ERP multisede: sedes, bodegas y consecutivos
Cada sede con sus bodegas, su numeración y sus resoluciones de facturación, sobre una sola base de clientes, productos y contabilidad.
Una empresa con varias sucursales necesita dos cosas a la vez: que cada sede opere con su propia numeración y su propio inventario, y que la gerencia vea una sola empresa. SMART ERP lo resuelve con la sede como dato de cada documento. Clientes, productos, listas de precios y plan de cuentas son comunes; las existencias, los consecutivos y las resoluciones se llevan por sede.
Cada sede tiene sus bodegas, y una de ellas es la principal: de ahí descuentan las facturas de esa sede y allí llegan por defecto las recepciones de compra. Los documentos toman su número de un consecutivo definido por sede y tipo de documento, con su prefijo, de modo que la numeración de una sucursal nunca se cruza con la de otra.
La sede acompaña también a los controles: las resoluciones de facturación autorizadas por la DIAN se registran por sede, las terminales del punto de venta pertenecen a una sede, las reglas de aprobación pueden aplicar a una sede o a todas, y los informes se filtran por sede o por bodega.
El problema que resuelve
Una instalación por sucursal
Cuando cada sede lleva su propio sistema, consolidar ventas, inventario y contabilidad es un trabajo manual de cada mes. Aquí todas las sedes escriben sobre la misma información.
Numeraciones que se cruzan
Dos sedes numerando el mismo tipo de documento sin separación producen duplicados y huecos. Cada sede tiene su consecutivo y su prefijo.
No se sabe en qué sede está la mercancía
Las existencias se llevan por bodega y cada bodega pertenece a una sede, con consulta consolidada o por bodega.
Mercancía en camino que no aparece en ninguna parte
El traslado entre sedes puede pasar por una bodega de tránsito, de modo que lo despachado y aún no recibido sigue visible.
Qué hace multisede en SMART ERP
Sedes de la empresa
Cada sede se registra con sus datos y queda disponible para asignarla a bodegas, terminales, consecutivos, resoluciones y documentos.
Bodegas por sede
Una sede puede tener varias bodegas. Cada producto lleva su kardex independiente por bodega, con cantidad, costo promedio y último costo.
Bodega principal
Solo una bodega principal por sede: es la que usan por defecto las recepciones de compra y de la que descuentan las facturas de venta de esa sede.
Bodegas de tránsito y de usados
Una bodega se puede marcar como de tránsito, para la etapa intermedia de un traslado entre sedes, o como receptora de productos usados, para separarlos del inventario nuevo.
Consecutivos por sede y tipo de documento
Cada tipo de documento tiene en cada sede su propio consecutivo con prefijo. El número se asigna de forma que dos usuarios nunca reciben el mismo.
Resoluciones de facturación por sede
Prefijo, rango y vigencia autorizados por la DIAN se registran por sede y tipo de documento, y el sistema controla que cada factura caiga en una resolución vigente.
Terminales de punto de venta por sede
Cada terminal del POS pertenece a una sede y define su canal de venta, su bodega y su lista de precios.
Traslados entre sedes contabilizados
El movimiento de mercancía entre bodegas de distintas sedes genera su comprobante contable, y cancelarlo deshace las mismas cuentas.
Controles por sede
Las reglas de aprobación por monto aplican a una sede o a todas, el log de accesos muestra la sede de cada ingreso y la planeación de compras analiza el reabastecimiento por sede.
Informes por sede o consolidados
Las existencias y el kardex se consultan por bodega o consolidados, y el informe de garantías se filtra por sede; sin filtro se ve la empresa completa.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Registre las sedes
Cree cada sucursal con sus datos; la ciudad de la sede se usa en los documentos electrónicos.
- 2
Cree las bodegas
Defina las bodegas de cada sede y marque la principal. Agregue una bodega de tránsito si sus traslados tienen etapa intermedia.
- 3
Configure los consecutivos
Para cada tipo de documento y sede defina el prefijo y el número inicial.
- 4
Registre las resoluciones
Cargue las resoluciones de facturación de cada sede con su prefijo, rango y vigencia.
- 5
Asigne terminales y reglas
Vincule cada terminal del punto de venta a su sede y defina las reglas de aprobación que apliquen por sucursal.
- 6
Opere y consolide
Cada documento se crea en su sede con su número. La gerencia consulta la empresa completa o acota por sede y bodega donde la pantalla lo ofrece.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Un consecutivo siempre pertenece a una sede: no existen consecutivos generales sin sede.
- Solo puede haber una bodega principal por sede.
- Si una sede tiene resoluciones de facturación activas, el sistema exige que cada factura caiga en una vigente; sin resoluciones registradas no hace ese control.
- El prefijo por sede es lo que mantiene distintos los números de documento entre sucursales: defínalo diferente en cada una.
- Todas las sedes comparten una sola contabilidad, un solo catálogo de productos y una sola base de terceros.
- Permitir existencias negativas en una bodega es una decisión reservada a los administradores.
Preguntas frecuentes
No. Todas las sedes trabajan en la misma instalación y sobre la misma información de clientes, productos y contabilidad. Lo que cambia por sede son las bodegas, los consecutivos y las resoluciones.
Sí. Los consecutivos se definen por sede y tipo de documento, con su prefijo, y las resoluciones de facturación de la DIAN se registran también por sede.
Con un traslado entre bodegas. Si el recorrido lo amerita, se usa una bodega de tránsito como etapa intermedia. El traslado entre sedes genera su comprobante contable.
Sí. Las existencias y el kardex de cada producto se consultan por bodega o en la vista consolidada de todas las bodegas.
De la bodega principal de la sede del documento. Por eso cada sede debe tener marcada su bodega principal antes de empezar a facturar.
Sí. Cada regla de aprobación por monto se define para una sede o para todas, con sus propios rangos y aprobadores.
Siga explorando
Traslados entre bodegas
Traslados en pasos separados: se solicita, se autoriza, se envía y se recibe. La mercancía en camino queda en tránsito, con su contabilidad entre sedes.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
Resoluciones de facturación
El sistema guarda cada resolución de numeración de la DIAN y controla que toda factura se emita dentro de su prefijo, su rango y su vigencia.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Terminal POS
La pantalla del cajero: buscar, armar el carrito, cobrar con uno o varios medios de pago y entregar el recibo, con inventario y contabilidad al instante.
Roles y permisos
Una matriz por rol decide qué opciones del menú ve cada persona, y el acceso a los datos sigue exactamente ese menú.
- Módulo
Módulo de Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
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- Los módulos que usted elija ver a fondo