Facturas de compra con retenciones y contabilidad
La factura del proveedor registrada una sola vez: ingresa la mercancía, practica las retenciones, crea la cuenta por pagar y queda contabilizada.
La factura de compra es el documento con el que su empresa reconoce lo que le debe al proveedor. En SMART ERP no existe una factura de compra en borrador: al registrarla, la mercancía entra a la bodega, se practican las retenciones, nace la cuenta por pagar con su vencimiento y se genera el comprobante contable.
Hay tres tipos. La factura de mercancía lleva productos que entran al inventario. La de gasto lleva cada línea a una cuenta de gasto, con descripción y centro de costo opcional, para servicios, arriendos o fletes. La mixta combina ambas en un mismo documento, por ejemplo mercancía con su transporte.
La factura se puede digitar, vincular a una orden de compra para que precargue lo pendiente por facturar, cargar en bloque desde Excel o crear a partir de una factura electrónica recibida. En todos los casos pasa por las mismas validaciones y deja el mismo asiento.
Después de registrada, la factura avanza sola con los pagos: «Registrada», «Parcialmente pagada» y «Pagada», o «Vencida» cuando pasa su fecha de vencimiento sin completarse el pago. Una factura vencida sigue admitiendo pagos.
El problema que resuelve
Causar cada factura es un trabajo aparte
En muchos sistemas compras registra la factura y luego contabilidad la vuelve a digitar. Aquí el registro de la factura es la causación: inventario, IVA, retenciones y proveedor en un solo paso.
Facturas duplicadas por distintos canales
La misma factura puede llegar por correo, por XML y en papel. El número del proveedor no se repite entre las facturas vigentes, aunque cambien mayúsculas o puntuación.
Retenciones mal calculadas o sin soporte
Calcular a mano la base y la tarifa de cada retención lleva a errores. El sistema aplica las habituales del proveedor y guarda base, tarifa, concepto y tercero de cada una.
Facturas que quedan sin asiento y nadie lo nota
Una cuenta sin configurar o un período cerrado pueden dejar una factura sin comprobante. El estado contable de cada factura y el tablero de compras lo hacen visible.
Qué hace facturas de compra en SMART ERP
Mercancía, gasto o mixta
Cada línea es un producto que entra a inventario o un gasto con su cuenta y centro de costo. En una factura mixta cada línea elige su tipo.
Factura desde la orden de compra
Al vincular una orden, la factura precarga las líneas con lo pendiente por facturar. Lo que ya entró por recepción no se ingresa de nuevo y lo que entra con la factura cuenta como recibido en la orden.
Retenciones habituales del proveedor
Sin retenciones digitadas, la factura practica las del proveedor según base mínima y vigencia de cada concepto. Si usted edita la factura y cambian las bases, las que calculó el sistema se recalculan; las digitadas se respetan.
Asiento automático por tarifa de IVA
El comprobante debita inventario o gasto e IVA descontable y acredita proveedores y cada retención en la cuenta de su concepto. Si su plan separa cuentas por tarifa de IVA, cada línea va a la suya.
IVA no descontable e impuesto al consumo
Una línea marcada con IVA no descontable lleva ese impuesto al gasto en vez de al IVA descontable. El impuesto al consumo de una línea se suma al costo o al gasto y no hace base de retención.
Seriales y costo por unidad
Los productos con serial piden un serial por cada unidad que entra a bodega con la factura. Cada unidad conserva el costo con el que se compró.
Estado contable y «Contabilizar ahora»
Cada factura muestra si tiene comprobante. Cuando quedó sin asiento, una vez corregida la causa se contabiliza desde la misma factura con «Contabilizar ahora».
Pago directo desde la factura
Una factura registrada o parcialmente pagada se paga o se abona desde una caja, con validación del saldo disponible, movimiento de egreso y comprobante contable.
Importación desde Excel con todo incluido
La plantilla trae hojas de facturas, líneas, retenciones y seriales, con hojas de referencia. La carga registra y contabiliza las facturas, y es todo o nada: un error rechaza el archivo completo.
Documento soporte para no obligados a facturar
Con la facturación electrónica activa, una compra a un proveedor no obligado a facturar se marca como documento soporte y se transmite a la DIAN con su propio consecutivo por sede.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Elija el proveedor y el número de la factura
Seleccione el proveedor e ingrese el número de la factura que él emitió. El sistema verifica que no esté ya registrada.
- 2
Vincule la orden de compra, si existe
Al elegir la orden se cargan las líneas con lo pendiente por facturar, al precio y con el impuesto pactados.
- 3
Complete fechas, tipo y líneas
Indique fecha de factura, de recepción y de vencimiento, el tipo de factura y, por cada línea, producto o cuenta de gasto, cantidad, precio, descuento e IVA.
- 4
Revise las retenciones
Verifique las retenciones que el sistema propone para el proveedor; puede digitarlas a mano o registrar la factura sin retención.
- 5
Capture seriales y bodega
Si hay productos, indique la bodega de entrada y los seriales de los productos que los exigen.
- 6
Registre la factura
Al guardar entra la mercancía, nace la cuenta por pagar y se genera el comprobante. Si una regla de aprobación cubre una factura de gasto, espera el visto bueno.
- 7
Pague desde cuentas por pagar
La factura aparece en el estado de cuenta del proveedor, lista para un comprobante de egreso o un lote de pago.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- No hay estado borrador: la factura queda registrada con inventario, cuenta por pagar y contabilidad desde el momento en que se guarda.
- El número de factura del proveedor es único por proveedor entre las facturas no anuladas, y se compara sin puntuación ni mayúsculas.
- La fecha de la factura debe caer en un período contable abierto y el vencimiento no puede ser anterior a la fecha de la factura.
- Una retención digitada sin concepto va completa a la cuenta general de retención en la fuente; las calculadas por el sistema van a la cuenta de cada concepto.
- Una factura cruzada con un anticipo del proveedor no se anula sin anular antes el egreso que hizo el cruce.
- La importación por Excel, la lectura de facturas con IA y los gastos recurrentes no reciben impuesto al consumo.
- Las facturas marcadas como historia vienen de su sistema anterior: no mueven inventario ni se contabilizan aquí, pero se pagan y admiten devolución.
- Con el control presupuestal en modo «avisar» o «bloquear», una factura con líneas de gasto se valida contra el presupuesto de la cuenta y el centro de costo.
Preguntas frecuentes
No. Registrar la factura de compra genera el comprobante contable: inventario o gasto, IVA descontable, retenciones y la cuenta por pagar al proveedor. Lo que requiere es tener asignadas las cuentas en la configuración contable y un período abierto para la fecha.
Valida el número de factura del proveedor contra las facturas vigentes de ese proveedor, ignorando puntuación y mayúsculas, de modo que «FE-1001» y «FE1001» se reconocen como la misma. Así una factura que entra por XML no se repite al digitarla o leerla con IA.
Sí, con una factura mixta. Las líneas de mercancía ingresan al inventario y la línea del flete va a la cuenta de gasto que usted elija, con su centro de costo si lo maneja.
Puede registrar o editar la factura sin el cálculo automático y digitar solo las retenciones que correspondan. Si el caso es permanente, lo indicado es ajustar las retenciones habituales asignadas al proveedor para que las próximas facturas salgan bien.
Sí. La plantilla admite facturas de mercancía, gasto o mixtas, con sus retenciones, seriales y orden de compra. Las facturas se registran y contabilizan al cargar. Si alguna fila tiene un error no se registra ninguna, para que no queden cargas a medias.
La factura muestra su estado contable y el tablero de compras cuenta las facturas sin asiento. Corregida la causa, por lo general una cuenta sin asignar o un período cerrado, se contabiliza desde la misma factura.
Sí. Con la facturación electrónica activa, que se habilita por empresa, la compra a un proveedor marcado como no obligado a facturar se registra como documento soporte y se transmite a la DIAN. No pide número de factura del proveedor.
Siga explorando
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Órdenes de compra
El pedido formal al proveedor: productos, cantidades, precios y condiciones, con seguimiento de lo recibido y lo facturado hasta cerrar la orden.
Retenciones y autorretenciones
Cada concepto guarda tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia; cada tercero, los conceptos que le aplican. Las facturas de compra y de venta calculan sus retenciones solas.
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Una bandeja con las facturas electrónicas que le emiten sus proveedores: se convierten en factura de compra y desde ahí se emiten los eventos 030, 031, 032 y 033 ante la DIAN.
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La factura de compra a un proveedor no obligado a facturar se marca como documento soporte, toma su consecutivo por sede y se transmite a la DIAN al registrarla.
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Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
- Módulo
Módulo de Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
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