Glosario

Glosario de gestión empresarial

Los términos contables, tributarios y de tecnología que aparecen todos los días en una empresa colombiana, explicados sin rodeos.

Contabilidad

Activo fijo: Bien que la empresa usa en su operación durante varios períodos y no destina a la venta: equipos, vehículos, muebles, edificaciones.
Balance de prueba: Informe que lista todas las cuentas con su saldo anterior, sus débitos y créditos del período y el saldo final, para verificar que cuadren.
Centro de costo: Unidad de la empresa (área, sede, proyecto o línea de negocio) a la que se asignan ingresos y gastos para medir su resultado por separado.
Cierre contable: Proceso de revisar, ajustar y bloquear un período contable para que sus cifras queden en firme; puede ser mensual o anual.
Comprobante contable: Documento interno que registra una operación en la contabilidad, con sus cuentas, débitos, créditos, fecha, tercero y soporte de origen.
Cuenta auxiliar: Cuenta del último nivel del plan de cuentas, donde se registran los movimientos; detalla una subcuenta por concepto, banco, tarifa o tercero.
Depreciación: Distribución sistemática del costo de un activo fijo como gasto durante su vida útil, para reflejar su uso y su desgaste.
NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera): Conjunto de normas contables internacionales adoptadas en Colombia que definen cómo reconocer, medir y presentar la información financiera.
Partida doble: Principio contable según el cual toda operación se registra al menos en dos cuentas, de forma que los débitos siempre igualan a los créditos.
PUC (Plan Único de Cuentas): Catálogo ordenado de cuentas contables, por clases y niveles, con el que una empresa colombiana clasifica y registra todas sus operaciones.

Impuestos

Autorretención: Retención que la propia empresa se practica sobre sus ingresos, en lugar de que la haga el cliente, y que declara y paga como agente retenedor.
Certificado de retención: Documento que el agente retenedor entrega a quien le retuvo, con el concepto, la base y el valor retenido, para que lo descuente en su declaración.
ICA (impuesto de industria y comercio): Impuesto municipal sobre los ingresos de actividades industriales, comerciales y de servicios realizadas en la jurisdicción de cada municipio.
Impuesto nacional al consumo (INC): Impuesto que grava el consumo de ciertos bienes y servicios, como restaurantes o telefonía, y que no da derecho a descontarlo como el IVA.
Información exógena: Reporte anual a la DIAN, en formatos definidos, de las operaciones de la empresa con terceros: pagos, ingresos, retenciones, saldos.
IVA (impuesto sobre las ventas): Impuesto nacional al consumo de bienes y servicios que el vendedor responsable cobra al comprador y declara periódicamente ante la DIAN.
ReteIVA (retención del IVA): Retención que ciertos compradores practican sobre el IVA facturado por su proveedor, para entregar parte de ese impuesto directamente a la DIAN.
Retención en la fuente: Mecanismo de recaudo anticipado: quien paga descuenta un porcentaje del pago y lo entrega a la DIAN a nombre de quien recibe el ingreso.
Saldo a favor: Valor que resulta cuando los impuestos descontables o las retenciones superan el impuesto a cargo; puede arrastrarse, compensarse o pedirse en devolución.
UVT (Unidad de Valor Tributario): Unidad de medida que la DIAN fija cada año para expresar en un valor actualizable las bases, topes y sanciones de las normas tributarias.

Facturación electrónica

Aceptación expresa: Evento con el que el comprador declara que acepta la factura electrónica y su contenido, después de recibir el bien o el servicio.
Acuse de recibo de la factura: Primer evento que el comprador registra sobre una factura electrónica recibida, para dejar constancia de que el documento le llegó.
CUFE (Código Único de Factura Electrónica): Código alfanumérico que identifica de forma única cada factura electrónica y se calcula a partir de sus datos: número, fecha, valores y NIT.
Documento soporte: Documento electrónico que genera el comprador para soportar una compra a un proveedor que no está obligado a expedir factura.
Factura electrónica: Factura de venta generada en formato electrónico estándar y validada por la DIAN antes de entregarse al comprador, con plenos efectos legales.
Nota crédito: Documento que disminuye o anula el valor de una factura ya emitida, por devoluciones, descuentos posteriores o corrección de errores.
RADIAN: Registro de la DIAN donde se inscriben las facturas electrónicas como título valor y los eventos que ocurren sobre ellas durante su vida.
Representación gráfica: Versión legible de la factura electrónica, normalmente en PDF, con los datos que exige la DIAN, el CUFE y un código QR de verificación.
Resolución de facturación: Autorización de la DIAN para facturar con un prefijo y un rango de números durante una vigencia determinada.

Nómina

Certificado de ingresos y retenciones: Formulario 220: documento anual que el empleador entrega a cada trabajador con sus pagos laborales, aportes y la retención practicada.
Cesantías: Prestación social equivalente a un mes de salario por cada año trabajado, o proporcional, que el empleador consigna en un fondo a nombre del trabajador.
CUNE (Código Único de Nómina Electrónica): Código que identifica de forma única cada documento de nómina electrónica transmitido a la DIAN, equivalente al CUFE de la factura.
IBC (ingreso base de cotización): Valor sobre el cual se calculan los aportes a seguridad social de un trabajador; se forma con los pagos salariales del mes.
Liquidación de contrato: Cálculo de todo lo que el empleador debe pagar al trabajador cuando termina la relación laboral: salarios, prestaciones, vacaciones e indemnización.
Nómina electrónica: Documento soporte de pago de nómina que el empleador transmite a la DIAN por cada empleado, con sus devengados y deducciones del mes.
Novedad de nómina: Hecho que cambia el pago habitual de un empleado en un período: horas extra, incapacidades, licencias, comisiones, préstamos o descuentos.
PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes): Planilla con la que el empleador liquida y paga cada mes los aportes a salud, pensión, riesgos laborales y parafiscales de sus empleados.
Prestaciones sociales: Pagos adicionales al salario que la ley ordena al empleador: prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y otros beneficios.
Prima de servicios: Prestación social que el empleador paga en dos cuotas al año, una por semestre, en proporción al tiempo trabajado en cada uno.

Inventario

Ajuste de inventario: Documento que corrige las existencias del sistema para igualarlas con la realidad: sobrantes, faltantes, averías o mermas.
Clasificación ABC: Método que ordena los productos según su aporte a las ventas, para concentrar el control en los pocos que generan la mayor parte del ingreso.
Conteo físico: Verificación de las existencias reales de una bodega contando la mercancía, para compararla con el saldo del sistema y ajustar las diferencias.
Costo promedio ponderado: Método de valoración de inventarios que recalcula el costo unitario con cada entrada, promediando el valor de lo existente y lo que ingresa.
Kardex: Registro cronológico de las entradas, salidas y saldos de cada producto en una bodega, en unidades y en valor.
Punto de reorden: Nivel de existencias en el que debe hacerse un nuevo pedido para que la mercancía llegue antes de que el producto se agote.
Remisión: Documento que soporta la entrega de mercancía al cliente antes de facturarla; descarga el inventario sin generar todavía la venta.
Serial: Número único que identifica cada unidad de un producto, para seguirla desde la compra hasta la venta y atender su garantía.
Stock comprometido: Unidades que siguen en la bodega pero ya están apartadas para pedidos de clientes confirmados y pendientes de entregar o facturar.
Traslado entre bodegas: Movimiento de mercancía de una bodega o sede a otra de la misma empresa, que cambia la ubicación del inventario sin venderlo.

Ventas

Arqueo de caja: Conteo del dinero y los comprobantes de una caja para compararlos con lo que el sistema dice que debería haber, y explicar la diferencia.
Comisión por recaudo: Comisión de ventas que se reconoce al vendedor cuando el cliente paga la factura, y no cuando esta se emite.
Cotización: Oferta formal que la empresa entrega a un cliente con productos, cantidades, precios, impuestos y condiciones, antes de cerrar la venta.
Devolución de venta: Operación en la que el cliente regresa mercancía facturada; reversa la venta, reingresa el inventario y reduce su cuenta por cobrar.
Escala de precios por cantidad: Esquema en el que el precio unitario de un producto baja por tramos a medida que aumenta la cantidad comprada en una misma línea.
Lista de precios: Conjunto de precios de venta de los productos que se aplica a un grupo de clientes, un canal o una condición comercial.
Meta de ventas: Objetivo de venta, recaudo o clientes atendidos que se fija a cada vendedor para un período y contra el cual se mide su cumplimiento.
Pedido de venta: Documento que registra el compromiso de entregar a un cliente ciertos productos, en cantidades y precios acordados, antes de facturarlos.
POS (punto de venta): Sistema para registrar ventas de mostrador de forma rápida: lectura de productos, cobro con uno o varios medios de pago y control de la caja.

Cartera

Anticipo de cliente: Dinero que el cliente entrega antes de que exista la factura; es un pasivo de la empresa hasta que se aplica a una venta.
Cartera: Conjunto de valores que los clientes deben a la empresa por ventas a crédito, y la gestión que se hace para cobrarlos a tiempo.
Castigo de cartera: Retiro contable de una cuenta por cobrar que se considera irrecuperable, contra la provisión acumulada o contra el gasto.
Cuenta por cobrar: Derecho de la empresa a recibir un pago de un cliente por una venta a crédito; cada factura pendiente es una cuenta por cobrar.
Cupo de crédito: Valor máximo que la empresa está dispuesta a tener pendiente de cobro con un cliente, sumando su deuda actual y sus pedidos en curso.
Edades de cartera: Informe que clasifica las cuentas por cobrar según los días que llevan vencidas, en rangos como corriente, 1 a 30, 31 a 60 y más.
Gestión de cobro: Conjunto de acciones para recuperar la cartera vencida: llamadas, visitas, mensajes y acuerdos, con el registro de cada resultado.
Interés de mora: Valor adicional que se cobra al cliente por pagar después del vencimiento, calculado sobre el saldo vencido y los días de retraso.
Promesa de pago: Compromiso del cliente, obtenido en una gestión de cobro, de pagar un valor determinado en una fecha acordada.
Recaudo: Registro del pago que hace un cliente y su aplicación a una o varias facturas pendientes, con el medio de pago y la cuenta que recibe el dinero.

Tesorería

Comprobante de egreso: Documento que soporta un pago de la empresa: a quién se pagó, cuánto, por qué concepto, con qué medio y de qué cuenta salió el dinero.
Conciliación bancaria: Proceso de comparar los movimientos del extracto del banco con los registrados en los libros de la empresa, y explicar cada diferencia.
Extracto bancario: Relación que el banco entrega de todos los movimientos de una cuenta en un período, con fechas, descripciones, valores y saldos.
Flujo de caja: Movimiento de entradas y salidas de dinero de la empresa en un período; proyectado, anticipa si habrá efectivo para cumplir los pagos.
Lote de pago: Agrupación de pagos a varios proveedores que se programa, aprueba y ejecuta en conjunto, normalmente con un archivo para el banco.
Movimiento de caja: Entrada o salida de efectivo de una caja de la empresa, distinta de una venta: gastos menores, consignaciones, retiros y reposiciones.
Recibo de caja: Documento que soporta el ingreso de dinero a la empresa, con el nombre de quien paga, el valor, el concepto y el medio de pago.

Compras

Anticipo a proveedor: Dinero que la empresa entrega al proveedor antes de recibir la mercancía o la factura; es un activo hasta que se cruza con la compra.
Cuenta por pagar: Obligación de la empresa con un proveedor por una compra a crédito; cada factura pendiente de pago es una cuenta por pagar.
Devolución a proveedor: Regreso de mercancía comprada al proveedor por defectos, errores o acuerdos; saca el inventario y reduce lo que se le debe.
Factura de compra: Registro en el sistema de la factura que emite el proveedor, con sus productos o gastos, impuestos, retenciones y el valor por pagar.
GRNI (mercancía recibida sin facturar): Valor de la mercancía que ya entró a la bodega pero cuya factura del proveedor aún no ha llegado; es una obligación por formalizar.
Orden de compra: Documento con el que la empresa solicita formalmente mercancía a un proveedor, con cantidades, precios y condiciones acordadas.
Recepción de mercancía: Registro de la entrada física de la mercancía a la bodega, que verifica lo recibido contra la orden de compra y aumenta las existencias.

Tecnología

Agente de IA: Asistente de inteligencia artificial especializado en un área, que decide qué consultas hacer y en qué orden para responder una pregunta.
Asistente de IA: Herramienta conversacional que responde preguntas en lenguaje natural consultando los datos del sistema, en lugar de obligar a buscar informes.
Auditoría de cambios: Registro automático de quién creó, modificó o eliminó cada dato del sistema, cuándo lo hizo y qué valores tenía antes y después.
Copia de seguridad: Respaldo de la base de datos que permite recuperar la información de la empresa ante una falla, un error humano o un ataque.
ERP (planificación de recursos empresariales): Sistema que integra en una sola base de datos las áreas de la empresa: ventas, inventario, compras, cartera, tesorería, contabilidad y nómina.
ERP en la nube: Sistema de gestión que se usa por internet desde el navegador, sin instalar programas ni mantener servidores en la empresa.
MCP (Model Context Protocol): Protocolo abierto que permite a un asistente de inteligencia artificial conectarse con sistemas externos y consultar sus datos con herramientas definidas.
Multisede: Capacidad de un sistema para manejar varias sedes o sucursales de la misma empresa, con bodegas, numeración y resultados por separado.
OAuth: Estándar de autorización que permite a una aplicación acceder a datos de otra a nombre del usuario, sin que este entregue su contraseña.
Roles y permisos: Mecanismo que define qué puede ver y hacer cada usuario en el sistema según su cargo, para proteger la información y separar funciones.

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Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
El asistente de IA respondiendo con cifras
Los documentos electrónicos ante la DIAN
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