Resoluciones de facturación DIAN bajo control
El sistema guarda cada resolución de numeración de la DIAN y controla que toda factura se emita dentro de su prefijo, su rango y su vigencia.
La DIAN autoriza a cada empresa a facturar con un prefijo, un rango de números y una vigencia. Emitir fuera de esa autorización, porque el rango se agotó o la resolución venció, es un incumplimiento que suele descubrirse cuando ya hay facturas en la calle.
SMART ERP guarda las resoluciones por sede y tipo de documento y las usa como control al emitir. Si la sede tiene resoluciones activas, cada número de factura debe caer en una vigente: el sistema rechaza la emisión cuando la resolución venció, el rango se agotó o el prefijo no tiene resolución, y le explica cuál de los tres es el motivo.
El control no espera al último día. Cada resolución muestra cuánto del rango se ha usado, cuántos días faltan para el vencimiento y, con el consumo de los últimos treinta días, para cuántos días alcanzan los números que quedan. Así el trámite de la nueva resolución se hace con tiempo.
El problema que resuelve
Enterarse tarde de que la numeración se agotó
Cuando nadie vigila el rango, la primera noticia es una factura que ya salió con un número no autorizado, y corregirla involucra al cliente y al contador.
Resoluciones vencidas que se siguen usando
La vigencia de la resolución está en un PDF archivado. El día que vence, la operación sigue facturando igual porque nada se lo impide.
Varias sedes, varios prefijos, un solo control manual
Con más de una sede o prefijo, llevar en una hoja de cálculo qué rango le queda a cada uno se vuelve una tarea que siempre está desactualizada.
Qué hace resoluciones de facturación en SMART ERP
Registro completo de la resolución
Sede, tipo de documento, número y fecha de la resolución, prefijo, rango «Desde» – «Hasta», fechas de vigencia y, si ya venía en uso, el último número usado.
Control al emitir
Con resoluciones activas en la sede, no se emite una factura fuera del rango autorizado, con la resolución vencida o con un prefijo sin resolución. La factura sigue en borrador hasta que se corrija.
Consumo del rango a la vista
Cada tarjeta muestra una barra con lo usado del rango y el último número usado, que el sistema actualiza con cada factura emitida.
Proyección de agotamiento
El sistema calcula el uso diario promedio de los últimos treinta días y estima para cuántos días alcanza el rango a ese ritmo, además de los días que faltan para el vencimiento.
Avisos por estado
La tarjeta avisa cuando la resolución está por vencer, por agotarse, vencida o agotada, para que el trámite ante la DIAN se inicie a tiempo.
Leyenda legal en la factura
La factura trae los datos de la resolución con la que se numeró, y la impresión los muestra en la leyenda legal con su prefijo y su rango.
Numeración fiscal al emitir
Con esta opción, que se activa por empresa, el borrador lleva un número provisional y toma el consecutivo de la resolución solo al emitirse. Un borrador eliminado no deja huecos.
Historial protegido
Una resolución con numeración usada no se borra: queda inactiva, porque es el soporte de las facturas ya emitidas. Solo las activas se usan para numerar y controlar.
Carga desde su sistema anterior
En una migración, el proceso de importación puede traer las resoluciones y los consecutivos vigentes de su sistema anterior, para continuar la numeración sin saltos.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Registre la resolución
Con «Nueva resolución», copie los datos tal como aparecen en el documento de la DIAN: número, fecha, prefijo, rango y vigencia, para la sede y el tipo de documento que corresponda.
- 2
Indique el último número usado
Si la resolución ya venía en uso, escriba el último número emitido para que la numeración continúe desde ahí.
- 3
Facture normalmente
Cada factura que se emite toma su número dentro del rango, y el sistema actualiza el consumo.
- 4
Atienda los avisos
Cuando la tarjeta avise que está por vencer o por agotarse, tramite la nueva resolución.
- 5
Registre la nueva y desactive la anterior
Cargue la resolución nueva y deje inactiva la que ya cumplió su ciclo con el interruptor «Activa».
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Sin resoluciones registradas en una sede, la numeración no se controla. El control empieza cuando hay al menos una activa.
- Los cambios en las resoluciones los hacen solo los administradores.
- Copie el prefijo y el rango exactamente como figuran en la resolución: salen en la leyenda legal de la factura impresa.
- El último número usado lo actualiza el sistema con cada emisión; solo se digita al registrar una resolución que ya venía en uso.
- El sistema controla y avisa, pero no tramita la resolución: la solicitud ante la DIAN la hace la empresa.
- La proyección de agotamiento usa el ritmo de los últimos treinta días; en temporadas de mayor venta el rango puede acabarse antes.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Resoluciones de facturaciónGuarda las resoluciones de numeración que expidió la DIAN (prefijo, rango y vigencia) para que el sistema controle con qué números se emiten las facturas.
Qué hay en pantalla
- Tarjeta por resolución
- Número de resolución, sede, prefijo, rango autorizado y estado.
- Consumo del rango
- Barra con lo usado del rango y el último número usado.
- Vigencia y uso
- Fechas de vigencia, cuántos días faltan para vencer, uso diario promedio de los últimos 30 días y para cuántos días alcanza el rango a ese ritmo.
- Aviso
- Mensaje en la tarjeta cuando la resolución está por vencer, por agotarse, vencida o agotada.
Qué puede hacer
- Nueva resolución
- Registra sede, tipo de documento, número y fecha de la resolución, prefijo, rango «Desde» – «Hasta», vigencia y, si ya se usó, el último número usado.
- Editar (lápiz)
- Corrige los datos o la deja inactiva con el interruptor «Activa». Solo las resoluciones activas se usan para numerar y controlar.
- Eliminar (papelera)
- Borra la resolución. Si ya tiene numeración usada no se borra: queda inactiva, porque es el soporte de las facturas emitidas.
Tenga en cuenta
- Con resoluciones activas en una sede, el sistema no deja emitir facturas fuera del rango autorizado, con la resolución vencida o con un prefijo sin resolución.
- Sin resoluciones registradas, la numeración no se controla.
- Copie los datos tal como aparecen en la resolución de la DIAN: el prefijo y el rango salen en la leyenda legal de la factura impresa.
- El último número usado lo actualiza el sistema con cada factura que se emite.
- Los cambios los hacen solo los administradores.
Preguntas frecuentes
La factura no se emite. El sistema responde con el motivo (resolución vencida, rango agotado o prefijo sin resolución) y la factura sigue en borrador hasta que haya una resolución vigente que cubra ese número.
Sí. Cada resolución se registra para una sede y un tipo de documento, con su propio prefijo y rango. El control y el consumo se llevan por separado.
Sí. Cada resolución muestra los números y los días que le quedan, y una estimación de cuántos días alcanza el rango al ritmo de facturación reciente. La tarjeta cambia de estado cuando está por vencer o por agotarse.
No. Sin resoluciones registradas el sistema factura sin controlar el rango. Registrarlas es lo que activa el control y la leyenda legal en la impresión, y es lo recomendable para cualquier empresa obligada a facturar.
No se borra: queda inactiva. Es el soporte de las facturas que se emitieron con ella y debe conservarse.
Sí. El asistente y el agente de impuestos consultan las resoluciones, su vigencia y los números restantes, y se lo explican. No las crea ni las modifica: eso lo hace un administrador en la pantalla.
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