparación» cuando la pieza llega.
Qué hace órdenes de servicio en SMART ERP
Recepción del equipo
Descripción, marca, modelo, número de serial, color y accesorios recibidos, junto con la falla reportada por el cliente con el detalle que haga falta.
Cliente desde terceros
El cliente se busca por nombre, documento, teléfono o correo entre los terceros registrados, y sus datos de contacto quedan visibles en la orden y en la lista.
Flujo de estados controlado
Recibido, En Diagnóstico, Cotizado, Aprobado, En Reparación, Terminado y Entregado. No se saltan estados ni se retrocede libremente, y cada estado registra su fecha.
Rechazo, espera de repuesto y cancelación
Una orden cotizada puede quedar «Rechazada»; una en reparación puede ir y volver de «Esperando Repuesto», y cualquier orden activa puede cancelarse.
Prioridad y fecha promesa
Cuatro prioridades —baja, normal, alta y urgente— para ordenar el trabajo del taller, y una fecha promesa de entrega al cliente.
Diagnósticos técnicos
Cada diagnóstico guarda técnico, descripción, hallazgos, recomendación, si requiere repuestos, costos estimados de repuestos y mano de obra y horas estimadas. Una orden admite varios.
Repuestos y actividades
Los repuestos se agregan buscando el producto por nombre o código. Las actividades registran qué se hizo —diagnóstico, reparación, limpieza, prueba—, quién y cuánto tiempo.
Línea de tiempo
Cada cambio de estado queda con estado anterior, estado nuevo, comentario, usuario y fecha. Se consulta por orden o en una pantalla general, en vista cronológica o de tabla.
Registro de avisos al cliente
Cada entrada de la línea de tiempo se puede marcar como notificada indicando el canal por el que se le informó al cliente, y filtrar las que siguen pendientes de avisar.
Búsqueda y filtros
Búsqueda por número de orden, equipo, serial o falla, y filtros combinables por estado y prioridad, que quedan en la dirección de la página para compartirla.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree la orden
Con «Nueva Orden» registre el equipo, sus accesorios y la falla reportada. Busque al cliente y elija la sede.
- 2
Asigne y priorice
Asigne el técnico responsable, defina la prioridad y, si corresponde, la fecha promesa de entrega.
- 3
Registre el diagnóstico
El técnico documenta hallazgos, recomendación y costos estimados. Si la orden estaba «Recibido», pasa sola a «En Diagnóstico».
- 4
Cotice y espere la respuesta
Cambie la orden a «Cotizado». Según lo que decida el cliente, pásela a «Aprobado» o a «Rechazado».
- 5
Repare
En «En Reparación» agregue los repuestos usados y las actividades realizadas. Use «Esperando Repuesto» mientras llega una pieza.
- 6
Termine y avise
Marque la orden «Terminado» y registre en la línea de tiempo por qué canal se le avisó al cliente.
- 7
Entregue
Al devolver el equipo, cambie a «Entregado». Es un estado final: la orden queda cerrada con su historial completo.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El taller se activa por empresa. Mientras está apagado, sus opciones no aparecen en el menú.
- Los diagnósticos no se editan ni se eliminan: revise la información antes de guardar y registre uno nuevo si necesita ampliarla.
- «Entregado», «Rechazado» y «Cancelado» son estados finales: la orden no se mueve después.
- El cliente debe existir en terceros antes de asociarlo a una orden.
- Marcar una entrada como notificada es un registro interno: el sistema no envía mensajes al cliente por su cuenta.
- Los costos del diagnóstico son estimados y orientativos para el cliente.
- Las entradas de la línea de tiempo se crean solas con cada cambio de estado y no se pueden editar.
Preguntas frecuentes
Sí. Filtre la lista por el estado «Esperando Repuesto», solo o junto con «En Reparación». Los filtros de estado y prioridad admiten selección múltiple y se combinan con la búsqueda.
Registre un segundo diagnóstico sobre la misma orden. El primero se conserva tal como se guardó, de modo que el cliente y el taller ven la secuencia completa.
No envía mensajes automáticos. Usted contacta al cliente por el medio que use y deja constancia en la línea de tiempo marcando la entrada como notificada con su canal.
Solo por los caminos previstos, como volver de «Esperando Repuesto» a «En Reparación». El flujo no permite saltar ni retroceder libremente, para que el historial sea confiable.
Sí. Desde el módulo de garantías se registra una garantía de servicio tomando como referencia la orden de servicio; su vigencia empieza en la fecha de entrega.
Sí. Cada orden pertenece a la sede donde se recibe el equipo, y los consecutivos de las órdenes se llevan por sede.
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- Módulo
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