Liquidación de prestaciones sociales
Prima, cesantías, intereses y vacaciones liquidadas con su desglose por empleado, aprobadas con comprobante contable y con seguimiento hasta el pago.
Las prestaciones sociales tienen su propio ciclo, distinto del de la nómina del período. En SMART ERP cada una se liquida cuando corresponde: la prima por semestre, las cesantías y sus intereses por año, y las vacaciones por empleado y número de días. El cálculo toma el salario o la base prestacional de cada persona y los días trabajados en el semestre o en el año.
Una prestación liquidada queda primero «calculada» y se puede recalcular las veces que haga falta. Al aprobarla se bloquea y genera su comprobante: debita la provisión que la nómina fue acumulando período a período y acredita la nómina por pagar. Cuando el dinero sale, usted la marca como pagada y el ciclo queda cerrado.
Como las provisiones se contabilizan con cada período de nómina aprobado, al llegar la fecha de pago la obligación ya está en los libros. La prestación pagada entra además a la nómina electrónica del mes y al certificado de ingresos y retenciones del empleado.
El problema que resuelve
La prima se calcula en una hoja cada semestre
Reconstruir días trabajados y salarios base empleado por empleado consume tiempo y es difícil de auditar. La liquidación guarda el desglose del cálculo de cada persona.
La provisión no coincide con lo que se paga
Cuando la provisión se estima aparte, al pagar aparece una diferencia que nadie explica. Aquí la provisión sale de la misma nómina y el pago la consume con su comprobante.
No se sabe qué está liquidado y qué está pagado
Cada prestación tiene estado —calculada, aprobada o pagada— y un historial por año, de modo que usted ve de inmediato qué falta por aprobar o por desembolsar.
Qué hace prestaciones sociales en SMART ERP
Prima de servicios por semestre
Se elige el semestre y el sistema liquida a los empleados en proporción a los días trabajados en él, sobre el salario o la base prestacional de cada uno.
Cesantías del año
Liquidación anual proporcional a los días trabajados, lista para su consignación al fondo de cada empleado.
Intereses sobre cesantías
Se calculan sobre las cesantías liquidadas y en proporción a los días trabajados en el año, para pagarlos directamente al empleado.
Vacaciones por empleado
Se selecciona el empleado y el número de días a liquidar, ya sea para disfrutarlas o para compensarlas en dinero.
Detalle del cálculo
El detalle de cada liquidación muestra, en secciones por empleado, la base, los días y el valor resultante. Sirve de soporte ante el empleado y ante la revisoría.
Aprobación con comprobante contable
«Aprobar y contabilizar» bloquea la prestación contra recálculos y genera el comprobante que debita la provisión acumulada y acredita la nómina por pagar.
Seguimiento del pago
El desembolso se registra en caja o bancos como un egreso de nómina, que cancela la obligación. «Marcar pagada» cierra el ciclo de la prestación.
Base prestacional
Si un empleado tiene una base prestacional fija en su configuración, las prestaciones se calculan sobre ella; si no, sobre su salario de nómina.
Historial por año
Un selector de año permite consultar las prestaciones liquidadas en períodos anteriores con su estado y sus valores.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Mantenga la nómina al día
Las provisiones se contabilizan con cada período aprobado. Tener los períodos del semestre o del año aprobados deja la provisión acumulada lista para el pago.
- 2
Liquide la prestación
Elija el tipo. Para la prima indique el semestre; para cesantías e intereses confirme el año; para vacaciones seleccione el empleado y los días.
- 3
Revise el detalle
Abra el desglose por empleado y verifique bases y días. Mientras esté «calculada» puede recalcularla después de corregir un dato.
- 4
Apruebe y contabilice
La prestación queda bloqueada y se genera el comprobante contra la provisión acumulada.
- 5
Registre el desembolso
Pague desde caja o bancos con un egreso de nómina, que cancela la nómina por pagar.
- 6
Márquela como pagada
Con el dinero entregado, cierre el ciclo. La prestación pagada entra a la nómina electrónica del mes y al certificado anual del empleado.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Una prestación aprobada no se recalcula: revise el detalle antes de aprobar.
- «Marcar pagada» solo cambia el estado. El movimiento de dinero es el egreso que usted registra en caja o bancos.
- Las fechas legales de pago de cada prestación no las impone el sistema: usted decide cuándo liquidar y pagar.
- La nómina electrónica y el certificado de ingresos y retenciones toman solo las prestaciones pagadas.
- Las prestaciones de un empleado que se retira no se liquidan aquí sino en la liquidación de contrato, que calcula lo proporcional a la fecha de retiro.
Preguntas frecuentes
Sí. Al aprobar cada período de nómina, el sistema registra las provisiones del período en un comprobante agregado. Cuando usted aprueba la prestación, el comprobante consume esa provisión acumulada.
Sí, mientras la prestación esté «calculada». Corrija el dato y vuelva a liquidar o recalcular. Después de «Aprobar y contabilizar» ya no se modifica.
Elija el tipo «Vacaciones», seleccione el empleado e indique los días. El sistema calcula el valor sobre su salario básico o su base prestacional y sigue el mismo ciclo de aprobar y pagar.
Si el empleado tiene una base prestacional fija en su configuración, se usa esa base. Si no la tiene, se usa su salario de nómina. Los devengos variables no incrementan una base prestacional fija.
Sí. El documento de nómina electrónica de cada empleado reúne lo liquidado en los períodos del mes y las prestaciones pagadas en él.
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