Saltar al contenido
SMART ERP
Módulo opcional · se activa por empresa

Taller de servicio técnico y garantías

Reciba equipos, siga cada reparación por estados y atienda las garantías de lo que vende, con el costo de la posventa en su contabilidad.

Solicitar demostración Ver planes

Este módulo cubre la posventa de una empresa que vende equipos: el taller, donde se reciben, diagnostican y reparan, y las garantías, donde se responde por lo vendido. Las dos partes comparten clientes, productos, seriales e inventario con el resto del ERP, así que no hay que volver a registrar nada.

El taller trabaja con órdenes de servicio. Cada orden documenta el equipo y sus accesorios, la falla reportada, los diagnósticos del técnico, los repuestos usados y las actividades realizadas, y avanza por un flujo de estados que deja constancia de cada paso. El taller se activa por empresa: si su negocio no repara equipos, sus opciones no aparecen.

Las garantías no dependen de ese interruptor. Se registran desde las líneas de una factura de venta o de compra, o desde una orden de servicio, con la vigencia calculada según los meses de garantía de cada producto. Cuando hay un reclamo, el sistema acumula lo que cuesta atenderlo y lo que reconoce el proveedor, lo contabiliza y lo muestra en un informe y en su propia línea del estado de resultados.

Lo que este módulo resuelve

  • El estado de cada equipo está en la memoria del técnico

    Sin un registro común, responderle a un cliente obliga a buscar a quien tiene el equipo. Cada orden muestra su estado, su prioridad y la historia completa de lo que se ha hecho.

  • Las garantías se atienden sin verificar la venta

    Sin la factura a la mano se termina atendiendo por confianza. La búsqueda por cliente, producto o serial muestra la venta y si la cobertura sigue vigente.

  • La posventa es un costo invisible

    Repuestos, reposiciones y servicios externos se pierden entre otros movimientos. Cada reclamo acumula su costo y los gastos por garantías tienen cuenta y línea propias.

  • No se cobra al proveedor lo que le corresponde

    Las garantías de proveedor y las recuperaciones quedan registradas, de modo que usted sabe qué reconoció cada proveedor y cuánto del costo quedó a su cargo.

Qué puede hacer con Taller y garantías

Capacidades que ya están en el producto.

  • Órdenes de servicio

    Recepción del equipo con marca, modelo, serial, color, accesorios y falla reportada, asociada a un cliente de terceros, a una sede y, si se quiere, a un técnico responsable.

  • Flujo de estados

    Recibido, En Diagnóstico, Cotizado, Aprobado, En Reparación, Terminado y Entregado, con rechazo, espera de repuesto y cancelación. Solo se ofrecen los cambios válidos desde el estado actual.

  • Prioridades y fecha promesa

    Cuatro niveles de prioridad para ordenar la cola del taller y una fecha promesa de entrega por orden.

  • Diagnósticos que no se alteran

    Hallazgos, recomendación, necesidad de repuestos, costos y horas estimados. Un diagnóstico guardado no se edita ni se elimina; una orden puede tener varios.

  • Repuestos y actividades

    Los repuestos se agregan desde el catálogo de productos y las actividades registran qué se hizo, qué técnico y cuánto tiempo tomó.

  • Línea de tiempo y avisos al cliente

    Cada cambio de estado queda con comentario, usuario y hora, y se puede marcar por qué canal se le informó al cliente. Hay una vista general para ver los avisos pendientes.

  • Garantías de producto, servicio y proveedor

    Cada garantía nace de una factura de venta, una factura de compra o una orden de servicio, con cliente, producto y seriales tomados del documento.

  • Verificación de la cobertura

    La búsqueda de ventas por cliente o producto indica si la garantía aplica, hasta cuándo, si es vitalicia, si ya está registrada o si la venta fue devuelta.

  • Reclamo y resolución

    Una garantía vigente se reclama con su motivo y se resuelve como aplicada o denegada. Puede vincularse a la orden de servicio que la atiende.

  • Costo de cada reclamo

    Repuestos, reposiciones, bajas y servicio técnico externo se registran contra el reclamo y se contabilizan en la cuenta de gastos por garantías.

  • Recuperaciones y reembolsos

    Lo que reconoce el proveedor se registra como recuperación y resta del costo neto. El reembolso al cliente se enlaza con su devolución de venta.

  • Informe de garantías

    Indicadores, tendencia y segmentación por grupo, línea de negocio, marca, tipo, producto y cliente, con el detalle exportable a Excel.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El asistente busca clientes y productos y consulta las existencias y el kardex de un repuesto, con los permisos de quien pregunta.
  • También consulta los documentos de venta de un cliente, que son el origen de las garantías de producto, y los documentos de compra del proveedor.
  • Las órdenes de servicio y las garantías se consultan y se gestionan en sus pantallas y en el informe de garantías: el asistente no las crea ni las modifica.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

Informe de garantíasAnaliza las garantías: cuántas se generaron, cuántas se reclamaron, cuánto costaron y en qué clientes, productos, grupos, líneas de negocio y marcas se concentran.

Qué hay en pantalla

Filtros
Período (botones rápidos y fechas), «Fecha base» (fecha de registro, inicio de vigencia o fecha de reclamo), Cliente / Proveedor, Grupo, Línea de negocio, Marca, Sede, Tipo, estado y documento de origen.
Pestaña «Resumen»
Indicadores (garantías generadas, reclamadas, tasa de reclamación, valor garantizado, vigentes, vencidas sin reclamo, días promedio al reclamo, cobertura de ventas, costo neto, gastos, recuperado del proveedor y reembolsado al cliente), la tendencia, el estado y los próximos vencimientos.
Pestaña «Segmentación»
Garantías, reclamadas, tasa, valor y costo neto por grupo, línea de negocio, marca, tipo y documento de origen.
Pestaña «Productos y clientes»
Los 10 productos con más garantías, los 10 más reclamados y los 10 terceros con más garantías.
Pestaña «Detalle»
Una fila por garantía: registro, documento, cliente, producto, grupo y línea, inicio, fin, estado, reclamo, valor y costo neto.

Qué puede hacer

Aplicar
Recalcula el informe. Exige fechas «Desde» y «Hasta» válidas. Los filtros quedan en la dirección de la página.
Limpiar
Quita los filtros y vuelve al período inicial.
Ordenar el detalle
En la pestaña «Detalle», el encabezado de las columnas ordena la lista.
Exportar Excel
En la pestaña «Detalle», descarga las garantías con los filtros aplicados.
Gestionar garantías / Ver todas las vigentes
Enlaces que llevan a Taller › Garantías, donde se registran y se atienden las reclamaciones.

Tenga en cuenta

  • La «Fecha base» decide qué garantías entran al período: las registradas, las que empiezan a regir o las reclamadas en esas fechas.
  • El costo neto es lo gastado en atender las garantías menos lo recuperado del proveedor.
  • «Gastos registrados en el periodo» va por la fecha del gasto y cuadra con «Gastos por garantías» del estado de resultados.
  • El grupo es la categoría principal del producto: las subcategorías suman a su grupo. Las garantías de órdenes de servicio y de compras quedan en «Sin línea».
  • La tasa de reclamación se compara con el período anterior que indica la línea bajo los filtros. Aquí no se crean ni se modifican garantías.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre taller y garantías

No. El taller —órdenes de servicio y diagnósticos— se activa por empresa. Las garantías funcionan con el taller apagado, sobre facturas de venta y de compra.

Para negocios que reciben equipos de sus clientes para diagnóstico o reparación y necesitan seguir cada caso: recepción, diagnóstico, cotización, reparación y entrega, con repuestos y tiempos.

Sí. Los seriales se toman del documento de origen, y la vigencia se calcula con los meses de garantía del serial o del producto. Al anular un gasto de garantía, los seriales se restauran.

Sí. Los repuestos y reposiciones salen del inventario al gasto por garantías con su comprobante, y las recuperaciones del proveedor se registran en su cuenta. Las cuentas se definen en la configuración contable.

Sí. El informe de garantías muestra los productos con más garantías y los más reclamados, la tasa de reclamación y el costo neto por grupo, marca y línea de negocio.

No envía mensajes por su cuenta. La línea de tiempo permite registrar que usted ya le avisó al cliente y por qué canal, y filtrar los avisos que siguen pendientes.

Módulos relacionados

Vea SMART ERP con los procesos de su empresa

Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.

Solicitar demostración Escribir por WhatsApp

En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo