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SMART ERP
Módulo de SMART ERP

Software de compras y cuentas por pagar para empresas

Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.

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El módulo de Compras de SMART ERP cubre el ciclo completo con sus proveedores: usted pide con una orden de compra, recibe la mercancía en bodega, registra la factura, controla lo que debe por edades de vencimiento y paga con comprobantes de egreso o con lotes de pago para el banco. Cada paso deja su rastro en el siguiente, de modo que siempre se sabe qué se pidió, qué llegó, qué se facturó y qué falta por pagar.

Cada documento actualiza lo que le corresponde sin doble digitación. La recepción ingresa las unidades a la bodega y deja la mercancía como recibida por facturar; la factura cruza esa cuenta, practica las retenciones habituales del proveedor y crea la cuenta por pagar; el egreso saca el dinero de la caja o del banco y baja el saldo de las facturas. La contabilidad se genera sola en cada paso y se reversa sola cuando un documento se anula.

El módulo también recibe las facturas electrónicas que le emiten sus proveedores, las convierte en factura de compra y emite los eventos ante la DIAN. Para los proveedores que solo entregan un PDF o una foto, la inteligencia artificial transcribe la factura y una persona la revisa antes de registrarla.

Además de la mercancía, Compras maneja los gastos de la operación: facturas de servicios con su cuenta de gasto y centro de costo, gastos recurrentes, devoluciones a proveedor por origen y anticipos que luego se cruzan con las facturas.

Lo que este módulo resuelve

  • Nadie sabe con certeza cuánto se le debe a cada proveedor

    Cuando las facturas viven en carpetas y los pagos en una hoja de cálculo, el saldo real aparece solo cuando el proveedor llama a cobrar. Aquí cada factura nace con su vencimiento y cada pago baja su saldo en el mismo momento.

  • La mercancía llega y la factura aparece semanas después

    Sin un registro de lo recibido, el inventario queda desactualizado y la contabilidad no refleja la obligación. La recepción ingresa las unidades de inmediato y deja la mercancía como recibida por facturar hasta que llegue la factura.

  • La misma factura se registra o se paga dos veces

    El sistema no admite dos facturas vigentes con el mismo número para un proveedor, aunque cambie la puntuación o las mayúsculas, y una factura no puede estar en dos lotes de pago vigentes a la vez.

  • Pagar a muchos proveedores toma toda una mañana

    Digitar pago por pago en el portal del banco y luego repetirlo en el sistema es lento y propenso a errores. El lote de pago propone qué pagar, genera el archivo para el banco y registra todos los egresos en una sola operación.

  • Las retenciones se calculan a mano en cada factura

    Olvidar una retención o aplicarla sobre la base equivocada termina en diferencias con el proveedor y con la declaración. La factura practica las retenciones habituales de cada proveedor y lleva cada una a la cuenta de su concepto.

Qué puede hacer con Compras

Capacidades que ya están en el producto.

  • Órdenes de compra con flujo de estados

    Cree la orden con proveedor, sede, bodega de destino, productos, precios y condiciones de pago. Pasa de «Borrador» a «Enviada» y «Confirmada», y se marca sola como parcial o totalmente recibida según lo que llegue.

  • Recepción de mercancía contra la orden

    Registre lo que llegó y lo que se rechazó, con el motivo. Los productos pendientes se cargan desde la orden, se capturan los seriales de los productos que los exigen y la bodega queda actualizada al guardar.

  • Facturas de mercancía, de gasto o mixtas

    Una misma factura puede llevar productos que entran a inventario y líneas de gasto con su cuenta y centro de costo, por ejemplo mercancía con flete. Al vincularla a una orden de compra, precarga lo pendiente por facturar.

  • Retenciones automáticas por proveedor

    La factura sin retenciones digitadas practica las habituales del proveedor según los conceptos y bases mínimas que usted configure, y las recalcula si cambian las bases al editarla. También puede digitarlas o dejar la factura sin retención.

  • Contabilización automática de cada paso

    Recepción, factura, pago, devolución y anticipo generan su comprobante sin intervención. Cada factura muestra su estado contable y, si quedó sin asiento por una configuración faltante, se contabiliza con «Contabilizar ahora».

  • Cuentas por pagar por edades

    Vea el total por pagar, lo vencido y lo que vence en 7 y 30 días, con el saldo de cada proveedor por rango de edad. Al abrir un proveedor aparece su estado de cuenta con las facturas con saldo.

  • Comprobantes de egreso para varias facturas

    Pague o abone varias facturas de un proveedor en un solo comprobante, desde una caja o una cuenta bancaria. El egreso se imprime, se descarga en PDF, se envía por correo y admite soportes adjuntos.

  • Lotes de pago y archivo para el banco

    Programe el pago a muchos proveedores: el sistema propone las facturas por vencimiento sin pasar del dinero disponible, usted aprueba y genera el archivo con la plantilla que definió para su banco.

  • Facturas electrónicas recibidas y eventos RADIAN

    Las facturas que le emiten sus proveedores llegan a una bandeja, por la sincronización automática o cargando el XML. Desde allí se convierten en factura de compra y se emiten los eventos 030, 032, 033 o 031 ante la DIAN.

  • Lectura de facturas en PDF o foto con IA

    Para proveedores que no envían el XML, la IA transcribe la factura y usted corrige los datos contra el original. El documento no se puede convertir hasta que una persona confirme que lo revisó.

  • Devoluciones a proveedor por documento de origen

    La devolución parte de la orden recibida o de la factura: de allí salen productos, cantidades máximas, costo y seriales. Al enviarla sale la mercancía, se contabiliza y, si venía de factura, baja la cuenta por pagar.

  • Anticipos a proveedores

    Registre el dinero entregado antes de la factura y consulte el saldo por aplicar de cada proveedor. Al pagar, la opción «Anticipo del proveedor» cruza las facturas contra lo ya entregado, sin mover dinero.

  • Importación desde Excel, todo o nada

    Cargue órdenes de compra o facturas completas desde una plantilla, con líneas, retenciones y seriales. Si una sola fila tiene un error, no se registra nada: se corrige el archivo y se vuelve a subir, sin cargas a medias.

  • Tablero de compras

    Órdenes activas, recepciones pendientes, compras del mes, facturas por pagar y vencidas, gastos del mes y facturas sin asiento, con la actividad de los últimos 30 días y los proveedores con mayor compra.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El asistente consulta las cuentas por pagar y el estado de cuenta de un proveedor: facturas con saldo, vencido y anticipo disponible.
  • Responde en qué va una orden, una recepción, una factura, un egreso, un lote de pago, una devolución o una factura recibida, con los permisos de quien pregunta.
  • El agente de Tesorería sugiere qué facturas pagar desde una cuenta según el saldo disponible y prepara un lote de pago en borrador; aprobarlo y pagarlo se hace en la pantalla.
  • El copiloto «Planear pagos con IA» de Cuentas por pagar compara lo vencido y lo que vence en la semana con los saldos de bancos.
  • El copiloto «Revisar con IA» de Facturas recibidas señala cuáles siguen sin convertir, sin acuse de recibo o con reclamo.
  • La lectura de facturas transcribe un PDF o una foto a datos que una persona corrige y confirma; la IA no registra la compra.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

Tablero de comprasResume el estado actual de las compras: órdenes abiertas, lo que falta por recibir, lo comprado en el mes y lo que se debe a los proveedores.

Qué hay en pantalla

Indicadores de órdenes
Órdenes activas, Pendientes de confirmar, Recepciones pendientes y Compras del mes.
Indicadores de facturas
Facturas por pagar, Saldo pendiente, Facturas vencidas, Devoluciones pendientes, Gastos del mes, Gastos por pagar, Mercancía por pagar y Facturas sin asiento.
Gráficos
«Actividad (30 días)» con órdenes, recepciones y facturas por día; «Compras por Proveedor (Top 10)», y la distribución por estado de órdenes, facturas y devoluciones.
Tablas
«Órdenes Recientes», «Facturas Próximas a Vencer» y «Top Proveedores» con total en órdenes, total facturado, saldo pendiente y devoluciones.

Qué puede hacer

Abrir las facturas sin asiento
La tarjeta «Facturas sin Asiento» lleva a Compras › Facturas con el filtro de las que no tienen comprobante contable, para contabilizarlas desde allí.

Tenga en cuenta

  • No tiene filtros: muestra la situación de hoy de todas las sedes; los meses son el mes en curso.
  • «Compras del Mes» suma las órdenes de compra confirmadas o recibidas del mes y resta las devoluciones a proveedor. No sale de las facturas de compra.
  • «Gastos del Mes» son las facturas de tipo gasto del mes, sin impuestos.
  • «Saldo Pendiente» es lo que falta por pagar de todas las facturas no anuladas; «Gastos por Pagar» y «Mercancía por Pagar» lo separan según el tipo de factura.
  • «Facturas sin Asiento» no cuenta las facturas históricas migradas del sistema anterior, que no se contabilizan aquí.
Página de esta pantalla →
Cuentas por pagarMuestra lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, y permite pagar o abonar varias facturas de un proveedor en un solo comprobante de egreso.

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Total por pagar», «Vencido», «Vence en 7 días», «Vence en 30 días» y «Proveedores con saldo», más la franja de edades de la cartera de proveedores con su fecha de corte.
Filtros
Búsqueda por proveedor o NIT y el interruptor «Solo con vencido».
Tabla de proveedores
Proveedor, NIT, número de facturas, saldo por rango de edad, vencido, total y vencimiento más antiguo. Al hacer clic se abre el estado de cuenta.
Estado de cuenta del proveedor
Total por pagar, vencido y las facturas con saldo: fecha, vencimiento, días vencida, total, retención, pagado, saldo y la casilla «A pagar».

Qué puede hacer

Seleccionar facturas
En el estado de cuenta marque las facturas y ajuste el valor «A pagar» de cada una (puede ser un abono). «Seleccionar vencidas», «Seleccionar todas» y «Quitar selección» ayudan a marcarlas.
Registrar pago
Elija de dónde sale el dinero (caja o cuenta bancaria), la fecha, la referencia y las observaciones. «Guardar egreso» crea el comprobante de egreso: sale el dinero, baja el saldo de las facturas y se contabiliza.
Pagar con anticipo
Si el proveedor tiene anticipo disponible aparece la opción «Anticipo del proveedor»: no sale dinero, las facturas se cruzan contra lo ya entregado. El total no puede superar el anticipo.
Comprobantes de egreso
El botón del encabezado lleva a la lista de egresos, donde se consultan y se anulan.
Actualizar estado de cuenta
El ícono de actualizar vuelve a consultar las facturas del proveedor.

Tenga en cuenta

  • Cada pago debe ser mayor que cero y no superar el saldo de la factura.
  • Un pago no se corrige aquí: se anula el egreso en Compras › Comprobantes de egreso y las facturas recuperan su saldo.
  • Si existe una regla de aprobación por monto que cubra el egreso, el pago queda a la espera de esa aprobación y no se registra hasta entonces.
  • Las facturas marcadas «Historia» vienen del sistema anterior; se pagan igual que las demás.
  • Para programar pagos a muchos proveedores a la vez use Compras › Lotes de pago.
Página de esta pantalla →
Comprobantes de egresoLista los pagos hechos a proveedores, cada uno aplicado a una o varias facturas de compra, para consultarlos, imprimirlos, enviarlos o anularlos.

Qué hay en pantalla

Filtros
Búsqueda por número, referencia o proveedor, selector de estado (Aplicado, Anulado) y rango de fechas.
Tabla de egresos
Número, fecha, proveedor, cuenta de la que salió el pago, número de facturas, total, referencia y estado.
Detalle del egreso
Con «Ver detalle»: datos del comprobante, las facturas pagadas (saldo anterior, pagado, nuevo saldo y estado de la factura), soportes adjuntos y envíos por correo.

Qué puede hacer

Nuevo egreso
Lleva a Compras › Cuentas por pagar: el pago se registra allí, desde el estado de cuenta del proveedor.
Imprimir
Desde el detalle, imprime el comprobante de egreso.
Enviar por correo o descargar PDF
Desde el detalle. El envío queda en «Envíos por correo».
Adjuntar soportes
En el detalle, sección «Soportes adjuntos».
Anular
Solo para egresos «Aplicado»; exige el motivo. El dinero vuelve a la caja o cuenta bancaria, las facturas recuperan su saldo y se reversa la contabilidad. Es definitiva.

Tenga en cuenta

  • Un egreso cruzado contra un anticipo no movió dinero: al anularlo, el valor vuelve al anticipo del proveedor.
  • Una factura cruzada con anticipo no se puede anular sin anular antes ese egreso.
  • Los egresos que genera un lote de pago también aparecen aquí; para deshacer todo el lote, anúlelo en Compras › Lotes de pago.
Página de esta pantalla →
Lotes de pagoPrograma el pago de muchas facturas a varios proveedores en una sola operación y genera el archivo para subir al portal del banco. Al marcar el lote como pagado se registran los egresos.

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Por pagar esta semana», «Vencido», «Lotes por aprobar» y «Pagado en el mes».
Pestaña «Lotes»
Lote, fecha de pago, cuenta de origen, proveedores, facturas, total, estado y observaciones, con búsqueda y filtros por estado y fecha.
Pestaña «Plantillas de archivo»
Los formatos de archivo que la empresa definió para cada banco.
Detalle del lote
Con «Ver detalle»: total, pagos por proveedor con sus facturas (saldo al incluirla, saldo hoy y valor del lote), proveedores sin cuenta bancaria y los archivos generados para el banco.

Qué puede hacer

Nuevo lote
Elija la cuenta bancaria de origen, la fecha de pago y hasta qué vencimiento proponer. «Proponer facturas» sugiere las facturas por pagar, las vencidas primero, sin pasar del dinero disponible. Marque, desmarque y ajuste valores; «Guardar borrador» no mueve dinero.
Editar o Eliminar
Solo en borrador. Al eliminarlo, sus facturas quedan libres para otro lote.
Aprobar
Valida los saldos de las facturas, que la cuenta bancaria cubra el total y que el período contable de la fecha de pago esté abierto. Todavía no mueve dinero.
Devolver a borrador
Para un lote aprobado que necesita corrección. Si ya subió un archivo al banco, anúlelo allá primero.
Archivo para el banco
En lotes aprobados o pagados: con una plantilla propia, en Excel o en CSV genérico. Cada archivo queda guardado en el historial del lote.
Marcar pagado
Para lotes aprobados. Indique la fecha en que el banco aplicó los pagos: se registra un comprobante de egreso por proveedor, sale el dinero de la cuenta y las facturas quedan pagadas o abonadas.
Anular
Para lotes aprobados o pagados; exige el motivo. Si estaba pagado, se anulan sus egresos, el dinero vuelve a la cuenta y las facturas recuperan su saldo. Es definitiva.
Plantillas
«Nueva plantilla», «Editar», «Duplicar» y «Eliminar». La plantilla define el tipo de archivo (delimitado o de ancho fijo), los campos y su formato, con vista previa.

Tenga en cuenta

  • El sistema no trae el formato de ningún banco: arme la plantilla con la guía técnica que le entrega su banco y pruébela con la vista previa.
  • Los proveedores sin cuenta bancaria registrada no salen en el archivo y se omiten al pagar; el total del lote pagado es lo realmente pagado. Registre la cuenta en el tercero antes de aprobar.
  • Una factura no puede estar en dos lotes vigentes a la vez.
  • Si existe una regla de aprobación por monto que cubra el lote, al aprobarlo queda a la espera de esa aprobación.
  • La fecha en que se marca pagado no puede ser futura: es la fecha de los egresos y de su contabilidad.
Página de esta pantalla →
Facturas recibidasEs la bandeja de las facturas electrónicas que los proveedores emiten a la empresa. Desde aquí se convierten en factura de compra y se emiten los eventos ante la DIAN (RADIAN).

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Por convertir», «Sin acuse de recibo», «Recibido este mes» y «Con reclamo». Al hacer clic en «Por convertir», «Sin acuse de recibo» o «Con reclamo» se filtra la tabla.
Filtros
Búsqueda por número, emisor, NIT o CUFE; estado (Por convertir, Convertido, Reclamado, Descartado), eventos DIAN, proveedor y rango de fechas.
Tabla de documentos
Documento, emisor, emisión, recibido, total, eventos DIAN (030, 031, 032, 033: emitidos o pendientes) y estado. Las marcas «IA · por revisar» y «Otro NIT» avisan de lo que requiere atención.
Detalle del documento
Con «Ver detalle y eventos»: datos del documento, líneas y totales, la línea de tiempo de los eventos ante la DIAN y el enlace a la factura de compra si ya se convirtió.

Qué puede hacer

Cargar XML
Sube el XML de la factura electrónica o el ZIP que lo contiene (máximo 10 MB). Funciona aunque la facturación electrónica no esté activa.
Leer PDF o foto
Para proveedores que no envían el XML: la IA transcribe la factura (PDF, JPG, PNG o WEBP, máximo 8 MB), usted corrige los datos contra el original y con «Guardar en la bandeja» queda marcada como leída con IA.
Confirmar la revisión
En el detalle de un documento leído con IA, «La revisé: coincide con el original». Sin esa confirmación no se puede convertir.
Sincronizar
Trae las facturas electrónicas nuevas que le emitieron sus proveedores. Solo aparece con la facturación electrónica activa.
Rechazados
Muestra los correos que llegaron al buzón de recepción y fueron rechazados. Solo aparece con la facturación electrónica activa.
Convertir en factura de compra
Para facturas «Por convertir». Revise proveedor, fechas, bodega de entrada, orden de compra y cada línea (a producto o a gasto). «Crear factura de compra» registra la compra de una vez: entra a bodega, practica las retenciones habituales del proveedor y se contabiliza.
Comparar con el último costo
Al convertir, cada línea de producto muestra si el proveedor cobra igual, más o menos que la última vez: costo de esta factura (después del descuento), último costo y costo promedio, con la diferencia en porcentaje y en pesos.
Subir el precio de venta
Cuando el costo sube, marque «Subir el precio de venta al crear la factura». Se muestran el precio actual, el precio nuevo propuesto (sube lo mismo que subió el costo, y usted lo puede cambiar), el margen actual, el margen si no sube y el margen con el precio nuevo. Al crear la factura suben en la misma proporción el precio base y el precio del producto en todas sus listas, con sus precios mínimos y sus tramos por cantidad.
Emitir eventos ante la DIAN
En el detalle: «Acuse de recibo», «Recibo del bien o servicio» y «Aceptación expresa» o «Reclamo», en ese orden. La aceptación y el reclamo son definitivos y se excluyen entre sí.
Descartar y Recuperar
«Descartar» saca el documento de la lista por convertir, con un motivo; no lo rechaza ante la DIAN. «Recuperar» lo devuelve a la bandeja.
Eventos automáticos
El ícono de configuración (solo administradores) permite que el sistema emita solo el acuse al recibir la factura y el recibo del bien al registrar la compra, y define la persona responsable.

Tenga en cuenta

  • La conversión no crea un borrador: la factura de compra queda registrada con inventario y contabilidad. Si se anula esa factura, el documento vuelve a quedar por convertir.
  • Si el total del documento no cuadra con las líneas, debe llevar la diferencia a una cuenta de gasto («Otros impuestos y cargos», lo recomendado) o confirmar que se registra con la diferencia.
  • No se convierten las notas crédito o débito, los documentos descartados, las facturas con reclamo ni las dirigidas a otro NIT.
  • Los eventos necesitan la facturación electrónica activa. Un documento leído con IA no tiene CUFE y no admite eventos.
  • Al convertir puede marcar «Recordar para las próximas facturas de este proveedor» para que el sistema reconozca el producto la próxima vez.
  • Todos ven la comparación de costo; subir el precio de venta solo se ofrece a quien tiene acceso a Listas de precios o a Productos. Los precios y los costos se muestran sin IVA y el margen es la ganancia sobre el precio de venta.
  • El precio de venta no cambia si usted no marca la casilla, y solo sube: si el costo baja, el precio se ajusta en Listas de precios.
  • La comparación de costo no se muestra en facturas en otra moneda. Si la mercancía ya entró con la recepción de una orden de compra, el último costo ya es el de esa compra y la comparación sale «Igual al último costo».
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre compras

Sí. La orden de compra es opcional: una factura de mercancía registrada directamente ingresa los productos a la bodega que usted indique, crea la cuenta por pagar y se contabiliza. Cuando sí hay orden, la factura precarga lo pendiente por facturar y lo que ya entró por recepción no vuelve a ingresar.

Usted registra la recepción contra la orden de compra: las unidades entran a inventario y la contabilidad las deja como mercancía recibida por facturar. Cuando llega la factura, su asiento cruza esa cuenta en lugar de volver a cargar el inventario, y la cuenta queda en cero.

Cada proveedor tiene asignadas sus retenciones habituales. Al registrar la factura, el sistema decide cuáles aplican según la base mínima y la vigencia de cada concepto que usted configuró, las redondea al peso y las lleva a la cuenta de su concepto. Usted puede digitarlas a mano o registrar la factura sin retención.

Sí. Una factura de tipo gasto lleva cada línea a una cuenta de gasto, con descripción y centro de costo opcional, sin tocar el inventario. También hay facturas mixtas, con productos y gastos en el mismo documento, y gastos recurrentes para lo que se repite cada mes.

Sí. Con las aprobaciones por monto usted define reglas por tipo de documento, rango de valor y sede. Cubren confirmar una orden de compra, registrar un egreso o un pago directo, aprobar un lote de pago y registrar una factura de gasto: el documento queda a la espera hasta que apruebe quien corresponde.

Con un lote de pago. Usted elige la cuenta bancaria y la fecha, el sistema propone las facturas por vencimiento sin pasar del dinero disponible, y al aprobarlo genera el archivo para el portal del banco. Al marcar el lote como pagado se registra un comprobante de egreso por proveedor.

La anulación reversa lo que el documento hizo. Anular un egreso devuelve el dinero a la caja o al banco, restituye el saldo de las facturas y reversa el comprobante. Anular una recepción revierte las cantidades recibidas en la orden y su asiento. Las anulaciones exigen motivo y son definitivas.

Sí. Llegan solas a la bandeja de facturas recibidas, o usted carga el XML o el ZIP a mano, lo que funciona aun sin la facturación electrónica activa. Los eventos ante la DIAN sí requieren la facturación electrónica activa, que se habilita por empresa.

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  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo