Envío de documentos en PDF por correo
El PDF se genera en el servidor y sale desde el correo de su empresa, con plantillas, historial de envíos y archivos adjuntos protegidos.
Enviar un documento no debería exigir descargarlo, abrir el correo y adjuntarlo. Desde el detalle de una cotización, un pedido, una factura o un recibo, usted abre el diálogo de envío: el sistema genera el PDF en el servidor con el mismo contenido que imprime la pantalla, precarga el asunto y el cuerpo desde la plantilla de ese tipo de documento y propone el correo registrado del tercero.
El correo sale por la cuenta de su empresa, que los administradores configuran una vez con su servidor, remitente y dirección de respuesta. Cada envío queda en un historial, de modo que se puede saber cuándo y a quién se mandó un documento.
Los documentos admiten además archivos adjuntos —soportes, órdenes del cliente, comprobantes— guardados en un almacenamiento privado. Tanto el envío como los adjuntos respetan los permisos: solo quien puede ver el documento puede enviarlo o descargar sus soportes.
El problema que resuelve
Descargar, adjuntar y redactar cada vez
El envío manual de cada cotización o factura consume minutos que se multiplican en el día. El diálogo de envío lo resuelve sin salir del documento.
Cada persona escribe el correo a su manera
Sin plantillas, el tono y la información cambian con quien envía. La plantilla por tipo de documento da un texto común que se puede ajustar.
No se sabe si el documento se envió
Cuando el envío sale del correo personal no queda rastro en el sistema. El historial registra cada envío del documento.
Soportes regados en carpetas y correos
Los adjuntos quedan pegados al documento al que pertenecen, con descarga solo para quien tiene acceso.
Qué hace envío de documentos por correo en SMART ERP
PDF generado en el servidor
Cotización, pedido, factura de venta, remisión, devolución, orden de compra, recibo de caja, comprobante de egreso, estado de cuenta y recibo provisional, con el mismo detalle de la pantalla.
Factura con representación gráfica
Si la factura es electrónica, el PDF incluye los datos de la representación gráfica y su código QR.
Plantillas por tipo de documento
Asunto y cuerpo con variables como el nombre del cliente o el número del documento, que se insertan con un clic y se reemplazan al enviar.
Texto ajustable antes de enviar
La plantilla solo precarga el correo: quien envía puede modificar el asunto y el mensaje para ese envío.
Envío en segundo plano e historial
El correo se encola y sale sin detener el trabajo del usuario, y cada envío queda registrado en el historial del documento.
Estados de cuenta masivos
Los estados de cuenta de varios clientes se envían en una sola operación, por tandas.
Correo saliente administrable
Servidor, puerto, usuario, cifrado, remitente y dirección de respuesta se configuran en pantalla. La clave se guarda cifrada y hay un envío de prueba antes de guardar.
Adjuntos en los documentos
Archivos de tipos permitidos y tamaño limitado, guardados en un almacenamiento privado y descargables solo con sesión iniciada.
Mismos permisos del documento
Enviar o adjuntar exige el mismo acceso que el documento, incluida la visibilidad del vendedor que solo ve lo suyo.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Configure el correo saliente
En la configuración general registre la conexión con su servidor de correo y pruebe con «Enviar correo de prueba».
- 2
Ajuste las plantillas
Redacte el asunto y el cuerpo de cada tipo de documento usando las variables disponibles.
- 3
Verifique los correos de sus terceros
El envío propone el correo registrado del cliente o del proveedor: manténgalos al día.
- 4
Envíe desde el documento
Abra el diálogo de envío, revise destinatario y mensaje y confirme. El PDF se adjunta solo.
- 5
Consulte el historial
Revise en el documento cuándo y a quién se envió.
- 6
Adjunte los soportes
Suba al documento los archivos que lo respaldan para que queden disponibles a quien tenga acceso.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Sin correo saliente configurado el sistema no envía documentos y lo avisa; la configuración la hacen los administradores.
- Enviar una cotización en borrador la pasa a «Enviada».
- Enviar a un correo distinto del registrado del tercero exige permiso de modificación sobre el documento, no solo de consulta.
- La clave del correo queda cifrada y no se vuelve a mostrar; déjela vacía para conservar la guardada.
- Los adjuntos tienen un tamaño máximo por archivo y una lista cerrada de tipos permitidos.
- El envío masivo de estados de cuenta tiene un tope de clientes por operación.
- El envío es por correo electrónico.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Configuración generalReúne los datos de la empresa, la apariencia del sistema, la moneda y zona horaria, los parámetros que ajustan el comportamiento de cada módulo y el correo con el que se envían los documentos.
Qué hay en pantalla
- Pestaña «Empresa»
- Logo y datos legales y de contacto: razón social, NIT, dirección, teléfono, correo y sitio web. Se usan en facturas e informes.
- Pestaña «Apariencia»
- Nombre de la aplicación, con vista previa, y color primario del tema.
- Pestaña «Sistema»
- Moneda principal y zona horaria.
- Pestaña «Parámetros»
- Los parámetros del sistema agrupados por módulo, con clave, valor, descripción y tipo. Tiene buscador.
- Pestaña «Correo saliente»
- La conexión con el servidor de correo (servidor, puerto, usuario, clave, cifrado, remitente y dirección de respuesta) y las plantillas de correo por tipo de documento.
Qué puede hacer
- Guardar Cambios
- Guarda de una vez lo modificado en «Empresa», «Apariencia» y «Sistema». Solo se activa cuando hay cambios.
- Subir, cambiar o eliminar el logo
- Imagen JPG, PNG, WebP o SVG de máximo 2 MB. Se guarda al instante, sin pulsar «Guardar Cambios».
- Editar un parámetro
- Abra el módulo, pulse el botón de editar de la fila y cambie el valor. Cada parámetro se guarda por separado.
- Guardar conexión
- Guarda el servidor de correo. La clave queda cifrada y no se vuelve a mostrar; déjela vacía para conservar la guardada.
- Enviar correo de prueba
- Envía un correo a su propio correo de usuario con lo que esté digitado, sin guardarlo.
- Guardar plantilla
- Guarda el asunto y el cuerpo del correo de un tipo de documento. Las variables se insertan con un clic y se reemplazan al enviar.
Tenga en cuenta
- Solo los administradores pueden modificar la configuración y ver el correo saliente.
- Los parámetros atenuados no se pueden editar desde la pantalla.
- Un parámetro cambia de inmediato el comportamiento del módulo. Si no está seguro de su efecto, consulte antes de modificarlo.
- Sin correo saliente configurado el sistema no puede enviar documentos; la pestaña lo avisa con «Sin configurar».
- Las plantillas solo precargan el correo: quien envía un documento puede ajustar el texto antes de enviarlo.
Preguntas frecuentes
Desde la cuenta de correo de su empresa, que los administradores configuran una vez con el servidor, el remitente y la dirección de respuesta. No se usa el correo personal de quien envía.
Cotizaciones, pedidos, facturas de venta, remisiones, devoluciones, órdenes de compra, recibos de caja, comprobantes de egreso, estados de cuenta y recibos provisionales.
Sí. La plantilla precarga el asunto y el mensaje, y usted los ajusta antes de confirmar. Los cambios aplican solo a ese envío.
No. Solo quien tiene acceso al documento según su rol puede enviarlo, y un vendedor restringido solo envía los suyos. Para enviarlo a un correo diferente del registrado se exige además permiso de modificación.
Sí. Los estados de cuenta se envían de forma masiva, con un tope de clientes por operación; para más clientes se repite el envío con el siguiente grupo.
No. Se guardan en un almacenamiento privado y solo se descargan con la sesión iniciada y con acceso al documento al que pertenecen.
Puede preparar el envío de un documento a los correos registrados del tercero, pero siempre le muestra una tarjeta que usted aprueba antes de que el correo salga.
Siga explorando
Cotizaciones
Propuestas comerciales con precios de lista, IVA y promociones aplicados por el sistema, que se envían al cliente y se convierten en pedido o factura.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Cuentas por cobrar
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Roles y permisos
Una matriz por rol decide qué opciones del menú ve cada persona, y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.
Recibo provisional
Constancia numerada del dinero que el vendedor recibe en ruta. No baja la cartera hasta que cartera la legaliza con el recibo de caja o la rechaza.
Órdenes de compra
El pedido formal al proveedor: productos, cantidades, precios y condiciones, con seguimiento de lo recibido y lo facturado hasta cerrar la orden.
- Módulo
Módulo de Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo