Devoluciones a proveedor por orden o por factura
La salida de mercancía de regreso al proveedor, tomada del documento con el que entró, con su asiento, la rebaja de la cuenta por pagar y la reposición.
Una devolución a proveedor es la salida de mercancía que regresa por defectos, por errores en el despacho o por un acuerdo comercial. En SMART ERP la devolución siempre parte de un documento de origen: de él salen los productos, las cantidades que todavía se pueden devolver, el costo y los seriales. No se digitan costos a mano.
El origen define cómo se contabiliza. Si la mercancía llegó con una recepción y el proveedor aún no la ha facturado, la devolución reversa lo recibido por facturar al precio de la orden, sin IVA ni cuenta por pagar. Si ya está facturada, funciona como una nota crédito: rebaja la cuenta por pagar, saca el inventario, reversa el IVA descontable y las retenciones en proporción.
Todo ocurre en un solo momento, al «Enviar». Hasta entonces la devolución solo reserva lo que va a salir. Al enviarla, la mercancía sale de la bodega, se contabiliza y se ajusta el saldo de la factura; si algo falla, por ejemplo un período cerrado o una cuenta sin configurar, no se envía nada.
El problema que resuelve
Se devuelve mercancía y se sigue debiendo completa
Cuando la devolución no toca la factura, el proveedor cobra lo que ya recibió de vuelta. Desde factura, el envío rebaja la cuenta por pagar en el mismo paso.
El costo de lo devuelto se digita a ojo
Un costo inventado descuadra el inventario. Aquí el costo sale del documento de origen: el precio de la orden o el de la factura con su descuento repartido.
El proveedor repone y nadie sabe qué falta por llegar
Al marcar «El proveedor repondrá», la orden de compra vuelve a esperar lo devuelto y se recibe con una recepción normal.
Qué hace devoluciones a proveedor en SMART ERP
Origen en la orden de compra recibida
Para mercancía que llegó con una recepción y aún no se ha facturado: se cargan las líneas recibidas con lo que falta por facturar. La factura que llegue después ya no puede cobrar lo devuelto.
Origen en la factura de compra
Para mercancía ya facturada: se cargan las líneas de la factura con lo que queda por devolver. Rebaja la cuenta por pagar hasta el saldo de la factura y el resto queda como saldo a favor con el proveedor.
Devolución sin documento, por excepción
Para mercancía sin compra registrada en el sistema, como existencias heredadas: se elige bodega y producto, sale al costo del kardex y queda un saldo a favor con el proveedor.
Seriales del documento de origen
Si el producto maneja serial, usted elige entre los seriales que entraron con ese documento. No se puede devolver un serial que llegó con otra compra.
Reserva de lo que se va a devolver
Desde que se crea, la devolución aparta sus cantidades: otra devolución o la factura del proveedor ya no las pueden tomar.
Flujo con aprobación interna
«Pendiente», «Aprobada», «Enviada» y «Aceptada». La aprobación es una autorización interna: la mercancía sigue en bodega y aún no se contabiliza.
Inventario y contabilidad al enviar
El envío saca la mercancía, genera el comprobante con inventario e IVA por la tarifa de cada producto, rebaja la factura y reabre la orden si hay reposición.
Aceptación con la nota crédito del proveedor
Cuando el proveedor recibe la mercancía, la devolución se marca «Aceptada» y se registra el número de su nota crédito como soporte.
Rechazo o anulación con reversa completa
Si una devolución ya enviada se rechaza o se anula, la mercancía vuelve a la bodega y se reversan el asiento, la rebaja de la factura y lo reabierto en la orden.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Elija el proveedor y el origen
Seleccione el proveedor y de dónde sale la mercancía: la orden de compra recibida o la factura de compra.
- 2
Indique cantidades y seriales
Las líneas cargan el máximo que se puede devolver. Digite la cantidad o use «Devolver todo» y, si aplica, elija los seriales.
- 3
Defina la reposición y el motivo
Si el proveedor enviará la mercancía correcta, deje marcada «El proveedor repondrá» e indique el motivo de la devolución.
- 4
Apruebe la devolución
La aprobación es interna: autoriza la salida, pero la mercancía sigue en bodega y no hay asiento todavía.
- 5
Envíe al proveedor
Sale la mercancía, se contabiliza y, si venía de factura, baja la cuenta por pagar. Todo ocurre junto o no ocurre.
- 6
Registre la aceptación
Cuando el proveedor confirme, marque «Aceptar» con el número de su nota crédito. Si la rechaza, la mercancía regresa a su bodega.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Una devolución no mezcla lo facturado con lo no facturado. Si una orden tiene unidades ya facturadas, el formulario indica en qué factura están para devolverlas desde ella.
- Solo se edita o elimina una devolución «Pendiente». Aprobada se puede enviar o anular; aceptada, rechazada o anulada es solo de consulta.
- Si al enviar falla algo (período cerrado, cuenta sin configurar, existencia insuficiente), no se envía nada y la devolución sigue aprobada.
- La devolución sin documento sale sin IVA: si el proveedor emite nota crédito con IVA, la diferencia se ajusta con un comprobante contable.
- Si el error fue de digitación y no hay mercancía que regresar, no use una devolución: anule la recepción o la factura y regístrela de nuevo.
- Desde factura, lo que supere el saldo pendiente de la factura no baja la cuenta por pagar: queda como saldo a favor en anticipos al proveedor.
Preguntas frecuentes
Sí. Elija como origen la orden de compra recibida. La devolución reversa la mercancía recibida por facturar al precio de la orden, sin IVA y sin tocar cuentas por pagar, porque el proveedor todavía no ha cobrado. La factura que llegue después ya no puede incluir lo devuelto.
Al enviar la devolución se rebaja el saldo de la factura de origen. Si la factura ya estaba pagada total o parcialmente y la devolución supera su saldo, el excedente queda como saldo a favor con el proveedor, que luego se cruza con otras facturas.
Deje marcada «El proveedor repondrá». Al enviar la devolución, la orden de compra vuelve a quedar pendiente por lo devuelto, y cuando llegue la mercancía correcta se recibe con una recepción normal contra esa orden.
Sí. Cuando el origen es la factura, el asiento reversa en proporción las retenciones practicadas, junto con el IVA descontable y el inventario, con el costo de la factura y su descuento repartido.
Se marca como «Rechazada». Si ya se había enviado, la mercancía vuelve a la bodega y el sistema reversa el asiento, la rebaja de la factura y lo que se había reabierto en la orden de compra.
Sí. Cada línea muestra el máximo que se puede devolver y usted indica la cantidad. Lo que no se devuelve queda disponible para una devolución posterior desde el mismo documento.
Siga explorando
Facturas de compra
La factura del proveedor registrada una sola vez: ingresa la mercancía, practica las retenciones, crea la cuenta por pagar y queda contabilizada.
Recepción de mercancía
El registro de lo que realmente llegó del proveedor: ingresa las unidades a la bodega, actualiza la orden y contabiliza lo recibido aunque falte la factura.
Órdenes de compra
El pedido formal al proveedor: productos, cantidades, precios y condiciones, con seguimiento de lo recibido y lo facturado hasta cerrar la orden.
Anticipos a proveedores
El dinero que se entrega al proveedor antes de la factura, con su saldo por aplicar y el cruce contra las facturas desde cuentas por pagar.
Seriales
Trazabilidad unidad por unidad: cada serial tiene su bodega, estado, condición, costo y cliente, desde la compra hasta la venta y la garantía.
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
- Módulo
Módulo de Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
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