Nómina electrónica ante la DIAN
Un documento por empleado y mes, armado con lo liquidado en firme y transmitido a la DIAN, con estado, reenvío de rechazados y corrección de aceptados.
La nómina electrónica toma lo que su empresa ya liquidó. Por cada empleado y mes, SMART ERP arma un documento soporte de pago de nómina con lo liquidado en todos los períodos del mes —quincenas incluidas—, las prestaciones pagadas en él y, si hubo retiro, la liquidación de contrato. SMART ERP transmite el documento a la DIAN a mes vencido.
La pantalla del mes muestra a cada empleado con su devengado, deducido y neto, el estado del documento ante la DIAN, su número y su código único (CUNE). Usted transmite todo el mes de una vez o empleado por empleado. Si a un documento le faltan datos o la DIAN lo rechaza, el motivo aparece bajo el estado; se corrige el dato y se reenvía.
Cuando después de transmitir cambia la nómina de un empleado —se aprueba o se anula una liquidación del mes—, la pantalla avisa que el documento aceptado ya no coincide. «Corregir ante la DIAN» emite la nómina de ajuste que elimina el documento anterior y, cuando la DIAN la acepta, transmite el corregido.
El problema que resuelve
Volver a digitar la nómina en otro portal
Transcribir devengados y deducciones de cada empleado a una herramienta externa duplica el trabajo y los errores. El documento se arma con las liquidaciones del sistema.
No se sabe qué documentos aceptó la DIAN
Los indicadores del mes muestran cuántos están aceptados, cuántos en validación y cuántos faltan por transmitir o tienen novedades por corregir.
Un rechazo sin explicación detiene el mes
Cada documento con error muestra los datos que faltan o el motivo del rechazo, para corregir en el origen y reenviar solo ese documento.
Qué hace nómina electrónica en SMART ERP
Un documento por empleado y mes
Reúne las liquidaciones de todos los períodos del mes, las prestaciones pagadas en él y la liquidación de contrato, con fecha de retiro, indemnización y vacaciones compensadas cuando aplican.
Transmisión del mes o por empleado
«Transmitir el mes» genera y envía los documentos de todos los empleados que faltan, incluidos los que tenían errores o fueron rechazados. Cada fila tiene también su propio «Transmitir».
Estado ante la DIAN
Cada documento pasa de pendiente a enviado y luego a aceptado o rechazado. «Verificar» consulta el estado de uno que sigue en validación, y el sistema reintenta por su cuenta los que no obtuvieron respuesta.
Errores por corregir a la vista
Si faltan datos del empleado o de la sede —correo, documento, ciudad—, el documento queda con error y la lista de lo que falta. Tras corregir, «Reenviar» lo envía de nuevo.
Aviso de documentos que ya no coinciden
Si después de transmitir se aprueba o se anula una liquidación de un empleado, la fila lo señala para que usted decida la corrección.
Corrección ante la DIAN
Para un documento aceptado, emite la nómina de ajuste que lo elimina y, una vez aceptada, transmite el documento corregido. El original queda inactivo.
PDF y código CUNE
El número del documento y su CUNE quedan en la lista, y el PDF se abre cuando ya está disponible.
Misma conexión de la facturación electrónica
Usa la misma conexión con la DIAN de los documentos electrónicos de ventas, y los documentos de nómina aparecen también en esa bandeja.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Active los documentos electrónicos
La conexión con la DIAN se configura en la implementación, en la configuración de documentos electrónicos. Sin eso los botones de transmisión quedan deshabilitados.
- 2
Apruebe la nómina del mes
Solo aparecen los empleados con nómina aprobada o pagada en el mes. Registre también las prestaciones pagadas.
- 3
Elija mes y año
Revise la lista de empleados con su devengado, deducido y neto, y los indicadores del mes.
- 4
Transmita
Use «Transmitir el mes» para enviar todos los documentos pendientes, o transmita empleado por empleado.
- 5
Corrija y reenvíe
Atienda los errores listados bajo el estado de cada empleado, corrija el dato en su ficha o en la sede y pulse «Reenviar».
- 6
Verifique la aceptación
Actualice la lista o use «Verificar» hasta que los documentos queden aceptados. Si la nómina cambió después, use «Corregir ante la DIAN».
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo aparecen los empleados con nómina aprobada o pagada en el mes. Se transmite a mes vencido.
- Requiere los documentos electrónicos activos; se activa por empresa.
- Si faltan datos del empleado o de la sede, el documento queda con error: corrija el dato y use «Reenviar».
- Un documento aceptado no se modifica: la única corrección es «Corregir ante la DIAN», que lo reemplaza.
- La transmisión nunca altera la nómina: si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), el documento queda pendiente y el sistema reintenta solo.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Nómina electrónicaTransmite a la DIAN el documento soporte de pago de nómina electrónica: uno por empleado y mes, con todo lo pagado en el mes.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Empleados del mes», «Neto pagado», «Aceptados por la DIAN» (y cuántos están en validación) y «Por transmitir» (y cuántos tienen novedades por corregir).
- Selector de mes y año
- Define el mes que se consulta y se transmite.
- Lista de empleados
- Devengado, deducido, neto, estado ante la DIAN, número del documento y su código (CUNE).
- Errores por corregir
- Bajo el estado de cada empleado se listan los datos que faltan o el motivo del rechazo.
- Aviso de documentos que ya no coinciden
- Aparece cuando, después de transmitir, se aprobó o anuló una liquidación de un empleado.
Qué puede hacer
- Transmitir el mes
- Genera y envía los documentos de todos los empleados que faltan por transmitir, incluidos los que tienen errores o fueron rechazados.
- Transmitir (fila)
- Envía solo el documento de ese empleado.
- Reenviar
- Vuelve a enviar un documento que no ha sido aceptado, después de corregir lo que faltaba.
- Verificar
- Consulta el estado de un documento que está en validación en la DIAN.
- Corregir ante la DIAN
- Para un documento aceptado que ya no coincide con la nómina: emite la nómina de ajuste que elimina el documento anterior y, cuando la DIAN la acepta, transmite el corregido.
- Abre el documento cuando el proveedor ya lo entregó.
- Actualizar
- Vuelve a cargar la lista y los estados.
Tenga en cuenta
- Solo aparecen los empleados con nómina aprobada o pagada en el mes. Se transmite a mes vencido, con las liquidaciones de todos los períodos del mes y las prestaciones pagadas en él.
- Requiere los documentos electrónicos activos y las credenciales del proveedor en Ventas › Documentos electrónicos › Configuración; sin eso los botones quedan deshabilitados.
- Si faltan datos del empleado o de la sede (correo, documento, ciudad), el documento queda con error: corrija el dato y use «Reenviar».
- Un documento aceptado no se modifica: la única corrección es «Corregir ante la DIAN», que lo reemplaza.
- Las incapacidades se reportan todas como de origen común.
Preguntas frecuentes
Uno por empleado y mes. El documento reúne lo liquidado en todos los períodos del mes y las prestaciones pagadas en él, y se transmite a mes vencido.
Tener activos los documentos electrónicos en su empresa. La conexión con la DIAN es la misma de la facturación electrónica y se configura en la implementación.
La fila muestra el motivo del rechazo. Usted corrige el dato y lo reenvía; el sistema lo transmite como un documento nuevo. Los demás empleados no se ven afectados.
Con «Corregir ante la DIAN». El sistema emite la nómina de ajuste que elimina el documento aceptado y, cuando la DIAN la acepta, transmite el documento con los valores vigentes.
Sí. Su liquidación de contrato aprobada entra al documento del mes con la fecha de retiro, la indemnización y las vacaciones compensadas.
El documento queda pendiente y un proceso automático reintenta el envío y verifica los que no tuvieron respuesta. Su nómina no se ve afectada.
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- Módulo
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