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SMART ERP
Módulo de SMART ERP

Impuestos y DIAN: facturación electrónica y más

Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.

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En SMART ERP los impuestos no son un trabajo aparte que se hace al final del mes con hojas de cálculo. Cada venta y cada compra nace con su IVA, su impuesto al consumo y sus retenciones calculados por el sistema, queda contabilizada en la cuenta que corresponde a su tarifa o a su concepto, y de esas cuentas salen después los borradores de las declaraciones, los certificados y la información exógena.

La parte electrónica viene incluida y se activa por empresa: SMART ERP genera y transmite a la DIAN facturas de venta, notas crédito y débito, documento soporte en compras a no obligados a facturar y los eventos RADIAN sobre las facturas que los proveedores le emiten. El envío nunca detiene la operación: si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), el documento queda pendiente y el sistema reintenta solo.

Lo que el sistema entrega al contador son borradores de trabajo y controles, no presentaciones automáticas: los renglones de los formularios son una guía que se confirma contra el formulario vigente, y las tarifas, bases mínimas, valores de UVT y fechas son datos que la empresa carga y mantiene. SMART ERP no presenta ni paga declaraciones ante la DIAN ni ante el municipio.

Lo que este módulo resuelve

  • Declaraciones armadas a mano cada período

    Cuando el IVA y las retenciones se sacan de auxiliares exportados a Excel, cada período se repite el mismo trabajo y un comprobante contabilizado a última hora deja el borrador desactualizado sin que nadie lo note.

  • Retenciones que dependen de la memoria de quien digita

    Si la retención de cada factura se escribe a mano, la base mínima, la tarifa y la cuenta cambian según quién registre. Después los certificados, la declaración y la exógena no coinciden entre sí.

  • Documentos electrónicos rechazados que nadie ve

    Una factura que la DIAN rechazó o que no salió por un dato incompleto del cliente no es válida, pero sin una bandeja con estados puede pasar semanas sin que alguien la corrija y la reenvíe.

  • Facturas de proveedores digitadas dos veces

    El proveedor ya envió el XML con todo el detalle, pero en muchas empresas la compra se vuelve a digitar línea por línea y el acuse, el recibo del bien y la aceptación se emiten tarde o no se emiten.

  • Vencimientos que se descubren el mismo día

    Sin un calendario propio según el NIT y las obligaciones de la empresa, los plazos se consultan a último momento y no queda registro de qué se presentó, cuándo y con qué número de formulario.

Qué puede hacer con Impuestos y DIAN

Capacidades que ya están en el producto.

  • Factura electrónica de venta

    Al emitir una factura, desde la pantalla o desde el punto de venta, el sistema la transmite a la DIAN, sigue su estado hasta la aceptación y arma la representación gráfica con el código QR y el CUFE. Se activa por empresa.

  • Notas crédito y débito electrónicas

    La devolución de venta aprobada viaja como nota crédito referida a su factura, y las notas manuales de cartera viajan como nota crédito o débito con el motivo que exige la DIAN.

  • Documento soporte en compras

    Para las compras a proveedores no obligados a facturar, la factura de compra se marca como documento soporte, toma su consecutivo por sede y se transmite a la DIAN al registrarla.

  • Facturas recibidas y eventos RADIAN

    Una bandeja reúne las facturas electrónicas que le emiten los proveedores, las convierte en factura de compra con inventario, retenciones y contabilidad, y emite los eventos 030, 032, 033 o 031 en el orden que exige la DIAN.

  • Retenciones por concepto y por tercero

    Cada concepto guarda tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia; cada tercero tiene los conceptos que le aplican. Con eso las facturas de compra y de venta calculan sus retenciones y explican por qué alguna no aplicó.

  • Autorretenciones de la empresa

    Si la empresa es autorretenedora de renta o de ICA, el sistema causa la autorretención en el comprobante de cada factura de venta, también en el punto de venta, con la tarifa y la base definidas en el perfil tributario.

  • Borradores del 300 y del 350 en vivo

    El IVA y la retención en la fuente se calculan cuenta por cuenta con lo que hay contabilizado en ese momento. El borrador se consulta sin guardar nada y, cuando está revisado, se guarda como declaración del período.

  • Arrastre del saldo a favor y cierre de IVA

    El saldo a favor de un período pasa al siguiente y el sistema muestra el neto por pagar o a favor. El cierre de IVA es una acción explícita que cancela los saldos del período y lleva la diferencia a la cuenta por pagar o a la de saldo a favor.

  • Declaración de ICA por actividad

    Con el municipio, las tarifas por actividad y las cuentas de ingreso que usted asigne, el sistema prepara el borrador de industria y comercio desde los libros, descuenta la retención de ICA a favor y guarda la declaración del período.

  • Impuesto nacional al consumo y bolsas

    Un segundo impuesto por línea, además del IVA: por porcentaje o por valor por unidad. El servidor lo liquida en cotización, pedido, factura, punto de venta y devolución, lo contabiliza en su cuenta y lo resume en un borrador por período.

  • Información exógena con el formato de la DIAN

    El mapeo cuenta, formato, concepto y columna arma los formatos por tercero, agrupa las cuantías menores y entrega un Excel con las casillas de cada formato, en su orden, listo para copiar en el prevalidador.

  • Certificados de retención

    Certificados de retención en la fuente, de IVA y de ICA por tercero y período, individuales o en un solo documento masivo, con los valores que están contabilizados en las cuentas de retención.

  • Calendario tributario de la empresa

    Los vencimientos que le aplican según el último dígito del NIT y el perfil tributario, cargados a mano, por Excel o calculados en días hábiles, con el control de lo presentado y aviso en el inicio.

  • Panel de impuestos del año

    Un resumen anual de IVA, retención en la fuente y reteICA, con el IVA período por período, la retención mes por mes y las declaraciones guardadas con su estado, cada uno con enlace a su borrador.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El asistente consulta los borradores de IVA, retención en la fuente, reteICA e ICA, las declaraciones guardadas, los vencimientos, las resoluciones de facturación y el estado de los documentos electrónicos, siempre con los permisos de quien pregunta.
  • El agente de impuestos y facturación electrónica responde qué vence y cuándo, cómo va cada borrador y qué documentos están rechazados y por qué. No cita tarifas ni plazos de memoria: usa lo que la empresa tiene cargado.
  • El botón «Revisar con IA» de Declaraciones, Calendario tributario y Facturas recibidas abre el asistente con una pregunta ya redactada, que usted ajusta y envía; nunca se envía sola.
  • El vigía revisa cada día las obligaciones vencidas sin presentar o próximas a vencer, las resoluciones de facturación vencidas, agotadas o por terminarse y los documentos electrónicos rechazados o con error.
  • Para proveedores que no envían el XML, la IA transcribe la factura desde un PDF o una foto; una persona la corrige contra el original y confirma la revisión antes de poder convertirla en compra.
  • La IA explica y prioriza con las cifras del ERP. No presenta declaraciones, no emite documentos ni eventos ante la DIAN y no contabiliza nada.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

Documentos electrónicosMuestra el estado ante la DIAN de cada factura, nota y demás documentos electrónicos enviados, y permite reenviar los que hay que corregir.

Qué hay en pantalla

Tarjetas por estado
«Aceptado», «En la DIAN», «Pendiente», «Rechazado» y «Por corregir», con la cantidad de documentos. Al pulsar una tarjeta se filtra la lista.
Aviso de documentos no válidos
Aparece cuando hay documentos rechazados o por corregir; el botón «Verlos» los filtra.
Lista de documentos
Número, tipo, estado, detalle (el error o el mensaje del proveedor) y fecha de envío.
Filtros
Búsqueda por número o CUFE y tipo de documento (factura, nota crédito, nota débito, documento soporte, nómina electrónica y otros).
Detalle (ojo)
Número interno y ante la DIAN, CUFE o CUDE, fechas de envío y aceptación, respuesta del cliente, lista «Para corregir», descargas en PDF, XML y ZIP, bitácora del proveedor y los datos enviados.

Qué puede hacer

Reenviar
Vuelve a enviar un documento que no ha sido aceptado, después de corregir lo que faltaba (por ejemplo, datos del cliente). Un documento rechazado se envía como un intento nuevo.
Consultar
Pregunta al proveedor el estado de un documento que está «En la DIAN».
Descargar PDF
Abre la representación gráfica cuando el proveedor ya la entregó.
Actualizar
Vuelve a cargar la lista y los totales.
Configuración
Abre la configuración de la facturación electrónica. Solo la ven los administradores.

Tenga en cuenta

  • Los documentos se envían solos al emitir una factura o aprobar una devolución; aquí no se crean.
  • El envío nunca detiene la venta: si el proveedor no responde, el documento queda «Pendiente» y el sistema lo reintenta cada 10 minutos.
  • «Rechazado» y «Por corregir» significan que el documento todavía no es válido ante la DIAN.
  • Un documento aceptado no retrocede ni se reenvía.
  • Si la facturación electrónica está apagada en la empresa, la pantalla lo indica y no muestra documentos. Con el módulo encendido pero sin credenciales, nada se envía.
Página de esta pantalla →
Facturas recibidasEs la bandeja de las facturas electrónicas que los proveedores emiten a la empresa. Desde aquí se convierten en factura de compra y se emiten los eventos ante la DIAN (RADIAN).

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Por convertir», «Sin acuse de recibo», «Recibido este mes» y «Con reclamo». Al hacer clic en «Por convertir», «Sin acuse de recibo» o «Con reclamo» se filtra la tabla.
Filtros
Búsqueda por número, emisor, NIT o CUFE; estado (Por convertir, Convertido, Reclamado, Descartado), eventos DIAN, proveedor y rango de fechas.
Tabla de documentos
Documento, emisor, emisión, recibido, total, eventos DIAN (030, 031, 032, 033: emitidos o pendientes) y estado. Las marcas «IA · por revisar» y «Otro NIT» avisan de lo que requiere atención.
Detalle del documento
Con «Ver detalle y eventos»: datos del documento, líneas y totales, la línea de tiempo de los eventos ante la DIAN y el enlace a la factura de compra si ya se convirtió.

Qué puede hacer

Cargar XML
Sube el XML de la factura electrónica o el ZIP que lo contiene (máximo 10 MB). Funciona aunque la facturación electrónica no esté activa.
Leer PDF o foto
Para proveedores que no envían el XML: la IA transcribe la factura (PDF, JPG, PNG o WEBP, máximo 8 MB), usted corrige los datos contra el original y con «Guardar en la bandeja» queda marcada como leída con IA.
Confirmar la revisión
En el detalle de un documento leído con IA, «La revisé: coincide con el original». Sin esa confirmación no se puede convertir.
Sincronizar
Trae las facturas electrónicas nuevas que le emitieron sus proveedores. Solo aparece con la facturación electrónica activa.
Rechazados
Muestra los correos que llegaron al buzón de recepción y fueron rechazados. Solo aparece con la facturación electrónica activa.
Convertir en factura de compra
Para facturas «Por convertir». Revise proveedor, fechas, bodega de entrada, orden de compra y cada línea (a producto o a gasto). «Crear factura de compra» registra la compra de una vez: entra a bodega, practica las retenciones habituales del proveedor y se contabiliza.
Comparar con el último costo
Al convertir, cada línea de producto muestra si el proveedor cobra igual, más o menos que la última vez: costo de esta factura (después del descuento), último costo y costo promedio, con la diferencia en porcentaje y en pesos.
Subir el precio de venta
Cuando el costo sube, marque «Subir el precio de venta al crear la factura». Se muestran el precio actual, el precio nuevo propuesto (sube lo mismo que subió el costo, y usted lo puede cambiar), el margen actual, el margen si no sube y el margen con el precio nuevo. Al crear la factura suben en la misma proporción el precio base y el precio del producto en todas sus listas, con sus precios mínimos y sus tramos por cantidad.
Emitir eventos ante la DIAN
En el detalle: «Acuse de recibo», «Recibo del bien o servicio» y «Aceptación expresa» o «Reclamo», en ese orden. La aceptación y el reclamo son definitivos y se excluyen entre sí.
Descartar y Recuperar
«Descartar» saca el documento de la lista por convertir, con un motivo; no lo rechaza ante la DIAN. «Recuperar» lo devuelve a la bandeja.
Eventos automáticos
El ícono de configuración (solo administradores) permite que el sistema emita solo el acuse al recibir la factura y el recibo del bien al registrar la compra, y define la persona responsable.

Tenga en cuenta

  • La conversión no crea un borrador: la factura de compra queda registrada con inventario y contabilidad. Si se anula esa factura, el documento vuelve a quedar por convertir.
  • Si el total del documento no cuadra con las líneas, debe llevar la diferencia a una cuenta de gasto («Otros impuestos y cargos», lo recomendado) o confirmar que se registra con la diferencia.
  • No se convierten las notas crédito o débito, los documentos descartados, las facturas con reclamo ni las dirigidas a otro NIT.
  • Los eventos necesitan la facturación electrónica activa. Un documento leído con IA no tiene CUFE y no admite eventos.
  • Al convertir puede marcar «Recordar para las próximas facturas de este proveedor» para que el sistema reconozca el producto la próxima vez.
  • Todos ven la comparación de costo; subir el precio de venta solo se ofrece a quien tiene acceso a Listas de precios o a Productos. Los precios y los costos se muestran sin IVA y el margen es la ganancia sobre el precio de venta.
  • El precio de venta no cambia si usted no marca la casilla, y solo sube: si el costo baja, el precio se ajusta en Listas de precios.
  • La comparación de costo no se muestra en facturas en otra moneda. Si la mercancía ya entró con la recepción de una orden de compra, el último costo ya es el de esa compra y la comparación sale «Igual al último costo».
Página de esta pantalla →
Impuesto de industria y comercio (ICA)Prepara el borrador de la declaración de ICA de la empresa a partir de los libros, con las tarifas por actividad y los complementarios del municipio.

Qué hay en pantalla

Pestaña «Borrador de la declaración»
Año y período, la liquidación renglón por renglón (valor y valor aproximado), las actividades gravadas con su tarifa e impuesto, el total a cargo y el saldo.
De qué cuentas sale
Movimiento del período de cada cuenta asignada, y las cuentas de ingresos sin asignar, que no entran al borrador.
Declaraciones guardadas
Las del año, con período, fecha en que se guardó, impuesto a cargo y estado («Generada» o «Presentada»).
Pestaña «Cuentas»
Qué cuenta de ingreso va a cada renglón y actividad.
Pestaña «Tarifas»
Tarifas por mil de cada actividad, con vigencia y norma.
Pestaña «Municipio»
Periodicidad, código del municipio, sobretasa bomberil, anticipo, avisos y tableros y la norma que los fija.

Qué puede hacer

Digitar renglones
Los renglones con campo no salen de la contabilidad: se escriben en el borrador.
Guardar declaración
Guarda la foto del período. Queda en «Declaraciones guardadas» y se puede marcar como presentada.
Marcar presentada / Devolver a generada
Cambia el estado de una declaración guardada. Una presentada no se vuelve a generar hasta devolverla a «generada».
Asignar o retirar cuentas
En «Cuentas»: elija la cuenta contable, el renglón y, si aplica, el código de actividad.
Nueva tarifa, editar o eliminar
En «Tarifas»: código de actividad, tarifa por mil, descripción, vigencia y norma.
Guardar el municipio
En «Municipio»: guarda la periodicidad y los porcentajes de los complementarios.
Actualizar
Vuelve a calcular el borrador.

Tenga en cuenta

  • Es un borrador de trabajo: el contador lo revisa y lo transcribe en el formulario del municipio. Esta pantalla no presenta ni paga la declaración.
  • La empresa debe tener municipio de ICA en Contabilidad › Perfil tributario; sin él la pantalla no muestra las pestañas.
  • Una cuenta de ingresos con movimiento que no esté asignada no entra al cálculo: revise el aviso «Revise antes de declarar».
  • Las tarifas y los porcentajes del municipio son datos de la empresa: tómelos del estatuto tributario o acuerdo municipal vigente y cite la norma.
  • Los valores de la columna «Aproximado» van al múltiplo de mil, como pide el instructivo.
Página de esta pantalla →
Impuesto nacional al consumoMuestra el borrador del impuesto nacional al consumo de un período, tomado de lo contabilizado: bases, impuesto generado, devoluciones y saldo.

Qué hay en pantalla

Período
Año, mes «Desde» y mes «Hasta», con las fechas que cubre.
Resumen del período
Las líneas del cálculo y el saldo del período.
Por cuenta
Cada cuenta del impuesto con su modalidad («Porcentaje» o «Valor por unidad»), base, generado, base y valor de devoluciones y neto.
Nota de comprobantes manuales
Aparece cuando hay pagos del impuesto o ajustes hechos a mano en esas cuentas: se informan aparte y no entran al saldo del período.

Qué puede hacer

Cambiar el período
Elija año y meses; el borrador se recalcula.
Declaraciones tributarias
Abre la pantalla de declaraciones tributarias.

Tenga en cuenta

  • Es solo consulta: no guarda declaración, no genera asientos y no sigue un formulario oficial. El contador transcribe estos valores a la declaración.
  • Requiere la cuenta «Impuesto nacional al consumo por pagar» en la configuración contable; solo hace falta si la empresa vende productos con este impuesto.
  • Sale de lo contabilizado en las cuentas del impuesto: una venta sin contabilizar no aparece.
Página de esta pantalla →
Calendario tributarioMuestra los vencimientos de impuestos que le aplican a la empresa según su NIT y su perfil tributario, y lleva el control de cuáles ya se presentaron.

Qué hay en pantalla

Aviso de fechas cargadas
Hasta qué fecha hay vencimientos del año y cuántos son oficiales, calculados y manuales o importados.
Pestaña «Vencimientos de la empresa»
NIT y perfil tributario, contadores de vencidas, pendientes y presentadas, y la lista con fecha límite, obligación, período, estado y presentación.
Pestaña «Tabla de fechas»
Todas las fechas del año por obligación, período y terminación del NIT, con su origen («Oficial», «Calculada», «Manual» o «Importada») y la norma.
Selector de año
Cambia el año que se consulta.

Qué puede hacer

Presentada
Marca una obligación como presentada con la fecha, el número del formulario o radicado y observaciones.
Deshacer
La obligación vuelve a quedar sin presentar y se borran la fecha y el número; si tenía una declaración guardada, esta vuelve a «generado».
Calcular plazos del año
Calcula las fechas nacionales con las reglas en días hábiles y los festivos cargados. Quedan marcadas como «calculadas» y no toca las oficiales, manuales o importadas.
Cargar por Excel
Carga el calendario oficial con la plantilla. Si la fecha ya existe, se actualiza; con un solo error no se carga ninguna fila.
Nueva fecha, editar o eliminar
En «Tabla de fechas»: obligación, ámbito nacional o municipal, año, período, terminaciones del NIT, fecha límite y norma.

Tenga en cuenta

  • Marcar una obligación como presentada es solo un control interno: no presenta ni paga nada ante la DIAN o el municipio.
  • Sin el NIT de la empresa no se sabe qué fechas le aplican: regístrelo en la configuración de la empresa.
  • Las fechas calculadas dependen de los festivos del año cargados en Nómina › Seguimiento › Festivos; confírmelas contra el calendario oficial cuando se publique.
  • Qué obligaciones aparecen depende del perfil tributario: periodicidad de IVA, si es agente retenedor, municipio de ICA y si es gran contribuyente.
  • Los próximos vencimientos también se avisan en el inicio.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre impuestos y dian

No. El sistema prepara los borradores desde los libros, guarda la declaración del período y lleva el control de lo presentado, pero la presentación y el pago los hace el contador en los servicios de la DIAN o del municipio. Marcar una declaración como presentada es un control interno.

No, se activa por empresa. Requiere el módulo encendido y la conexión con la DIAN, que se configura y se prueba en la implementación. Puede dejar la conexión lista con el módulo apagado; los documentos empiezan a enviarse cuando se enciende.

La venta se completa igual. El documento electrónico queda «Pendiente», el sistema lo reintenta periódicamente y verifica el estado de los que ya están en la DIAN. Lo que no se pudo enviar por datos incompletos queda «Por corregir» con la lista de lo que falta y se reenvía desde la bandeja.

Son datos de la empresa. Los conceptos de retención, las tarifas de ICA por actividad, las del impuesto al consumo y el valor de la UVT de cada año se registran y se mantienen en el sistema con la norma que los respalda; SMART ERP aplica el mecanismo, no impone valores.

De los libros contables: el movimiento del período en las cuentas de impuestos, cuenta por cuenta, solo con comprobantes contabilizados y sin los de apertura ni de cierre. Por eso también sirven para la historia que se migró de su sistema anterior.

Sí. La bandeja de facturas recibidas admite cargar a mano el XML de la factura o el ZIP que lo contiene, y desde ahí se convierte en factura de compra. Lo que sí necesita la facturación electrónica activa es la sincronización automática y la emisión de los eventos RADIAN.

El sistema entrega cada formato en un Excel con las casillas de la DIAN, en su orden, para copiarlo en el prevalidador de la DIAN, que es el que valida los datos y genera el archivo que se presenta.

El acceso sigue la matriz de permisos por rol: cada persona entra solo a las pantallas que su rol ve en el menú. La configuración de la conexión con la DIAN y los eventos automáticos de RADIAN son exclusivos de los administradores.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo