Anticipos a proveedores y cruce con facturas
El dinero que se entrega al proveedor antes de la factura, con su saldo por aplicar y el cruce contra las facturas desde cuentas por pagar.
Muchos proveedores piden un pago antes de despachar o de facturar. Ese dinero no es un gasto ni el pago de una factura: es un anticipo, un saldo a favor de su empresa que debe verse como tal hasta que llegue el documento que lo justifica. SMART ERP lo registra con su propio consecutivo y lo mantiene por proveedor.
El anticipo sale de una caja o de una cuenta bancaria y se contabiliza en el mismo momento contra la cuenta de anticipos a proveedores, con el tercero del proveedor. Si no se puede contabilizar, por un período cerrado o una cuenta sin configurar, no se registra nada: no quedan salidas de dinero sin asiento.
Cuando llega la factura, el anticipo se aplica desde cuentas por pagar. Al pagar aparece la opción «Anticipo del proveedor»: el egreso cruza las facturas contra lo ya entregado, sin que salga dinero de nuevo, y la contabilidad descarga el anticipo contra la cuenta del proveedor.
El problema que resuelve
El anticipo se pierde entre los pagos
Si se registra como un egreso cualquiera, al llegar la factura nadie recuerda que ya hay dinero entregado y se paga completa. El saldo por proveedor lo mantiene a la vista.
Anticipos llevados al gasto antes de tiempo
Un anticipo cargado al costo o al gasto distorsiona el resultado del mes. Aquí queda en la cuenta de anticipos hasta que se cruza con una factura.
Saldos a favor que no se usan
Una devolución que supera el saldo de la factura deja un saldo a favor con el proveedor. Ese saldo se suma al anticipo disponible y se puede cruzar con las siguientes facturas.
Qué hace anticipos a proveedores en SMART ERP
Registro del anticipo
Elija el proveedor, el valor y la caja o cuenta bancaria de la que sale el dinero, con referencia y observaciones opcionales. El anticipo recibe su consecutivo.
Asiento automático
El registro debita la cuenta de anticipos a proveedores con el tercero del proveedor y acredita la caja o el banco, en la misma operación en que sale el dinero.
Saldos por proveedor
La vista «Saldos por proveedor» muestra lo entregado, lo cruzado con facturas o consumido y el saldo por aplicar de cada proveedor, con su último movimiento.
Movimientos del saldo
Por cada proveedor se consultan los movimientos de la cuenta de anticipos: lo que sumó al saldo y lo que lo consumió, con sus comprobantes.
Cruce con facturas al pagar
En el estado de cuenta del proveedor, «Anticipo del proveedor» cruza las facturas marcadas contra el anticipo. El comprobante debita proveedores y acredita anticipos.
Anulación con reintegro
Anular un anticipo exige el motivo y registra el movimiento contrario: el dinero vuelve a la misma caja o cuenta bancaria y se contabiliza el reintegro.
Consulta con filtros
Busque los anticipos por número, referencia o proveedor y fíltrelos por estado. La tabla muestra fecha, proveedor, origen del dinero, valor y referencia.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Registre el anticipo
En Compras › Anticipos indique el proveedor, el valor y de qué caja o cuenta bancaria sale el dinero.
- 2
Verifique el saldo del proveedor
En «Saldos por proveedor» confirme el saldo por aplicar. El anticipo ya quedó contabilizado.
- 3
Registre la factura cuando llegue
La factura de compra se registra de forma normal y crea la cuenta por pagar por su valor completo.
- 4
Cruce el anticipo desde cuentas por pagar
Abra el estado de cuenta del proveedor, marque las facturas y elija «Anticipo del proveedor» como origen del pago.
- 5
Pague la diferencia, si la hay
Lo que el anticipo no alcanzó a cubrir se paga con otro egreso desde caja o banco, o entra a un lote de pago.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- La caja o la cuenta bancaria debe tener saldo suficiente para el anticipo; de lo contrario no se registra.
- El anticipo se registra con la fecha del día y exige un período contable abierto y la cuenta de anticipos a proveedores configurada.
- Al cruzar, el total de las facturas marcadas no puede superar el anticipo disponible del proveedor.
- El anticipo disponible es el saldo en libros de la cuenta de anticipos para ese proveedor: incluye saldos a favor por devoluciones y comprobantes manuales.
- Una factura cruzada con anticipo no se puede anular sin anular antes el egreso que hizo el cruce; al anular ese egreso, el valor vuelve al anticipo.
- En empresas que venden productos digitales con saldo prepagado (opción que se activa por empresa), la venta de esos productos también consume este saldo.
Preguntas frecuentes
Registre la factura de forma normal. Luego, en cuentas por pagar, abra el estado de cuenta del proveedor, marque las facturas y elija «Anticipo del proveedor». El egreso cruza las facturas contra el anticipo sin mover dinero.
Se cruza solo el valor de las facturas marcadas y el resto sigue como saldo por aplicar del proveedor, disponible para las siguientes facturas.
El cruce no puede superar el anticipo disponible, así que usted ajusta el valor a pagar de la factura al saldo del anticipo y paga la diferencia con otro egreso desde caja o banco.
No. Queda en la cuenta de anticipos a proveedores, a nombre del proveedor, hasta que se cruza con una factura. El costo o el gasto lo reconoce la factura de compra.
Sí. La anulación exige el motivo, devuelve el valor a la caja o cuenta bancaria de la que salió y contabiliza el reintegro. Es el registro de que el proveedor le devolvió el dinero.
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Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Comprobantes de egreso
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- Módulo
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