Cuentas por cobrar: saldos, edades y estados
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Una cuenta por cobrar es el saldo que un cliente debe por una factura de venta. En SMART ERP no se crea a mano: nace al emitir la factura, también en las ventas a crédito del punto de venta, y se actualiza con cada recaudo aplicado y con cada nota crédito o débito. El saldo es siempre el valor original menos los abonos y las notas crédito, más las notas débito.
La pantalla de cuentas por cobrar muestra esa cartera con filtros por cliente, estado, sede, fecha, línea y grupo de negocio, e indicadores que respetan lo filtrado: saldo total, saldo vencido, total abonado, porcentaje en mora, días promedio de mora y clientes con deuda. Desde el detalle de cada cuenta usted ve la factura de origen, los recaudos aplicados, las cuotas, las notas y las gestiones de cobro.
Alrededor de esa pantalla hay tres consultas más: los vencimientos, con la cartera por rangos de mora agrupada por cliente o cuota por cuota; el reporte de cartera por edades a una fecha de corte; y el estado de cuenta de uno o varios clientes, en PDF o Excel, con la opción de enviarlo por correo.
El problema que resuelve
La cartera vive en una hoja de cálculo
Cuando el saldo se lleva aparte, cada pago y cada devolución hay que registrarlos dos veces y el archivo siempre va un paso atrás. Aquí el saldo cambia con el mismo documento que registra el pago o la nota.
No se sabe qué parte de la cartera ya está vencida
Sin fechas de vencimiento vigiladas, lo vencido se descubre cuando el cliente ya debe varias facturas. La cuenta pasa sola a «Vencida» y las edades la ubican en su rango de mora.
Armar un estado de cuenta toma una tarde
Reunir facturas, abonos y notas de un cliente a mano es lento y propenso a errores. El estado de cuenta sale del sistema con saldo inicial, movimientos y saldo acumulado, para un cliente o para todos los que deben.
Qué hace cuentas por cobrar en SMART ERP
Creación automática desde la factura
Al emitir una factura a crédito se crea la cuenta por cobrar con su fecha de vencimiento y sus cuotas. Si la factura lleva retenciones del cliente, la cuenta nace por el valor neto que realmente se va a cobrar.
Estados que se actualizan solos
La cuenta empieza «Vigente», pasa a «Parcial» con el primer abono y a «Pagada» cuando el saldo llega a cero. Si vence con saldo se marca «Vencida». También puede pasar a «Cobro jurídico» o «Castigada».
Indicadores que respetan los filtros
Saldo total, saldo vencido y número de cuentas vencidas, total abonado, porcentaje en mora, días promedio de mora y clientes con deuda se recalculan con cada filtro que usted aplique.
Detalle completo de cada cuenta
El panel de detalle reúne los datos de la factura de origen, los recaudos aplicados, las cuotas, las notas crédito y débito y las gestiones de cobro. Desde ahí se abre el estado de cuenta del cliente.
Vencimientos por cliente o por cuota
Consulte el saldo pendiente repartido en corriente y en rangos de días de mora, con los días calculados a hoy. Elija la vista agrupada por cliente o el detalle cuota por cuota.
Cartera por edades a una fecha de corte
El reporte de cartera muestra cartera total, cartera vencida, porcentaje vencido y clientes con saldo, con un gráfico por rangos y una tabla por tercero o por documento. Se imprime o se exporta.
Estado de cuenta en PDF o Excel
Para uno, varios o todos los clientes con saldo: saldo inicial, facturas pendientes con su antigüedad al corte y el extracto de facturas, recaudos y notas con saldo acumulado. La versión detallada agrega los productos de cada factura.
Exportación a Excel con detalle de productos
Exporte toda la cartera o solo lo filtrado, en resumen por cuenta o con una fila por producto facturado. Ambos archivos incluyen una hoja de resumen con los indicadores y los filtros aplicados.
Notas crédito y débito de cartera
Una nota crédito baja lo que el cliente debe y una nota débito lo sube. Se preparan en borrador y al emitirlas se aplican a la cuenta y generan su comprobante contable. Anularlas restituye el saldo.
Acciones de cobro desde la cuenta
Sobre una cuenta con saldo usted puede ajustar la fecha de vencimiento y las observaciones, enviarla a cobro jurídico o castigarla, siempre con motivo y según el acceso de su rol.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Emita la factura a crédito
Al emitir la factura de venta, o al cobrar a crédito en el punto de venta, el sistema crea la cuenta por cobrar con su vencimiento. Usted no digita nada en cartera.
- 2
Consulte la cartera con los filtros que necesite
En Cartera › Cuentas por cobrar busque por cliente o número de factura y filtre por estado, sede, fecha, línea o grupo. Los indicadores de la parte superior cambian con cada filtro.
- 3
Abra el detalle de una cuenta
Revise la factura de origen, los abonos recibidos, las cuotas y las notas. Si hace falta, corrija la fecha de vencimiento o deje una observación.
- 4
Revise edades y vencimientos
Use Cartera › Vencimientos para ver cuánto está al día y cuánto vencido por rango, o el reporte de cartera por edades para una fecha de corte y agrupación específicas.
- 5
Genere y envíe el estado de cuenta
Elija los clientes, el formato y la versión normal o detallada. Descargue el archivo o envíelo por correo; el envío queda en el historial.
- 6
Registre el pago o la gestión
El abono se hace en Cartera › Recaudos y el seguimiento en Gestión de cobro. Ambos se reflejan de inmediato en el saldo y en el detalle de la cuenta.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Las cuentas por cobrar no se crean ni se eliminan a mano: nacen de la factura y cambian con recaudos y notas.
- Una cuenta pagada o castigada no admite edición de su fecha de vencimiento ni de sus observaciones.
- En el reporte por edades, la fecha de corte cambia los días de mora y el rango de cada cuenta, pero el saldo es el de hoy: no reconstruye la cartera que había en una fecha pasada.
- La cartera castigada no aparece en vencimientos ni en edades, porque queda con saldo cero.
- Las notas crédito creadas por una devolución de venta no se anulan desde cartera: se revierten anulando la devolución en ventas.
- Una nota crédito siempre se aplica a una cuenta por cobrar y no puede superar su saldo.
- Un vendedor con visibilidad restringida ve solo la cartera de sus propias facturas.
- Las facturas traídas de su sistema anterior conservan su cuenta por cobrar y admiten recaudos, pero no se contabilizan de nuevo.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
VencimientosMuestra la cartera pendiente por edades: cuánto está al día y cuánto vencido, con los días de mora calculados a hoy, por cliente o cuota por cuota.
Qué hay en pantalla
- Filtros
- «Rango de mora» (Todos, Corriente, 1-30, 31-60, 61-90, 91-180 o más de 180 días) y «Vista» («Agrupar por cliente» o «Detalle por cuota»).
- Indicadores
- «Saldo total», «Saldo vencido», «Saldo corriente» y «Clientes».
- Distribución por edades
- El saldo pendiente repartido en cada rango de días de mora.
- Detalle por cliente
- Cliente, número de cuotas, mora máxima, saldo en cada rango y total.
- Detalle por cuota
- Cliente, factura, número de cuota, vencimiento, días de mora, rango y saldo.
Qué puede hacer
- Aplicar
- Los filtros no actúan solos: elija el rango y la vista y pulse «Aplicar» para consultar.
- Limpiar
- Vuelve a todos los rangos, agrupado por cliente.
Tenga en cuenta
- Es una pantalla de consulta: no registra cobros ni gestiones. Para eso use Cartera › Recaudos y Cartera › Gestión de cobro.
- «Corriente» es lo que todavía no ha vencido.
- El indicador «Clientes» solo cuenta en la vista «Agrupar por cliente»; en «Detalle por cuota» aparece en cero.
- La cartera castigada no aparece en los vencimientos.
- Un vendedor con visibilidad restringida ve solo la cartera de sus facturas.
Reporte de cartera por edadesMuestra cuánto deben los clientes y qué tan vencido está, repartido por rangos de días de mora a una fecha de corte.
Qué hay en pantalla
- Filtros
- «Fecha de corte» y «Agrupar por» (por tercero o por documento).
- Indicadores
- Cartera total, Cartera vencida, % Vencido y Clientes con saldo.
- Gráfico «Distribución por edades»
- El saldo en cada rango: Corriente, 1-30, 31-60, 61-90, 91-180, 181-360 y más de 360 días.
- Tabla
- Documento y cliente con su saldo en cada rango y el total. Agrupada por documento muestra además el vencimiento y los días de mora de cada cuenta.
Qué puede hacer
- Aplicar
- Recalcula con la fecha de corte y la agrupación elegidas.
- Limpiar
- Vuelve a la fecha de hoy y a la agrupación por tercero.
- Imprimir
- Abre la impresión del navegador con el reporte en pantalla.
- Exportar CSV
- Descarga la tabla en un archivo CSV que se abre en Excel.
Tenga en cuenta
- La fecha de corte cambia los días de mora y el rango de cada cuenta, pero el saldo es siempre el de hoy: no reconstruye la cartera que había en una fecha pasada.
- Incluye solo cuentas por cobrar con saldo pendiente. La cartera castigada no aparece porque queda con saldo cero.
- «Corriente» es lo que aún no ha vencido a la fecha de corte.
- Es un informe de consulta: recaudos, notas y gestiones de cobro se hacen en el menú Cartera.
Preguntas frecuentes
Sí. La parte de una venta del punto de venta que se cobra con crédito interno crea su cuenta por cobrar igual que una factura emitida desde ventas, y aparece en las mismas pantallas y reportes.
Sí. La cuenta por cobrar guarda sus cuotas y la consulta de vencimientos tiene una vista «Detalle por cuota» con el vencimiento, los días de mora y el saldo de cada una.
Sí. El estado de cuenta se genera para uno, varios o todos los clientes con saldo, y el envío por correo admite varios clientes en una misma operación, siempre que la empresa tenga configurado su correo saliente.
Con los filtros de la pantalla. La cuenta hereda la sede, la línea y el grupo de su factura de origen, y los indicadores y la exportación a Excel respetan el filtro activo.
Vencimientos calcula la mora a hoy y permite ver el detalle cuota por cuota. El reporte por edades acepta una fecha de corte, tiene rangos más largos, gráfico de distribución, impresión y exportación.
Al aprobar la devolución de venta se crea sola su nota crédito, que baja el saldo de la cuenta. Si la devolución supera el saldo de la factura, al aprobarla se define si el excedente se reembolsa o queda como saldo a favor del cliente.
Siga explorando
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
Gestión de cobro
Los clientes en mora ordenados por prioridad, cada llamada o visita registrada con su resultado y las promesas de pago vigiladas contra los recaudos reales.
Control de crédito
Antes de vender a crédito, el sistema revisa cupo, cartera vencida y bloqueos del cliente, y deja registro de quién autorizó cada excepción. Se activa por empresa.
Castigo de cartera y cobro jurídico
Dos estados para la cartera que no se cobra por la vía normal: cobro jurídico, que solo la separa, y castigo, que la da de baja con su comprobante y bloquea el crédito.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
Devoluciones de venta
La devolución parte de la factura, ajusta el saldo del cliente con una nota crédito y regresa la mercancía al inventario, en dos pasos controlados.
- Módulo
Módulo de Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo