ERP para contadores: libros que salen de la operación
La contabilidad se genera sola desde la operación y usted se dedica a revisar, conciliar, cerrar y declarar, con un asistente contable que sustenta cada saldo en los libros.
En SMART ERP el contador no digita lo que otras áreas ya registraron. Cada factura de venta, recaudo, factura de compra, movimiento de caja, devolución, traslado de inventario o liquidación de nómina genera su comprobante con las cuentas que usted configuró. La contabilización es idempotente: un documento no se asienta dos veces, y el diagnóstico contable muestra los documentos que quedaron sin asiento para corregirlos.
Los impuestos salen de esos mismos libros. Las cuentas por tarifa de IVA y por concepto de retención permiten armar los borradores de los formularios 300 y 350, de reteICA, de ICA y del impuesto al consumo por cuenta, así que también sirven para la historia migrada de su sistema anterior. La exógena se arma con un mapeo cuenta → formato → concepto → columna y se descarga en la estructura de cada formato para copiarla en el prevalidador.
El asistente contable de IA conoce el PUC, la naturaleza de las cuentas y los libros de la empresa. Explica un saldo bajando hasta los movimientos, señala saldos contrarios a la naturaleza, movimientos sin tercero o períodos viejos abiertos, y le prepara la lista de pendientes para cerrar el mes. No registra ni corrige asientos: le indica la pantalla donde usted lo hace.
Los retos del día a día
Doble digitación entre la operación y la contabilidad
La empresa factura y recauda en un sistema y el contador vuelve a registrar todo en otro. Cada diferencia entre los dos obliga a buscar documento por documento.
Declaraciones armadas a mano
El IVA y las retenciones se calculan en hojas de cálculo a partir de auxiliares exportados, sin separar por tarifa ni por concepto, y con el riesgo de olvidar un saldo a favor del período anterior.
Cierres largos y sin lista de pendientes
Nadie sabe con certeza qué falta para cerrar el mes: comprobantes en borrador, documentos sin contabilizar, conciliaciones sin aprobar o cuentas puente sin configurar aparecen al final.
Exógena y certificados contra el reloj
Los formatos por tercero y los certificados de retención se reconstruyen cada año desde cero, con movimientos sin tercero que nadie detectó a tiempo.
Saldos que no cuadran con los módulos
La cartera del auxiliar no coincide con la del módulo de cartera, ni el inventario contable con el kardex, porque cada uno se alimenta por un camino distinto.
Cómo ayuda SMART ERP
Contabilización automática con cuentas configurables
Usted asigna las cuentas puente de cada módulo y valida la configuración con un botón. Desde ahí, ventas, compras, recaudos, caja, inventario, nómina y activos generan sus comprobantes; ingreso, IVA, costo e inventario pueden ir por tarifa de IVA.
Retenciones por concepto y por tercero
Cada concepto de retención guarda su tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia, y cada tercero sus retenciones habituales. El sistema las practica en compras, las fija en ventas y explica por qué no aplicó las demás. También causa las autorretenciones de la empresa.
Borradores de IVA, retenciones, ICA y consumo
Los borradores salen de los libros por cuenta y excluyen aperturas y cierres. La declaración de IVA guardada exige el período completo según la periodicidad de la empresa, arrastra el saldo a favor y tiene un cierre de IVA explícito y reversible.
Información exógena por formato
El mapeo admite solo las columnas válidas de cada formato, agrupa las cuantías menores donde corresponde y avisa lo contabilizado sin tercero. Cada formato se descarga en Excel con las casillas en el orden de la especificación técnica.
Cierre mensual y anual
Los períodos se abren y cierran por mes. El cierre anual exige los doce meses cerrados, cancela cada cuenta de resultado conservando tercero y centro de costo, y genera la apertura desde los saldos de diciembre. Se puede revertir.
Informes financieros y NIIF
Balance de prueba, balance general, estado de resultados, auxiliares y libros, con el balance acumulando auxiliares de cualquier nivel e incluyendo el resultado del ejercicio sin cerrar. Activos fijos con depreciación, revaluación, deterioro y baja con su comprobante.
Comprobantes manuales con reglas
Un comprobante manual exige el tercero y el centro de costo que pida cada cuenta, puede pasar por aprobación por monto y por el control de presupuesto, y los saldos se recalculan solo para las cuentas que mueve.
Conciliación bancaria con extracto
El extracto se carga en Excel o CSV, se cruza de forma automática por valor, fecha y referencia, y las comisiones o el GMF se registran en libros desde la misma pantalla con su asiento. Aprobar exige diferencia cero o un motivo.
Asistente contable y agente de impuestos
El asistente contable consulta balances, auxiliares, comprobantes, presupuesto y períodos; el agente de impuestos, vencimientos, borradores, resoluciones y documentos electrónicos. El vigía revisa contabilidad e impuestos cada madrugada. Los borradores no reemplazan su revisión.
Módulos que usa
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Impuestos y DIAN
Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.
Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Activos fijos
Cada activo con su costo, vida útil y cuentas. La depreciación del mes, la baja, la revaluación y el deterioro generan su comprobante contable.
Nómina
Liquide la nómina por períodos, pague prestaciones, retire empleados y cumpla con seguridad social y DIAN desde el mismo sistema que lleva su contabilidad.
Informes y tableros
Tableros por área, reportes de ventas, cartera e inventario, el estado de resultados gerencial y un generador para armar sus propios informes.
Inteligencia artificial
Un asistente que consulta su ERP con los permisos de quien pregunta, agentes por área, copilotos en las pantallas y un vigía que revisa los datos cada madrugada. Toda escritura pide su aprobación.
Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
Funcionalidades clave
Contabilización automática
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
Plan de cuentas y centros de costo
El catálogo de cuentas con la jerarquía del PUC, sus auxiliares y las reglas de cada cuenta, más los centros de costo para analizar por área.
Comprobantes contables
Ajustes, reclasificaciones y asientos recurrentes con partida doble validada, plantillas, reverso y PDF, junto a los comprobantes automáticos.
Cierre contable
Meses que se cierran y no se vuelven a tocar sin permiso, y un cierre anual que cancela resultados y abre el año siguiente en un solo proceso.
Informes financieros
Los balances, libros y auxiliares de la contabilidad, con comparativo, filtro por centro de costo, detalle hasta el comprobante y exportación.
Retenciones y autorretenciones
Cada concepto guarda tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia; cada tercero, los conceptos que le aplican. Las facturas de compra y de venta calculan sus retenciones solas.
Declaración de IVA y de retenciones
El borrador del 300 y el del 350 se calculan cuenta por cuenta con lo contabilizado. El saldo a favor de IVA se arrastra entre períodos y el cierre de IVA deja el asiento del período.
Información exógena
El mapeo cuenta, formato, concepto y columna arma cada formato por tercero desde los libros, con cuantías menores y un Excel en el orden de casillas de la DIAN para el prevalidador.
Conciliación bancaria
El extracto del banco cruzado contra los movimientos en libros, con cruce automático, registro de lo que falta y un resumen que explica la diferencia.
Estados financieros NIIF
Su contabilidad en PUC, presentada bajo NIIF para pymes: usted mapea las cuentas una vez y los estados financieros se generan con comparativo y notas.
Preguntas frecuentes
No. El sistema los genera cuando la operación ocurre: al emitir una factura, aplicar un recaudo, registrar una compra o aprobar una devolución. Usted configura las cuentas una vez y revisa. Los comprobantes manuales quedan para ajustes y causaciones propias de la contabilidad.
La operación de negocio nunca se interrumpe por un problema contable: el documento queda sin asiento y el sistema lo muestra. Usted corrige la causa, por ejemplo una cuenta sin configurar o un período cerrado, y lo contabiliza desde la pantalla, sin riesgo de asiento doble.
No. El sistema arma los borradores y las declaraciones guardadas desde los libros, con el detalle por cuenta, para que usted las revise. La presentación la hace el contador en los servicios de la DIAN o del municipio.
Sí. El plan de cuentas admite auxiliares de ocho o más dígitos, y cada cuenta define si exige tercero o centro de costo. El balance general acumula los auxiliares de cualquier nivel en su subcuenta.
Sí. El ERP se usa desde el navegador, así que el contador externo entra con su propio usuario y un rol que solo le muestra contabilidad, impuestos y lo que la empresa decida. Todo lo que cambie queda en la auditoría.
No. El asistente contable solo consulta los libros y explica. Puede guardar o programar un informe del generador cuando usted lo aprueba, pero no crea, modifica ni reversa comprobantes: le indica la pantalla donde se hace.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo