ERP para gerentes: la empresa completa en una vista
Una sola fuente de cifras para dirigir la empresa: ventas, margen, cartera, caja y resultados, con un analista de IA que las explica y controles que usted define.
Quien dirige una empresa necesita saber cómo va el negocio sin esperar a que cada área arme su informe. En SMART ERP las ventas, la cartera, las compras, el inventario, la tesorería y la contabilidad viven en el mismo sistema: cada factura, recaudo, egreso o movimiento de inventario genera su asiento contable de forma automática, y por eso el estado de resultados, el flujo de caja y los tableros hablan de las mismas cifras.
Sobre esos datos trabaja el módulo de inteligencia artificial. El analista gerencial responde en lenguaje natural cómo va el mes, lo compara con el período anterior y con el presupuesto, y señala lo que requiere una decisión, siempre con las cifras del ERP y con enlace a la pantalla donde usted puede verificarlas. El vigía revisa cada madrugada cartera, tesorería, contabilidad, impuestos y abastecimiento con reglas fijas y deja una bandeja de hallazgos priorizada.
El control sigue siendo suyo. Las aprobaciones por monto, el control de crédito, los permisos por rol y la auditoría de cambios definen quién puede hacer qué y dejan rastro de cada decisión. La IA consulta, explica y prepara borradores; no aprueba, no paga y no contabiliza.
Los retos del día a día
Cada área trae una cifra distinta
Ventas reporta un número, contabilidad otro y cartera un tercero, porque cada uno trabaja en su propia hoja de cálculo. La reunión se va en discutir cuál es el dato correcto y no en decidir.
Los resultados llegan tarde
El estado de resultados aparece semanas después del cierre, cuando ya no hay margen para corregir un gasto que se salió de lo normal o una línea que dejó de ser rentable.
La caja sorprende
Sin una proyección que cruce lo que vence por cobrar con lo que vence por pagar, la nómina y los impuestos, las semanas cortas de caja se conocen cuando ya llegaron.
Decisiones sensibles sin control ni rastro
Pagos grandes, ventas a clientes con cartera vencida o ajustes de inventario se hacen por un mensaje o una llamada, sin una regla clara de quién autoriza ni un registro de quién lo hizo.
Los problemas se conocen cuando ya crecieron
Una resolución de facturación a punto de agotarse, un cliente que acumula promesas incumplidas o un producto clave agotado no avisan solos si nadie los está mirando.
Cómo ayuda SMART ERP
Panorama de la empresa en una pregunta
El analista gerencial reúne ventas, cartera, cuentas por pagar, inventario y saldos de un período y los presenta con indicadores, gráficos y tablas. Usted pregunta «¿cómo vamos este mes?» y recibe la conclusión primero y el sustento después.
Estado de resultados gerencial
El PyG gerencial sale de la contabilidad que el ERP genera automáticamente, compara períodos y permite bajar hasta los movimientos. Un botón deja listo un análisis con IA de qué líneas explican el cambio en la utilidad.
Flujo de caja proyectado
Parte del saldo de cajas y bancos, suma la cartera por vencimiento y resta cuentas por pagar, lotes de pago aprobados, gastos recurrentes y nómina estimada. Muestra semana a semana dónde la caja queda corta.
Hallazgos del vigía cada mañana
Reglas fijas revisan cada madrugada cartera, tesorería, contabilidad, impuestos y abastecimiento. Lo que encuentran queda en una bandeja con severidad, evidencia en cifras y la pantalla donde se corrige; también puede recibirlos por correo.
Aprobaciones por monto
Usted define reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores: órdenes de compra, egresos, lotes de pago, ajustes de inventario, comprobantes manuales, notas de cartera y devoluciones. Nadie aprueba lo que él mismo pidió.
Control de crédito al vender
Con el control de crédito, que se activa por empresa, el sistema valida cupo y cartera vencida al confirmar pedidos y emitir facturas. Lo que excede la regla queda retenido hasta que cartera o una persona autorizada lo apruebe con su motivo.
Presupuesto y su ejecución
El presupuesto anual por cuenta, centro de costo y mes se compara contra lo contabilizado. Usted decide si el sistema solo avisa o bloquea cuando un gasto supera lo presupuestado.
Metas y desempeño comercial
El tablero de ventas muestra ventas netas de devoluciones por vendedor, cliente y producto. Con el módulo de vendedores, que se activa por empresa, se suman las metas mensuales con su cumplimiento y proyección.
Permisos, auditoría y copias de seguridad
Cada rol ve solo las opciones del menú que usted le asigna, y el sistema responde igual por dentro. La auditoría registra quién cambió qué y los accesos, y las copias de seguridad se generan a diario y se pueden descargar.
Módulos que usa
Inteligencia artificial
Un asistente que consulta su ERP con los permisos de quien pregunta, agentes por área, copilotos en las pantallas y un vigía que revisa los datos cada madrugada. Toda escritura pide su aprobación.
Informes y tableros
Tableros por área, reportes de ventas, cartera e inventario, el estado de resultados gerencial y un generador para armar sus propios informes.
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Ventas
El ciclo comercial completo: cotización, pedido, remisión, factura y devolución, cada paso enlazado con inventario, cartera y contabilidad.
Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
Planeación de compras
Analiza todos los productos de la sede y le dice qué comprar, cuánto y a qué proveedor, con planes de compra que terminan en órdenes y un asistente de IA.
Funcionalidades clave
Estado de resultados gerencial
Cuánto se vendió, cuánto costó y cuánto quedó, según la contabilidad, con cada línea abierta hasta sus asientos y una segunda opinión con IA.
Tableros e indicadores
Un tablero por área con lo que pasa hoy y reportes por período con margen, tendencia y desgloses, todos con la misma definición de cada cifra.
Flujo de caja proyectado
A partir del saldo de hoy, lo que falta por cobrar y lo que falta por pagar, el sistema muestra el saldo de cada período y avisa dónde baja del mínimo.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Presupuesto y ejecución presupuestal
Arme el presupuesto del año por cuenta, mes y centro de costo, compárelo con lo que la contabilidad registró y decida si el sistema avisa o bloquea al excederse.
Generador de informes
Un constructor para que cualquier persona arme el informe que necesita, lo guarde, lo comparta y lo reciba por correo, sin ayuda técnica.
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Metas de vendedores
Meta mensual de venta sin IVA, de recaudo y de clientes con venta para cada vendedor, con cumplimiento, proyección al cierre y semáforo.
Auditoría de cambios y accesos
Cada creación, modificación y eliminación queda con usuario, fecha, origen y valores; cada ingreso al sistema, con su resultado y su dirección de origen.
Informes financieros
Los balances, libros y auxiliares de la contabilidad, con comparativo, filtro por centro de costo, detalle hasta el comprobante y exportación.
Preguntas frecuentes
Sí. Los tableros, el estado de resultados gerencial y el flujo de caja proyectado se alimentan de las mismas operaciones que registra cada área. Además puede preguntarle al analista gerencial en lenguaje natural y recibir la respuesta con indicadores y enlaces a las pantallas del ERP.
No. La IA consulta el ERP, explica y prepara borradores que una persona aprueba. No emite facturas, no registra pagos ni recaudos, no contabiliza y no mueve inventario. Los hallazgos del vigía salen de reglas fijas; la IA solo redacta la explicación.
Las cifras salen del ERP, no del modelo. Cada respuesta muestra qué consultó el asistente y enlaza la pantalla donde usted puede verificar el dato. El analista distingue lo que es un hecho del sistema de lo que es una inferencia suya.
Con las aprobaciones por monto. Usted crea una regla para egresos o lotes de pago desde cierto valor y el documento queda en espera hasta que el aprobador lo autorice. La regla aplica por documento, y mientras espera nadie puede modificarlo.
No. De nómina el asistente solo recibe cifras agregadas, y el sistema retira documentos de identidad, teléfonos, correos y direcciones antes de entregar cualquier dato al modelo. Para ver esa información usted abre la pantalla correspondiente con su usuario.
Sí. Un administrador define preguntas por minuto y por día y costo diario por persona, con excepciones por rol o usuario, y un presupuesto mensual para toda la empresa. La pantalla de uso muestra el consumo por usuario, agente y modelo.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo