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SMART ERP
Informes y tableros

Tableros e indicadores de ventas, compras e inventario

Un tablero por área con lo que pasa hoy y reportes por período con margen, tendencia y desgloses, todos con la misma definición de cada cifra.

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Los tableros de SMART ERP están hechos para abrirlos todos los días. El de ventas muestra cómo va el período y qué documentos esperan atención; el de compras, las órdenes abiertas, lo que falta por recibir y lo que se debe; el de inventario, cuánto hay, cuánto vale y qué está bajo o agotado.

Para analizar con más profundidad están los reportes: ventas con costo, utilidad y margen por producto, vendedor, canal y categoría; ventas línea por línea; cartera por edades; inventario con kardex, clasificación ABC y antigüedad; y los KPIs gerenciales, que resumen el período en pocos indicadores con su variación.

Cada pantalla explica en su ayuda cómo se calcula cada cifra. Eso evita la discusión de siempre: si las ventas llevan impuestos, si ya restan las devoluciones, contra qué período se compara.

El problema que resuelve

  • Hay que pedir las cifras para saber cómo va el mes

    Cuando el seguimiento depende de que alguien prepare un archivo, la gerencia y los jefes de área se enteran tarde de una caída en ventas o de un producto agotado.

  • Se vende mucho, pero no se sabe con qué margen

    Un reporte que solo muestra ingresos esconde los productos, vendedores o canales que venden bien y dejan poco.

  • Inventario parado que nadie ve

    Sin una vista de lo que no rota y de lo que está por agotarse, el dinero se queda en productos sin salida mientras faltan los que sí se venden.

  • Cada área calcula las ventas a su manera

    Comercial con impuestos, contabilidad sin ellos, y las devoluciones restadas en fechas distintas: tres cifras para el mismo mes.

Qué hace tableros e indicadores en SMART ERP

  • Tablero de ventas

    Ventas netas, devoluciones, facturas emitidas, ticket promedio, cotizaciones pendientes, pedidos en curso, tasa de conversión y cuentas por cobrar; ventas diarias, por vendedor, principales clientes y productos y últimas facturas. Filtra por fechas, sede y vendedor.

  • Metas del mes en el tablero

    Con el módulo de vendedores activo y metas fijadas, una tarjeta muestra el cumplimiento de las metas de los vendedores.

  • Tablero de compras

    Órdenes activas y pendientes de confirmar, recepciones pendientes, compras y gastos del mes, facturas por pagar y vencidas, saldo pendiente y facturas sin asiento, con actividad de 30 días y principales proveedores.

  • Tablero de inventario

    Productos, unidades, valor del inventario, reservados, stock bajo, sin stock, seriales y bodegas; movimientos de 30 días, stock por bodega, productos con stock bajo y rotación con días de inventario.

  • KPIs gerenciales

    Ingresos netos, margen bruto, unidades netas, facturas y ticket promedio, cada uno con su variación, la tendencia de ingresos frente a costo y desgloses por producto, vendedor, canal, categoría y medio de pago.

  • Reporte de ventas

    Pestañas de resumen, productos, vendedores, canales, inventario y categorías sobre el mismo período y filtros: ingresos netos, costo, utilidad bruta, margen, unidades y ticket promedio.

  • Stock muerto y alertas desde las ventas

    El reporte de ventas cruza lo vendido con las existencias: productos con mucho stock y pocas ventas, y productos de alta demanda con poco stock ordenados por días hasta agotarse.

  • Ventas detallado con Excel

    Cada línea facturada con vendedor, cliente, línea de negocio, producto, costo, venta, devuelto, margen y ganancia. Exporta el reporte completo, no solo la página en pantalla.

  • Cartera por edades

    Cartera total, vencida y su porcentaje, y el saldo por rangos de mora a una fecha de corte, por tercero o por documento, con impresión y descarga en CSV.

  • Reporte de inventario

    Stock por bodega, kardex por producto, movimientos, alertas, clasificación ABC por valor, rotación o margen, antigüedad por último movimiento y seriales, con Excel por pestaña.

Cómo funciona, paso a paso

  1. 1

    Abra el tablero de su área

    Ventas, compras o inventario. Muestra la situación del momento; en ventas puede cambiar fechas, sede y vendedor y pulsar «Aplicar».

  2. 2

    Atienda lo pendiente

    Las tarjetas de pendientes —cotizaciones, devoluciones, recepciones, facturas vencidas o sin asiento— indican por dónde empezar.

  3. 3

    Profundice en el reporte

    Pase a Reportes para ver el período con costo y margen, y cambie de pestaña para verlo por producto, vendedor, canal o categoría.

  4. 4

    Compare

    Use la variación de cada indicador, que compara con el período inmediatamente anterior de la misma duración.

  5. 5

    Lleve el detalle a Excel

    Para trabajar las cifras, exporte desde ventas detallado, inventario o el generador de informes.

Tenga en cuenta

Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.

  • El tablero de ventas muestra el total facturado con impuestos, menos devoluciones y ajustado con notas de cartera. Los reportes y los KPIs muestran ventas sin impuestos, que es la base para calcular margen.
  • Una devolución resta en el período en que se aprobó, no en el de la factura original.
  • La utilidad bruta de estos reportes es venta menos costo de lo vendido. Los gastos no están aquí: para eso está el estado de resultados gerencial.
  • Los tableros de compras e inventario no tienen filtros: muestran la situación de hoy de todas las sedes o bodegas.
  • La cartera por edades cambia los días de mora según la fecha de corte, pero el saldo es siempre el de hoy: no reconstruye la cartera de una fecha pasada.
  • «Medios de pago» son valores recibidos en bruto, así que no cuadran con los ingresos netos cuando hubo devoluciones.
  • Los tableros, el reporte de ventas resumido y los KPIs no exportan a Excel; el detalle exportable está en ventas detallado, inventario y el generador.
  • Un vendedor con visibilidad restringida ve solo sus ventas y no tiene el filtro de vendedor.

En las pantallas del producto

La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.

Tablero de ventasMuestra de un vistazo cómo van las ventas del período: cuánto se facturó, cuánto se devolvió y qué documentos están pendientes de atender.

Qué hay en pantalla

Filtros
«Desde», «Hasta», «Sede» y «Vendedor». Al entrar muestra del primer día del mes hasta hoy.
Indicadores
Ventas netas, Devoluciones, Facturas emitidas, Ticket promedio, Cotizaciones pendientes, Pedidos en curso, Devoluciones pendientes, Tasa de conversión y Cuentas por cobrar.
Metas del mes
Tarjeta con el cumplimiento de las metas de los vendedores. Aparece solo con el módulo de vendedores activo y metas fijadas.
Gráficos
«Ventas Diarias» y «Ventas por Vendedor (Top 10)», y la distribución por estado de cotizaciones, pedidos, facturas y devoluciones.
Tablas
«Top 10 Clientes», «Top 10 Productos», «Últimas Facturas» y «Devoluciones Pendientes».

Qué puede hacer

Aplicar
Recalcula el tablero con las fechas, la sede y el vendedor elegidos. Los filtros no se aplican hasta presionarlo.
Limpiar
Vuelve al mes en curso, todas las sedes y todos los vendedores.
Analizar con IA
Abre el asistente con una pregunta ya escrita sobre el tablero; usted decide si la envía.

Tenga en cuenta

  • «Ventas Netas» es el total facturado con impuestos de las facturas emitidas, pagadas o con pago parcial, menos las devoluciones aprobadas o procesadas y ajustado con las notas de cartera manuales. La tarjeta muestra también el bruto y lo devuelto.
  • Las devoluciones restan en el día en que se aprobaron, no en la fecha de la factura original.
  • Cotizaciones pendientes, pedidos en curso, devoluciones pendientes y cuentas por cobrar son la situación de hoy: no dependen de las fechas del filtro.
  • La tasa de conversión es el porcentaje de las cotizaciones creadas en el período que se convirtieron en pedido.
  • Un vendedor con visibilidad restringida ve solo sus ventas y no tiene el filtro «Vendedor». Para ventas sin impuestos, costo y margen use Reportes › Ventas.
Página de esta pantalla →
Tablero de comprasResume el estado actual de las compras: órdenes abiertas, lo que falta por recibir, lo comprado en el mes y lo que se debe a los proveedores.

Qué hay en pantalla

Indicadores de órdenes
Órdenes activas, Pendientes de confirmar, Recepciones pendientes y Compras del mes.
Indicadores de facturas
Facturas por pagar, Saldo pendiente, Facturas vencidas, Devoluciones pendientes, Gastos del mes, Gastos por pagar, Mercancía por pagar y Facturas sin asiento.
Gráficos
«Actividad (30 días)» con órdenes, recepciones y facturas por día; «Compras por Proveedor (Top 10)», y la distribución por estado de órdenes, facturas y devoluciones.
Tablas
«Órdenes Recientes», «Facturas Próximas a Vencer» y «Top Proveedores» con total en órdenes, total facturado, saldo pendiente y devoluciones.

Qué puede hacer

Abrir las facturas sin asiento
La tarjeta «Facturas sin Asiento» lleva a Compras › Facturas con el filtro de las que no tienen comprobante contable, para contabilizarlas desde allí.

Tenga en cuenta

  • No tiene filtros: muestra la situación de hoy de todas las sedes; los meses son el mes en curso.
  • «Compras del Mes» suma las órdenes de compra confirmadas o recibidas del mes y resta las devoluciones a proveedor. No sale de las facturas de compra.
  • «Gastos del Mes» son las facturas de tipo gasto del mes, sin impuestos.
  • «Saldo Pendiente» es lo que falta por pagar de todas las facturas no anuladas; «Gastos por Pagar» y «Mercancía por Pagar» lo separan según el tipo de factura.
  • «Facturas sin Asiento» no cuenta las facturas históricas migradas del sistema anterior, que no se contabilizan aquí.
Página de esta pantalla →
Tablero de inventarioMuestra el estado actual de las existencias: cuántas unidades hay, cuánto valen, qué productos están bajos o agotados y qué se ha movido en los últimos 30 días.

Qué hay en pantalla

Indicadores
Total de productos, Unidades en stock, Valor del inventario, Reservados, Stock bajo, Sin stock, Seriales y Bodegas activas.
Gráficos
«Movimientos (30 días)» con entradas, salidas, traslados y ajustes por día; «Stock por Bodega»; traslados por estado y ajustes por tipo y por estado.
Tablas de productos
«Top 10 Productos con Más Stock», «Productos con Stock Bajo» (con la marca Agotado o Crítico) y «Top Productos por Rotación» con lo vendido en 30 días y los días de inventario.
Movimientos
«Movimientos por Motivo (30 días)» y «Movimientos Recientes».

Qué puede hacer

Consultar
Es una pantalla de solo lectura, sin filtros ni botones. Para el detalle por producto, bodega o fecha y para exportar a Excel use Reportes › Inventario.

Tenga en cuenta

  • El «Valor del Inventario» es la cantidad de cada producto por su costo promedio en cada bodega.
  • «Stock Bajo» cuenta los productos con disponible mayor que cero pero igual o inferior a su stock mínimo; solo aplica a productos que tienen mínimo definido. «Sin Stock» cuenta los que tienen disponible en cero.
  • «Movimientos por Motivo» incluye solo los movimientos directos de inventario; compras, ventas, traslados y ajustes tienen sus propios informes.
  • Muestra todas las bodegas juntas y la situación del momento en que abre la pantalla.
Página de esta pantalla →
KPIs gerencialesDa una visión ejecutiva de las ventas del período en pocos indicadores: ingresos, margen, unidades, facturas y ticket promedio, con sus principales desgloses.

Qué hay en pantalla

Filtros
«Período» (Hoy, Esta Semana, Este Mes, Este Trimestre, Este Año o Personalizado), fechas, Vendedor, Categoría y Canal.
Indicadores
Ingresos netos, Margen bruto %, Unidades netas, Facturas y Ticket promedio, cada uno con su variación.
Gráfico «Tendencia de Ventas»
Ingresos frente a costo a lo largo del período.
Desgloses
«Top 10 Productos», «Top 10 Vendedores», «Ventas por Canal», «Margen por Categoría» y «Métodos de Pago», cada uno con gráfico y tabla.

Qué puede hacer

Aplicar
Recalcula la pantalla con el período y los filtros elegidos.
Limpiar
Vuelve al período y los filtros iniciales.

Tenga en cuenta

  • Usa las mismas cifras de Reportes › Ventas: ingresos sin impuestos, netos de devoluciones, que restan en el período en que se aprobaron.
  • El margen bruto es ventas menos costo de lo vendido. Los gastos no están aquí: se ven en el estado de resultados.
  • La variación de cada indicador compara con el período inmediatamente anterior de la misma duración.
  • «Métodos de Pago» son valores recibidos en bruto y no cuadran con los ingresos netos cuando hubo devoluciones.
  • Un vendedor con visibilidad restringida ve solo sus ventas. Esta pantalla no exporta a Excel.
Página de esta pantalla →
Reporte de ventasAnaliza las ventas de un período: ingresos, costo, utilidad y margen, y cómo se reparten por producto, vendedor, canal y categoría.

Qué hay en pantalla

Filtros
«Período» (Hoy, Esta Semana, Este Mes, Este Trimestre, Este Año o Personalizado), fechas, Sede, Vendedor, Categoría, Línea de negocio y Grupo de origen.
Pestaña «Resumen»
Indicadores (Ingresos netos, Devoluciones, Costo neto, Utilidad bruta, Margen %, Unidades netas y Ticket promedio), la «Tendencia de Ventas» y los «Métodos de Pago».
Pestañas «Productos» y «Vendedores»
Los 10 productos y los 10 vendedores con más ingresos, con unidades o transacciones, costo y margen.
Pestaña «Canales»
Ventas por canal, por línea de negocio y por grupo de origen.
Pestaña «Inventario»
«Stock Muerto» (mucho stock y pocas o ninguna venta en el período) y «Alertas de Reabastecimiento» (alta demanda y poco stock, ordenadas por días hasta agotarse).
Pestaña «Categorías»
Ingresos y participación de cada categoría y su margen bruto.

Qué puede hacer

Aplicar
Recalcula todas las pestañas con los filtros elegidos. Nada cambia hasta presionarlo.
Limpiar
Vuelve al período y los filtros iniciales.
Cambiar de pestaña
Cada pestaña muestra el mismo período y los mismos filtros desde otro ángulo.

Tenga en cuenta

  • Los ingresos son ventas sin impuestos de las facturas emitidas, pagadas o con pago parcial, netas de devoluciones aprobadas o procesadas.
  • Una devolución resta en el período en que se aprobó, no en el de la factura. Las notas de cartera manuales ajustan solo los indicadores, porque no tienen detalle por línea.
  • La utilidad bruta es venta sin IVA menos costo de lo vendido. No incluye gastos: para eso está Reportes › Estado de Resultados.
  • La flecha y el porcentaje de cada indicador comparan con el período inmediatamente anterior de la misma duración.
  • «Métodos de Pago» son valores recibidos en bruto: una devolución no reversa el pago, por eso su total no cuadra con los ingresos netos. Esta pantalla no exporta a Excel; para eso use Reportes › Ventas Detalle.
Página de esta pantalla →
Reporte de ventas detalladoLista las ventas línea por línea, con costo, margen, ganancia y la participación calculada por línea de negocio. Sirve para revisar una venta puntual o llevar el detalle a Excel.

Qué hay en pantalla

Filtros
«Período» (de Hoy a Año Pasado, o Personalizado), fechas, Línea de negocio, Grupo de origen, Categoría, Vendedor y Producto.
Indicadores
Líneas, Unidades netas, Venta neta, Devoluciones, Costo neto, Ganancia neta y Comisión (o «Participación línea» cuando están activas las comisiones por recaudo).
Tabla «Detalle de Ventas»
Por cada línea: fecha y hora, factura, vendedor, cliente, línea, grupo, producto, unidades, costo, venta, devuelto, venta neta, margen, ganancia y comisión.
Marca «Devolución de periodo anterior»
Señala las líneas devueltas en este período cuya factura es de un período anterior.

Qué puede hacer

Aplicar
Consulta con los filtros elegidos. Los filtros quedan en la dirección de la página, así que puede compartir el enlace.
Limpiar
Quita los filtros y vuelve al período inicial.
Excel
Descarga el reporte completo con los filtros aplicados, no solo la página que está viendo.
Anterior / Siguiente
Pasa de página en la tabla.

Tenga en cuenta

  • Trae una línea por cada ítem facturado en el período, más las líneas devueltas en el período aunque su factura sea anterior.
  • Las ventas van sin impuestos y netas de devoluciones.
  • La comisión o participación se calcula sobre la ganancia neta (venta menos devoluciones menos costo), no sobre el valor de la venta, con el porcentaje de la línea de negocio guardado en la factura.
  • La «Participación línea» no es la comisión por recaudo del vendedor: esa se consulta en Ventas › Comisiones.
  • Un vendedor con visibilidad restringida ve solo sus ventas y no tiene el filtro «Vendedor».
Página de esta pantalla →
Reporte de cartera por edadesMuestra cuánto deben los clientes y qué tan vencido está, repartido por rangos de días de mora a una fecha de corte.

Qué hay en pantalla

Filtros
«Fecha de corte» y «Agrupar por» (por tercero o por documento).
Indicadores
Cartera total, Cartera vencida, % Vencido y Clientes con saldo.
Gráfico «Distribución por edades»
El saldo en cada rango: Corriente, 1-30, 31-60, 61-90, 91-180, 181-360 y más de 360 días.
Tabla
Documento y cliente con su saldo en cada rango y el total. Agrupada por documento muestra además el vencimiento y los días de mora de cada cuenta.

Qué puede hacer

Aplicar
Recalcula con la fecha de corte y la agrupación elegidas.
Limpiar
Vuelve a la fecha de hoy y a la agrupación por tercero.
Imprimir
Abre la impresión del navegador con el reporte en pantalla.
Exportar CSV
Descarga la tabla en un archivo CSV que se abre en Excel.

Tenga en cuenta

  • La fecha de corte cambia los días de mora y el rango de cada cuenta, pero el saldo es siempre el de hoy: no reconstruye la cartera que había en una fecha pasada.
  • Incluye solo cuentas por cobrar con saldo pendiente. La cartera castigada no aparece porque queda con saldo cero.
  • «Corriente» es lo que aún no ha vencido a la fecha de corte.
  • Es un informe de consulta: recaudos, notas y gestiones de cobro se hacen en el menú Cartera.
Página de esta pantalla →
Reporte de inventarioReúne los informes de existencias: resumen ejecutivo, stock detallado, kardex por producto, movimientos, alertas, clasificación ABC, antigüedad y seriales.

Qué hay en pantalla

Filtros generales
«Bodega», «Categoría» y «Marca». Aplican a todas las pestañas.
Pestañas «Resumen» y «Stock»
El resumen trae indicadores (unidades, valor al costo y a precio de venta, reservadas, stock bajo, sin stock, sin movimiento en 90 días) y la distribución por bodega, categoría y marca. «Stock» lista cada producto por bodega con existencia, reservado, disponible, costo promedio, valor y estado.
Pestañas «Kardex» y «Movimientos»
El kardex muestra, para un producto, saldo inicial, entradas, salidas, ajustes de valor y saldo final con cada movimiento. «Movimientos» lista todas las líneas movidas en un período, con filtros por tipo, origen, motivo y número.
Pestaña «Alertas»
Tres listas: «Stock bajo» (con la cantidad sugerida), «Sin stock» y «Sin movimiento» (con los días que usted indique).
Pestañas «ABC», «Aging» y «Seriales»
ABC clasifica los productos por valor de inventario, rotación o margen. «Aging» agrupa el stock por antigüedad desde el último movimiento. «Seriales» lista cada serial con estado, condición, costo y garantía.

Qué puede hacer

Aplicar
Aplica bodega, categoría y marca a todas las pestañas. Los filtros y la pestaña quedan en la dirección de la página.
Limpiar
Quita los filtros generales.
Ver kardex
En la pestaña «Stock», el botón de cada fila abre el kardex de ese producto en esa bodega sin salir de la lista.
Elegir producto en «Kardex»
El kardex necesita un producto. La bodega puede ser una o «Consolidado» (todas).
Excel
Las pestañas Stock, Kardex, Movimientos, Alertas, ABC, Aging y Seriales descargan su contenido con los filtros aplicados.
Incluir stock cero
En «Stock», muestra también los productos sin existencias.

Tenga en cuenta

  • Es un informe de consulta: no mueve existencias ni contabilidad. Los ajustes, traslados y conteos se hacen en el menú Inventario.
  • El valor al costo es cantidad por costo promedio. Los indicadores del resumen son del stock de este momento; sus gráficos de movimientos cubren los últimos 30 días.
  • En el kardex, «Ajustes de valor» reúne revalorizaciones, diferencias de precio y residuales: cambian el valor sin cambiar las unidades.
  • En ABC la clase A reúne los productos que hacen el primer 80 % del criterio elegido, la B hasta el 95 % y la C el resto.
  • «Aging» mide la antigüedad por la fecha del último movimiento de cada producto en cada bodega, no por la fecha de compra.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes

Muestran la información del momento en que usted abre la pantalla o aplica los filtros. No hay un proceso nocturno de carga: salen directamente de los documentos del sistema.

Sí. El reporte de ventas tiene pestañas de productos y vendedores con ingresos, costo y margen, y los KPIs muestran el margen por categoría.

Contra el período inmediatamente anterior de la misma duración. Si consulta quince días, compara con los quince días previos.

El tablero y los reportes de ventas se filtran por sede, y el reporte de inventario por bodega. Los tableros de compras e inventario muestran todas las sedes juntas.

Sí. El reporte de inventario tiene la lista «Sin movimiento» con los días que usted indique y la antigüedad por último movimiento, y el reporte de ventas señala el stock muerto del período.

Sí. «Analizar con IA» en el tablero de ventas abre el asistente con una pregunta ya escrita que compara el mes con el anterior. Usted la ajusta y decide si la envía.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo