Contabilización automática de la operación
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
La contabilización automática es lo que convierte a SMART ERP en un solo sistema y no en dos. Cuando un documento del negocio queda en firme —se emite la factura, se confirma el recaudo, se registra la factura de compra, se aprueba el ajuste de inventario— el sistema crea el comprobante contable correspondiente, lo deja contabilizado y lo enlaza con su documento de origen.
Usted decide a qué cuentas va cada cosa. En la configuración contable se asignan las cuentas de clientes, proveedores, ingresos, costo, inventario, impuestos, retenciones, caja, bancos, nómina y activos. Cada caja puede tener su propia cuenta, cada concepto de retención la suya y, si su empresa lo necesita, el ingreso, el IVA, el costo y el inventario se separan por tarifa de IVA.
El resultado es que el saldo de Clientes en el balance es la cartera, el de Proveedores son las cuentas por pagar y el de Inventarios es lo que hay en bodega valorizado. Y cuando no coinciden, el sistema tiene con qué mostrarle dónde está la diferencia.
El problema que resuelve
Doble digitación entre la operación y la contabilidad
Registrar la factura en un sistema y su asiento en otro duplica el trabajo y multiplica los errores: una cuenta equivocada, un valor mal copiado, un documento que nunca se contabilizó.
El inventario contable no coincide con la bodega
Si las entradas, salidas, ajustes y traslados no generan asiento, la cuenta de inventarios se ajusta a ojo en cada cierre y el costo de ventas se vuelve una estimación.
El IVA se reparte a mano para declarar
Cuando todas las ventas van a una sola cuenta de ingreso y una sola de IVA, separar lo gravado a cada tarifa, lo exento y lo excluido para la declaración es un trabajo de hoja de cálculo.
Anulaciones que no se reversan en libros
Anular una factura o un recaudo en la operación y olvidar el asiento contrario deja saldos que nadie puede explicar meses después.
Qué hace contabilización automática en SMART ERP
Ventas: factura, devolución y remisión
La factura emitida debita Clientes y acredita ingresos e IVA generado, con su costo de ventas e inventario. La devolución aprobada genera la nota contraria. La remisión despachada lleva la mercancía a una cuenta de mercancía remitida hasta que se factura.
Compras: factura, recepción y devolución
La factura de compra debita inventario o gasto e IVA descontable y acredita Proveedores y las retenciones practicadas. La recepción de una orden de compra registra la mercancía recibida sin facturar, y la devolución a proveedor reversa lo que corresponde.
Cartera y tesorería
Recaudos, deducciones del recaudo, anticipos de clientes, egresos a proveedores, movimientos de caja, movimientos bancarios y traslados entre caja y banco generan su comprobante de ingreso o de egreso contra la cuenta que corresponde.
Inventario valorizado
Movimientos manuales, ajustes aprobados y traslados entre sedes se contabilizan al costo. Los reversos —anular una recepción, cancelar un traslado— deshacen las mismas cuentas del comprobante original.
Nómina, prestaciones y activos
La nómina aprobada, las provisiones de prestaciones y su pago, la liquidación de contrato, la depreciación mensual y la baja de activos generan sus comprobantes, cada devengo a la cuenta de su concepto.
Cuentas por tarifa de IVA
Ingreso, devolución en ventas, IVA generado, IVA descontable, costo e inventario se reparten por la tarifa de cada línea o producto. Un concepto sin cuenta propia usa la cuenta general, así que se puede parametrizar por partes.
Retenciones e impuestos en su cuenta
Cada retención va a la cuenta de su concepto con base, tarifa y tercero; las autorretenciones y el impuesto al consumo, a las suyas. Por eso los borradores de declaraciones se pueden sacar de los libros.
Sin duplicados
Antes de crear un comprobante, el sistema verifica que ese documento no tenga ya uno. Reintentar una contabilización no genera un segundo asiento.
Validación de la configuración
«Validar configuración» revisa las cuentas que cada módulo necesita y lista las que faltan. Las de módulos que la empresa no usa, como activos fijos sin activos registrados, no se exigen.
Diagnóstico y corrección
Mantenimiento contable compara libros contra cartera, cuentas por pagar y caja, muestra los documentos con efecto contable incompleto y propone la corrección, que se aplica con la fecha original de cada documento.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cargue el plan de cuentas
Importe su plan de cuentas desde Excel o parta del que trae el sistema. Las cuentas que reciben asientos automáticos deben ser subcuentas o auxiliares que acepten movimientos.
- 2
Asigne las cuentas de cada operación
En Configuración contable elija la cuenta de cada clave: clientes, proveedores, ingresos, inventario, IVA, retenciones, caja, bancos, nómina. El selector sugiere las cuentas del PUC más apropiadas para cada campo.
- 3
Valide antes de operar
Pulse «Validar configuración» y complete lo que falte. Hágalo antes de emitir la primera factura o registrar el primer recaudo.
- 4
Abra el período contable
Debe existir un período abierto para la fecha de los documentos. Con el período cerrado, el asiento no se puede crear.
- 5
Opere con normalidad
Venda, compre, recaude y pague. Cada documento en firme genera su comprobante, que usted puede consultar desde el documento o desde la lista de comprobantes, donde aparece con la marca «Automático».
- 6
Revise lo que quedó sin asiento
Use la tarjeta «Facturas sin asiento» de compras y el diagnóstico de Mantenimiento contable para encontrar documentos sin contabilizar, corregir la causa y contabilizarlos.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Si falta una cuenta o el período está cerrado, la operación del negocio normalmente se completa y el documento queda sin asiento hasta que se corrija la causa. Hay excepciones que sí bloquean, como vender un producto con impuesto al consumo sin su cuenta configurada.
- Los comprobantes automáticos no se editan ni se reversan a mano: se corrigen anulando el documento que los generó o desde Mantenimiento contable.
- Cambiar la configuración contable no modifica los comprobantes ya generados; aplica solo a las contabilizaciones nuevas.
- Las cuentas por tarifa de IVA todavía no tienen pantalla propia: se cargan durante la implementación. Sin ellas, todo va a la cuenta general de cada concepto.
- Los documentos históricos migrados de su sistema anterior no generan asiento aquí ni aparecen como pendientes en el diagnóstico.
- Con el módulo de anticipos por productos digitales apagado, la venta no contabiliza el costo de productos que no manejan inventario, como servicios y fletes: ese costo entra por su factura de compra o de gasto.
- Mantenimiento contable lo usa solo un superadministrador y no ofrece deshacer una corrección aplicada: haga una copia de seguridad antes de aplicarla por primera vez.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Mantenimiento contableVerifica que la contabilidad cuadre con cartera, cuentas por pagar y caja, y corrige paso a paso los documentos cuyo efecto contable quedó incompleto.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Controles que cuadran», «Correcciones por aplicar» y «Casos por decidir».
- Pestaña «Diagnóstico»
- Cada control con su valor en libros, en el auxiliar y la diferencia, o el número de documentos con problema. Debajo, los clientes y proveedores cuyo saldo en libros no cuadra con su cartera o sus cuentas por pagar.
- «Entradas de inventario registradas como ingreso»
- Entradas manuales cuya contrapartida fue una cuenta de ingreso, por mes, para que el contador decida si las reclasifica.
- Pestaña «Correcciones»
- Los pasos de corrección en orden, con su estado: «Al día», «Por aplicar», «Casos por decidir», «Espera un paso anterior» o «Bloqueado». Al elegir un paso se ven los casos automáticos, los que requieren decisión y los de ajuste manual.
- Pestaña «Bitácora»
- Cada aplicación de una corrección: fecha, usuario, casos aplicados, pendientes, errores y duración. Al abrir una fila se ve el resultado documento por documento.
Qué puede hacer
- Volver a verificar
- Recalcula el diagnóstico. Es solo lectura: no modifica nada.
- Ir a la corrección
- Desde un control que no cuadra, abre el paso que lo resuelve.
- Descargar Excel
- Baja el detalle de las entradas de inventario registradas como ingreso.
- Elegir qué pasó
- En los casos que requieren decisión, elija una opción por documento o use «Elegir para todos…». Los que queden en «Decidir después» no se tocan.
- Ver documentos
- Despliega los casos automáticos; en los que admiten otra opción, puede cambiar la corrección propuesta.
- Aplicar
- Tras confirmar, registra comprobantes contables con la fecha original de cada documento y, según el caso, movimientos de caja. Queda en la bitácora.
Tenga en cuenta
- Solo un superadministrador puede usar esta pantalla.
- El análisis de cada paso es una simulación: nada se escribe hasta que usted pulsa «Aplicar» y confirma.
- Un paso «Bloqueado» necesita cuentas en Configuración contable; uno que «Espera un paso anterior» exige aplicar primero ese paso.
- Los casos de «Ajuste manual» no se corrigen desde esta pantalla: no ofrecen opción para aplicar.
- La pantalla no ofrece deshacer una corrección aplicada. Haga una copia de seguridad antes de aplicar por primera vez.
Preguntas frecuentes
Al emitirla. El borrador no contabiliza nada; cuando la factura queda emitida, el sistema crea el comprobante con Clientes, ingresos, IVA, costo e inventario, ya contabilizado.
La anulación reversa el efecto contable del documento. En inventario, por ejemplo, anular una recepción o cancelar un traslado deshace las mismas cuentas del comprobante original.
Sí. El sistema admite cuentas por tarifa para ingreso, devoluciones, IVA generado, IVA descontable, costo e inventario. Esa parametrización se carga en la implementación; lo que no tenga cuenta propia usa la general.
El tablero de compras muestra las facturas sin asiento, el estado de resultados gerencial enlaza a ellas, y Mantenimiento contable lista los controles que no cuadran con el número de documentos con problema.
Está diseñada para no hacerlo: un problema al contabilizar queda registrado y el documento se contabiliza después. Las validaciones que sí detienen una operación se hacen antes, con un mensaje claro, cuando falta una cuenta indispensable para ese caso.
Sí. Llevan la marca «Automático», el tipo de comprobante de su operación (factura de venta, factura de compra, ingreso, egreso, nómina, ajuste) y el enlace a su documento de origen.
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- Módulo
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