Conciliación bancaria con extracto en Excel
El extracto del banco cruzado contra los movimientos en libros, con cruce automático, registro de lo que falta y un resumen que explica la diferencia.
Conciliar es comparar lo que el banco reporta en su extracto con lo que la empresa tiene en sus libros. En SMART ERP los libros de bancos ya existen: son los movimientos bancarios que generan las ventas, los recaudos, los egresos y los traslados. La conciliación toma el extracto y explica la diferencia entre los dos saldos: qué registró la empresa que el banco aún no muestra, y qué cobró o abonó el banco que falta en libros.
El extracto se carga en Excel o CSV. Como cada banco exporta columnas distintas, usted indica cuál es la fecha, la descripción, la referencia, el valor y el saldo; el sistema las reconoce por el nombre del encabezado, no por su posición. Después, el cruce automático empareja cada línea con el movimiento en libros del mismo valor y fecha cercana, y deja pendiente lo que no es claro.
Lo pendiente se resuelve línea por línea: se cruza a mano, se registra en libros si es una comisión, un gravamen o un interés que la empresa no tenía, o se ignora con un motivo. Cuando no queda nada pendiente, la conciliación se puede aprobar. Aprobada, queda cerrada con la foto de su resumen.
El problema que resuelve
La conciliación se hace punteando dos listados
Marcar a mano cada partida entre el extracto y el auxiliar toma días. El cruce automático resuelve lo evidente y deja a la persona solo lo dudoso.
Las comisiones y gravámenes se registran después, si se registran
Lo que el banco cobra se acumula sin contabilizar. Desde la línea del extracto se crea el movimiento bancario con su asiento y queda cruzado.
Las partidas pendientes del mes pasado se olvidan
Un cheque sin cobrar que no se arrastra desaparece del control. Lo que quedó en libros sin cobrar en conciliaciones aprobadas aparece en la siguiente.
Hay asientos en la cuenta del banco sin movimiento bancario
Un comprobante manual contra la cuenta del banco descuadra el auxiliar. La vista de movimientos y asientos los deja a la vista.
Qué hace conciliación bancaria en SMART ERP
Carga del extracto en Excel o CSV
Asigne las columnas por nombre de encabezado: fecha, descripción, referencia, valor con signo o débito y crédito, y saldo. Indique la fila de encabezados, el formato de fecha y el separador decimal.
Carga todo o nada, sin duplicados
Si una fila tiene error no se carga ninguna y se listan los errores por fila. Volver a cargar el mismo extracto no duplica líneas; dos cobros idénticos del mismo día sí se conservan.
Cruce automático por valor, fecha y referencia
Empareja una línea con un movimiento cuando el valor es exactamente igual, van en el mismo sentido y la fecha está dentro de la tolerancia, que por defecto es de tres días y se puede cambiar.
Lo ambiguo queda pendiente
Si una línea tiene varios movimientos iguales posibles, o un movimiento sirve a varias líneas, el sistema no adivina: la deja para que usted decida. El cruce es uno a uno.
Cruce manual con sugerencias
Para cada línea pendiente se muestran los movimientos en libros sin cruzar, del más parecido al menos parecido. Si el valor no es igual, hay que confirmarlo y la diferencia queda a la vista.
Registrar en libros desde la línea
Para comisiones, gravamen, intereses y notas del banco: elija el tipo y la cuenta contrapartida y el sistema crea el movimiento bancario con su asiento y lo deja cruzado. Se puede deshacer antes de aprobar.
Ignorar con motivo
Las líneas que no son un movimiento de la empresa, como un cargo que el banco reversó, se ignoran dejando el motivo. Se pueden restaurar.
Resumen que explica la diferencia
Saldo según extracto, saldo en libros, partidas en libros sin cobrar por el banco, líneas del banco sin registrar, saldo en libros conciliado y la diferencia entre este y el extracto.
Control entre movimientos y asientos
Otra pestaña compara cada movimiento bancario del período con su asiento en la cuenta contable del banco, y señala los movimientos sin asiento y los asientos sin movimiento.
Aprobación con cierre
Para aprobar, la diferencia debe ser cero o debe quedar el motivo por el que se aprueba así. Al aprobar se marcan conciliados los movimientos cruzados y sus asientos.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree la conciliación
Elija la cuenta bancaria y el período, y digite el saldo final del extracto y el saldo en libros a la fecha de corte.
- 2
Cargue el extracto
Suba el archivo del banco o la plantilla descargable, asigne las columnas y revise la vista previa antes de importar.
- 3
Ejecute el cruce automático
El sistema empareja lo que coincide en valor y fecha, dando prioridad a las referencias iguales. Puede ver primero la propuesta sin aplicarla.
- 4
Resuelva las líneas pendientes
Cruce a mano, registre en libros lo que el banco cobró o abonó, o ignore con motivo lo que no corresponde a la empresa.
- 5
Revise el resumen
Verifique que la diferencia entre el saldo del extracto y el saldo en libros conciliado sea cero, o identifique qué la explica.
- 6
Apruebe la conciliación
Con todas las líneas resueltas, apruebe. Si queda diferencia, escriba el motivo. La conciliación aprobada conserva la foto del resumen.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Una conciliación aprobada no se puede modificar ni revertir.
- No hay formatos predefinidos por banco: usted asigna las columnas de su extracto al cargarlo.
- Las fechas del extracto deben caer dentro del período de la conciliación.
- Para registrar en libros desde una línea, el período contable de esa fecha debe estar abierto, y el tercero es obligatorio si la cuenta contrapartida lo exige.
- Un movimiento bancario se cruza con una sola línea del extracto.
- Con extracto o partidas cargadas no se puede cambiar la cuenta ni el período de la conciliación.
- Lo que el banco no ha cobrado no se marca conciliado al aprobar: sigue pendiente y aparece en la siguiente conciliación de la cuenta.
- Una conciliación sin aprobar se puede eliminar solo si no tiene líneas cruzadas, registradas en libros ni partidas emparejadas.
Preguntas frecuentes
Sí, mientras lo pueda descargar en Excel o CSV. Usted indica qué columna es cada dato, en qué fila están los encabezados, el formato de fecha, el separador decimal y si el banco exporta las salidas en positivo.
Sobre la línea del extracto elija «Registrar en libros», el tipo de movimiento y la cuenta contrapartida. El sistema crea el movimiento bancario con su asiento y lo cruza con la línea. El tercero suele venir precargado con el banco.
El cruce solo empareja valores exactamente iguales, uno a uno, y deja pendiente lo ambiguo. Aun así, cualquier cruce se puede deshacer mientras la conciliación no esté aprobada.
Sí. La pestaña de movimientos y asientos empareja cada movimiento bancario con su asiento contable. Sin extracto, la conciliación se completa cuando todo queda emparejado ahí.
Sí, pero el sistema exige escribir el motivo, que queda guardado con la conciliación. Lo normal es que la diferencia sea cero.
Quedan como partidas en libros sin cobrar por el banco. No se marcan conciliados y se arrastran a las conciliaciones siguientes de la misma cuenta hasta que aparezcan en un extracto.
No. El asistente consulta el estado de las conciliaciones, su diferencia y las partidas pendientes, y se lo explica. Cruzar, registrar en libros y aprobar lo hace una persona en la pantalla.
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