Generador de informes a la medida
Un constructor para que cualquier persona arme el informe que necesita, lo guarde, lo comparta y lo reciba por correo, sin ayuda técnica.
Por más informes que traiga un sistema, siempre falta el que su empresa necesita: las ventas por marca y mes, la cartera por vendedor, las compras por proveedor y categoría. El generador de informes de SMART ERP existe para eso: usted lo arma en pantalla y lo ve al instante.
Se parte de un conjunto de datos de un catálogo: líneas de venta, facturas de venta, cartera, recaudos, líneas de compra, cuentas por pagar, existencias, movimientos de inventario, movimientos contables, terceros, y productos con sus precios. Sobre él se eligen columnas, filtros, agrupación, totales y, si quiere, un gráfico.
El informe se guarda con nombre, se marca como favorito, se comparte con los roles que lo necesitan y se programa para que llegue en Excel por correo cada día, semana o mes. Y todo respeta los permisos: cada persona ve los datos que su rol puede ver.
El problema que resuelve
Cada informe nuevo es un desarrollo
Depender de un programador o del proveedor para cada reporte hace que las áreas esperen semanas o terminen armándolo a mano con exportaciones.
El mismo cruce en Excel todos los lunes
Exportar, filtrar, hacer la tabla dinámica y enviarla por correo cada semana es trabajo repetido que se puede dejar definido una sola vez.
Informes compartidos que muestran de más
Un archivo que circula por correo no distingue quién puede ver costos o las ventas de otros vendedores. El control de acceso se pierde en el momento de exportar.
Qué hace generador de informes en SMART ERP
Catálogo de conjuntos de datos
Ventas por línea, facturas de venta, cartera, recaudos, compras por línea, cuentas por pagar, existencias, movimientos de inventario, movimientos contables, terceros y productos con precios.
Constructor visual
A la izquierda se arma el informe —conjunto de datos, «Agrupar por», columnas o valores, filtros, fila de totales y gráfico— y a la derecha se ve el resultado.
Resultado con indicadores, gráfico y tabla
Número de filas o grupos, totales, el gráfico si lo configuró y una tabla que se ordena al presionar el encabezado de una columna.
Guardar, duplicar y favoritos
Los informes guardados se agrupan en Favoritos, Mis informes, Compartidos conmigo y Plantillas del sistema, con buscador. «Guardar como» crea una copia propia para modificarla.
Compartir con roles
Al guardar se eligen los roles que pueden abrir el informe. Quien lo abre lo ejecuta con sus propios permisos, no con los del autor.
Exportación a Excel
Descarga el resultado completo, hasta 100.000 filas. Si hay más, avisa y trae las primeras.
Envío programado por correo
Frecuencia diaria, semanal o mensual, a usuarios del sistema. Se puede pausar, «Enviar ahora» y ver los últimos envíos con su resultado.
Reglas de venta coherentes
Las líneas de venta usan las mismas reglas de los reportes de ventas: valor sin impuestos y cada devolución como una fila negativa en su fecha.
Documentos históricos a la vista
Un selector decide si se incluyen los documentos migrados de su sistema anterior, que van incluidos por defecto.
Armar con IA
El botón abre el asistente con un borrador para que usted describa el informe. El asistente lo consulta en el catálogo y, con su aprobación, lo guarda o programa su envío.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Elija el conjunto de datos
Seleccione de dónde salen los datos. Solo verá los conjuntos de los módulos que su rol tiene en el menú.
- 2
Escoja columnas y agrupación
Marque las columnas que quiere ver o, si agrupa, los valores a totalizar: por ejemplo, venta neta y unidades agrupadas por marca y mes.
- 3
Agregue filtros
Rango de fechas, sede, vendedor, categoría, estado o lo que el conjunto ofrezca. Algunos conjuntos exigen el rango de fechas.
- 4
Ejecute
Pulse «Ejecutar». Si falta el conjunto de datos, una columna o completar un filtro, el sistema lo indica.
- 5
Guarde y comparta
Póngale nombre y descripción, y elija los roles con los que lo comparte.
- 6
Programe el envío
Con el informe guardado, defina la frecuencia y los destinatarios. El envío usa siempre la versión guardada.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- El generador no ejecuta consultas libres: usted elige de un catálogo cerrado de datos, columnas y filtros. Eso lo hace seguro para cualquier usuario.
- Además de la opción del generador en el menú, cada conjunto exige que su rol vea alguna pantalla de ese módulo.
- Un vendedor con visibilidad restringida ve solo sus filas y no tiene columnas de costo ni de utilidad.
- Los informes de líneas de venta, movimientos de inventario y movimientos contables exigen un rango de fechas de máximo dos años.
- Un informe programado se ejecuta con los permisos vigentes de su dueño y se apaga si el dueño se desactiva o si el informe deja de estar compartido con él.
- Sin correo saliente configurado, cada envío programado queda como fallido con el motivo. Solo los administradores programan envíos a correos que no son de un usuario activo.
- La consulta en pantalla va paginada, y una consulta que tarde demasiado se cancela: acote el rango de fechas o agregue filtros.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Generador de informesPermite armar informes propios sin ayuda técnica: usted elige de dónde salen los datos, las columnas, los filtros y cómo agruparlos; los guarda, los comparte y los programa por correo.
Qué hay en pantalla
- Pestaña «Constructor»
- A la izquierda se arma el informe: conjunto de datos, «Agrupar por», columnas o valores, filtros, fila de totales y gráfico. A la derecha se ve el resultado.
- Resultado
- Indicadores con el número de filas o grupos y los totales, el gráfico si lo configuró y la tabla, que se ordena al presionar el encabezado de una columna.
- Pestaña «Informes guardados»
- Sus informes agrupados en Favoritos, Mis informes, Compartidos conmigo y Plantillas del sistema, con buscador.
- Documentos históricos
- Selector para incluir o no los documentos migrados del sistema anterior.
Qué puede hacer
- Ejecutar
- Consulta el informe tal como está armado. Avisa si falta el conjunto de datos, una columna o completar un filtro.
- Guardar / Guardar como
- Guarda el informe con nombre y descripción, y permite compartirlo con roles. «Guardar como» crea una copia propia.
- Excel
- Descarga el resultado completo, hasta 100.000 filas; si hay más, avisa y trae las primeras.
- Programar
- Envía el informe en Excel por correo con frecuencia diaria, semanal o mensual, a usuarios o a otros correos. Desde ahí también puede pausar, «Enviar ahora» y ver los últimos envíos. Primero hay que guardar el informe.
- Nuevo
- Empieza un informe desde cero.
- Abrir, Duplicar, Favorito y Eliminar
- En «Informes guardados». Eliminar solo está disponible en sus propios informes y cancela sus envíos programados.
- Armar con IA
- Abre el asistente con un borrador para que usted describa el informe que necesita; no se envía solo.
Tenga en cuenta
- Usted solo ve los conjuntos de datos de los módulos que su rol tiene en el menú. Un vendedor con visibilidad restringida ve solo sus filas y no tiene costo ni utilidad.
- Un informe compartido se ejecuta con los permisos de quien lo abre; uno programado, con los de su dueño.
- En las líneas de venta el valor va sin impuestos y cada devolución es una fila negativa en su fecha.
- Los informes de líneas de venta, kardex y contabilidad exigen un rango de fechas de máximo dos años.
- El envío programado usa la versión guardada del informe. Sin correo saliente configurado, cada envío queda como fallido.
Preguntas frecuentes
No. Usted elige de listas: el conjunto de datos, las columnas, los filtros y por qué agrupar. No se escribe ninguna consulta.
Sí. Con el conjunto de líneas de venta, agrupe por marca y mes y elija como valores las unidades y la venta neta. Puede agregar un gráfico y la fila de totales.
Ve el mismo diseño, pero con sus propios permisos. Si es un vendedor restringido, verá solo sus filas y sin costo ni utilidad, aunque usted sí los vea.
Los usuarios programan envíos a usuarios activos del sistema. El envío a otros correos está reservado a los administradores.
Hasta 100.000 filas por descarga en Excel. Si el informe tiene más, el sistema avisa y entrega las primeras; conviene acotar con filtros.
Puede prepararlo. Usted describe lo que necesita, el asistente lo consulta sobre el mismo catálogo y con sus permisos, y solo lo guarda o lo programa si usted lo aprueba en la tarjeta de confirmación.
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- Módulo
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