Remisiones de venta: entregar antes de facturar
La remisión registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que sigue sin facturar.
En muchas empresas la mercancía sale antes que la factura: el cliente recibe hoy y se le factura al corte de la semana, o se le entrega en varias tandas y se factura todo junto. La remisión es el documento que respalda esa entrega y evita que la mercancía quede en el aire entre la bodega y la factura.
En SMART ERP la remisión en «Borrador» no mueve nada. Al despacharla, la mercancía sale del inventario al costo promedio y se contabiliza como mercancía remitida: ya no está en la bodega, pero tampoco es todavía un ingreso ni una cuenta por cobrar. Cuando se factura, la factura toma esas líneas, no vuelve a mover inventario y reconoce la venta.
La pantalla de remisiones muestra en todo momento cuánto hay entregado por facturar, a cuántos clientes y cuál es la remisión más antigua sin facturar, para que nada se quede meses donde el cliente sin cobrarse.
El problema que resuelve
Mercancía que salió y no aparece en ninguna parte
Si la entrega se respalda con un papel y el inventario se descuenta solo al facturar, durante días el sistema muestra existencias que ya no están en la bodega.
Entregas que nunca se facturan
Sin una lista de lo entregado por facturar, una remisión traspapelada es una venta que no se cobra y que nadie echa de menos hasta el inventario físico.
Una factura por cada entrega
Facturar cada despacho por separado llena al cliente de documentos. Reunir a mano varias entregas en una factura invita a repetir o a omitir líneas.
Qué hace remisiones en SMART ERP
Remisión desde un pedido o directa
Sale de un pedido confirmado, con el precio, el descuento y el IVA pactados y sin pasar de lo pendiente de cada línea, o directa a un cliente, con el precio de lista y el IVA que define el sistema.
Despacho con salida de inventario
«Despachar» saca la mercancía al costo promedio y genera el comprobante de mercancía remitida. No crea cartera ni ingreso, y después del despacho la remisión ya no se edita.
Indicadores de lo pendiente
«Entregado por facturar» con su valor, número de remisiones y costo; «Clientes con entregas sin facturar»; «La más antigua sin facturar» y «Borradores».
Facturar una o varias remisiones
«Facturar» crea la factura en borrador con la remisión. «Facturar seleccionadas» reúne varias remisiones por facturar del mismo cliente y sede en una sola factura.
Factura que no repite el movimiento
Las líneas de la factura quedan atadas a las de la remisión: al emitir no mueven inventario, conservan el costo al que salió la mercancía y la contabilidad cancela la mercancía remitida.
Devolución total o parcial
«Registrar devolución» recibe lo que el cliente regresa de una remisión sin facturar. La mercancía vuelve al inventario al costo al que salió, con su comprobante contrario.
Anulación con motivo
Anular pide el motivo y es definitiva. Si la remisión estaba despachada, lo entregado y no devuelto vuelve al inventario.
Detalle con trazabilidad
Cada remisión muestra los datos de la entrega, la mercancía remitida, devuelta y neta, los movimientos de inventario y los comprobantes contables, con acceso al pedido y a la factura relacionados.
Impresión y correo
La remisión se imprime para que el cliente firme el recibido o se le envía por correo en PDF desde el menú de cada fila.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree la remisión
Desde el pedido confirmado, eligiendo las cantidades a entregar, o con «Nueva remisión» para una entrega directa a un cliente. Queda en «Borrador».
- 2
Despache
Al despachar, la mercancía sale del inventario y se genera el comprobante contable. Si el control de crédito está activo, el despacho pasa por él.
- 3
Entregue con el documento
Imprima la remisión o envíela por correo como soporte de la entrega.
- 4
Registre devoluciones, si las hay
Si el cliente regresa parte de la mercancía antes de facturar, regístrelo en la remisión: solo se facturará el neto.
- 5
Facture
Use «Facturar» o marque varias y use «Facturar seleccionadas». La factura queda en borrador en la pantalla de facturas.
- 6
Emita la factura
Revísela y emítala. La remisión pasa a «Facturada» y la venta queda reconocida en cartera y en contabilidad.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- La remisión solo admite productos que manejan inventario y no llevan serial.
- Una factura reúne remisiones de un solo cliente y una sola sede, y todas del mismo pedido o todas sin pedido.
- La factura de una remisión no admite cambiar líneas, cliente ni sede.
- Si elimina o anula la factura, la remisión vuelve a quedar por facturar y la mercancía sigue donde el cliente.
- Una remisión ya facturada no se devuelve ni se anula directamente: primero se anula su factura.
- Con el control de crédito activo, lo remitido sin facturar cuenta contra el cupo del cliente.
- Un pedido con remisiones despachadas y sin facturar no se puede cancelar.
- La cuenta contable de mercancía remitida es obligatoria en la validación de la configuración contable.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
RemisionesRegistra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que todavía no se ha facturado.
Qué hay en pantalla
- Indicadores
- «Entregado por facturar» (valor, número de remisiones y su costo), «Clientes con entregas sin facturar», «La más antigua sin facturar» y «Borradores».
- Lista de remisiones
- Número, fecha, cliente, vendedor, pedido o factura relacionados, líneas, total y estado. Las que están entregadas y sin facturar llevan la marca «Por facturar».
- Estados
- «Borrador» (no ha movido inventario), «Despachada», «Facturada», «Devuelta» y «Anulada».
- Filtros
- Búsqueda por número, cliente o quien recibe; estado (incluye «Por facturar»), cliente y rango de fechas.
- Detalle
- Al abrir una remisión se ven los datos del documento y de la entrega, la mercancía (remitido, devuelto y neto), los movimientos de inventario y los comprobantes contables.
Qué puede hacer
- Nueva remisión
- Crea una remisión directa a un cliente, en borrador. Solo admite productos que manejan inventario y no llevan serial; el IVA lo define el sistema según el cliente y el producto.
- Editar
- Solo en borrador. Si la remisión viene de un pedido, puede ajustar las cantidades (sin pasar de lo pendiente del pedido) y los datos de entrega.
- Despachar
- Saca la mercancía del inventario al costo promedio y genera el comprobante contable de mercancía remitida. No crea cartera ni ingreso. Después del despacho la remisión ya no se edita.
- Facturar
- Crea una factura en borrador con la remisión; hay que revisarla y emitirla en Ventas › Facturas. Al emitirla no vuelve a mover inventario.
- Facturar seleccionadas
- Marque varias remisiones por facturar del mismo cliente y sede para reunirlas en una sola factura en borrador.
- Registrar devolución
- Registra lo que el cliente devuelve, total o parcial, de una remisión sin facturar. La mercancía vuelve al inventario al costo al que salió.
- Anular
- Pide el motivo y es definitiva. Si estaba despachada, lo entregado y no devuelto vuelve al inventario. Solo para remisiones en borrador o por facturar.
- Eliminar
- Borra una remisión en borrador. Si era de un pedido, sus cantidades vuelven a quedar pendientes.
- Imprimir y enviar por correo
- Imprime la remisión o la envía al cliente desde el menú de cada fila.
- Ver factura / Ver pedido
- Abre el documento relacionado cuando existe.
Tenga en cuenta
- Las remisiones de un pedido se crean desde el pedido, en Ventas › Pedidos; aquí se despachan, facturan, devuelven o anulan.
- Una factura reúne remisiones de un solo cliente y una sola sede, y todas del mismo pedido o todas sin pedido.
- El despacho pasa por el control de crédito cuando está activo: lo remitido sin facturar cuenta contra el cupo del cliente.
- Si elimina o anula la factura de una remisión, la remisión vuelve a quedar por facturar y la mercancía sigue donde el cliente.
- Una remisión ya facturada no se devuelve ni se anula desde aquí: primero se anula su factura.
Preguntas frecuentes
No. La remisión despachada saca la mercancía del inventario y la deja contabilizada como mercancía remitida. La cuenta por cobrar y el ingreso nacen cuando se emite la factura de esa remisión.
Sí. Marque las remisiones por facturar del mismo cliente y la misma sede y use «Facturar seleccionadas». Deben ser todas del mismo pedido o todas sin pedido.
Nada nuevo: la mercancía ya salió al despachar. La factura conserva el costo de la remisión y, en la contabilidad, cancela la mercancía remitida en lugar de acreditar el inventario otra vez.
Con «Registrar devolución» en la remisión, mientras no esté facturada. La mercancía vuelve al inventario al mismo costo al que salió, y la remisión muestra lo remitido, lo devuelto y el neto.
No. Las remisiones manejan productos de inventario sin serial. Los productos serializados se entregan con factura, donde se elige la unidad exacta.
La pantalla muestra la remisión más antigua sin facturar, el valor total entregado por facturar y los clientes que lo concentran. El filtro «Por facturar» lista cada una.
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- Módulo
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