Plan de cuentas PUC, auxiliares y centros de costo
El catálogo de cuentas con la jerarquía del PUC, sus auxiliares y las reglas de cada cuenta, más los centros de costo para analizar por área.
El plan de cuentas es la base de todo lo demás. En SMART ERP se organiza como un árbol con la jerarquía del PUC colombiano: clase, grupo, cuenta, subcuenta y auxiliares. Las cuentas mayores agrupan; las subcuentas y los auxiliares son las que reciben movimientos.
Cada cuenta lleva sus reglas: la naturaleza débito o crédito, si acepta movimientos, si exige tercero y si exige centro de costo. Esas reglas se aplican al registrar comprobantes manuales, de modo que una cuenta por cobrar a empleados no quede sin tercero ni un gasto sin el área que lo asume.
Los centros de costo se manejan aparte, también en árbol: áreas, sedes, departamentos o proyectos. Con ellos, el estado de resultados, el balance de prueba y el presupuesto se pueden ver para toda la empresa o para una parte.
El problema que resuelve
Auxiliares que no caben en el sistema
Muchas empresas llevan auxiliares largos para separar bancos, sedes o conceptos. Un sistema que corta el código en seis dígitos obliga a rediseñar el plan y a perder detalle.
Movimientos sin tercero
Cuando una cuenta que debería llevar tercero recibe asientos sin él, el auxiliar por tercero queda incompleto y la información para medios magnéticos hay que reconstruirla.
Resultados que no se pueden ver por área
Sin centros de costo, saber cuánto gasta una sede o cuánto deja una línea del negocio exige separar cuentas a mano y mantener un plan cada vez más largo.
Qué hace plan de cuentas y centros de costo en SMART ERP
Jerarquía del PUC
Clase de un dígito, grupo de dos, cuenta de cuatro, subcuenta de seis y auxiliares de ocho o más. Al crear una cuenta se elige su cuenta padre y el nivel y la naturaleza se heredan.
Vista en árbol y búsqueda
El plan se recorre como árbol y se busca por código o nombre. Los selectores de cuenta de todo el sistema usan esa misma búsqueda.
Reglas por cuenta
Naturaleza, «Acepta movimientos», «Requiere tercero» y «Requiere centro de costo». Un comprobante manual no se contabiliza si a una línea le falta lo que su cuenta exige.
Código NIIF por cuenta
Cada cuenta puede llevar su referencia NIIF, y el mapeo a la taxonomía NIIF para pymes se administra en su propia pantalla para generar los estados financieros.
Importación y exportación en Excel
Descargue la plantilla, complete las columnas obligatorias con el código de la cuenta padre y suba el archivo. El sistema valida y muestra los errores. También exporta el plan completo.
Centros de costo por niveles
Código, nombre y centro padre. Solo los centros con «Acepta movimientos» reciben imputaciones; los demás agrupan a sus hijos.
Auxiliares que suman a su subcuenta
En el balance general, los auxiliares de cualquier nivel se acumulan en su subcuenta de seis dígitos, y las cuentas de naturaleza contraria a su clase restan.
Tipos de comprobante con consecutivo
Egreso, ingreso, notas, nómina, ajuste, apertura, cierre, factura de venta y de compra vienen creados. Cada tipo lleva su prefijo y su numeración, y usted puede crear los suyos.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Defina su plan
Revise el plan que trae el sistema o importe el de su empresa desde Excel con la plantilla. En una migración, el plan llega con sus auxiliares tal como estaban.
- 2
Cree las cuentas que falten
Busque la cuenta padre en el árbol, asigne el código y el nombre, y marque si acepta movimientos.
- 3
Marque las exigencias
Active «Requiere tercero» en las cuentas por cobrar, por pagar y de retenciones que deban llevarlo, y «Requiere centro de costo» en los gastos que quiera analizar por área.
- 4
Arme los centros de costo
Cree las áreas principales y, debajo, departamentos, sedes o proyectos. Active «Acepta movimientos» en los que recibirán asientos.
- 5
Asigne las cuentas a la operación
En Configuración contable indique qué cuenta usa cada operación automática y valide que no falte ninguna.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo las subcuentas y los auxiliares reciben movimientos. Las cuentas de clase, grupo y cuenta agrupan y totalizan.
- La exigencia de tercero y de centro de costo se valida en los comprobantes manuales, al crear, editar y contabilizar. No aplica a los comprobantes automáticos ni a las cuentas de control.
- Las cuentas de control —Clientes, Proveedores, Anticipos de clientes y Caja general— no aceptan comprobantes manuales: se mueven solo desde sus documentos.
- En la importación desde Excel, el código de la cuenta padre debe corresponder a una cuenta que ya exista o que venga antes en el mismo archivo.
- Una cuenta mayor presupuestada cubre a sus subcuentas: téngalo presente al decidir hasta qué nivel abrir el plan.
Preguntas frecuentes
Trae un plan con la estructura del PUC colombiano que usted puede ajustar. Si su empresa ya tiene uno, se importa desde Excel con sus auxiliares.
Ocho o más. El sistema no limita el plan a la subcuenta de seis dígitos, y los informes acumulan cada auxiliar en su subcuenta.
Sí. Marque «Requiere centro de costo» en la cuenta. Desde ese momento, un comprobante manual con esa cuenta no se contabiliza sin elegir el centro.
Sí. Si crea un centro por sede y sus gastos e ingresos lo llevan, el estado de resultados, el PyG gerencial, el balance de prueba y la ejecución presupuestal se filtran por ese centro.
Puede crear cuentas y auxiliares nuevos en cualquier momento y ajustar nombres y exigencias. Los comprobantes ya contabilizados conservan las cuentas con las que se registraron.
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- Módulo
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