Información exógena DIAN desde la contabilidad
El mapeo cuenta, formato, concepto y columna arma cada formato por tercero desde los libros, con cuantías menores y un Excel en el orden de casillas de la DIAN para el prevalidador.
La información exógena es el reporte anual a la DIAN de las operaciones con terceros. En SMART ERP se arma desde la contabilidad: cada formato toma los movimientos de las cuentas que tiene mapeadas y los agrupa por tercero y por concepto. No hay que reconstruir el año en hojas de cálculo.
El centro de la herramienta es el mapeo: para cada cuenta se indica a qué formato va, con qué concepto de la DIAN, en qué columna, con qué sentido y con qué cuantía menor. Con ese mapeo el sistema genera los formatos 1001, 1003, 1005, 1006, 1007, 1008 y 1009, muestra la vista previa de cada uno y avisa lo que quedó contabilizado sin tercero.
La salida es un Excel por formato con las casillas de su anexo de especificaciones técnicas, una columna por casilla y en su orden, listo para copiar en el prevalidador de la DIAN. Los conceptos y las cuantías cambian de un año a otro: el contador los revisa contra la resolución vigente del año que se informa.
El problema que resuelve
Semanas de trabajo en hojas de cálculo
Sacar auxiliares por tercero, clasificarlos por concepto, sumar y pasar todo a la plantilla de cada formato es un trabajo manual que se repite cada año y es difícil de revisar.
Movimientos sin tercero
Lo que se contabilizó sin tercero no se puede reportar. Sin un aviso por concepto, el faltante aparece cuando los totales no cuadran con los libros.
Terceros con datos incompletos
Un documento sin dígito de verificación, una dirección vacía o un municipio sin código hacen fallar la validación cuando ya no queda tiempo.
Las reglas cambian cada año
Conceptos, cuantías y versiones de los formatos se ajustan con cada resolución. Si la clasificación está escrita en fórmulas, cada cambio obliga a rehacer la plantilla.
Qué hace información exógena en SMART ERP
Mapeo cuenta, formato, concepto y columna
Cada cuenta se asigna a un formato con su concepto de la DIAN y su columna. Una cuenta va una sola vez por columna en cada formato, y quitarla del mapeo no cambia la contabilidad.
Formatos por tercero
1001 pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas, 1003 retenciones que le practicaron, 1005 IVA descontable, 1006 IVA generado, 1007 ingresos recibidos, 1008 cuentas por cobrar y 1009 cuentas por pagar al cierre.
Movimiento del año o saldo al cierre
Los formatos 1008 y 1009 informan el saldo acumulado al cierre del año; los demás, el movimiento del año sin el comprobante de apertura ni el de cierre.
Sentido del valor por formato
«Según el formato» usa el sentido natural de cada uno, débitos menos créditos o créditos menos débitos, y las retenciones practicadas se toman siempre como créditos. También se puede forzar el sentido en una cuenta.
Cuantías menores
Cada concepto tiene su tope. Los terceros que no lo alcanzan, y a los que no se les retuvo, se agrupan en el NIT 222222222 «Cuantías menores»; con tope cero se informa cada tercero.
Vista previa por formato
Cada fila es un tercero en un concepto, con documento y dígito de verificación, nombre, dirección, códigos de ubicación y las columnas de valor del formato con sus totales. Se busca por nombre, documento o concepto.
Aviso de lo contabilizado sin tercero
Si hay movimientos sin tercero en las cuentas del formato, aparecen arriba con su valor por concepto. No entran a la tabla ni a los archivos hasta corregir los comprobantes.
Excel con las casillas de la DIAN
La descarga trae el formato con las casillas de su anexo técnico, en su orden, con el atributo del archivo y valores en pesos sin decimales. La versión de cada formato sale del año gravable.
Retenciones y exógena conectadas
Cada concepto de retención guarda el concepto de exógena con el que se reporta, de modo que lo retenido en compras llega clasificado.
Formato 2276 desde la nómina
El formato de ingresos y retenciones por rentas de trabajo sale de la misma fuente que el certificado de ingresos y retenciones de los empleados.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Mapee las cuentas
Revise el mapeo de cada formato: cuenta, concepto, columna, sentido y cuantía menor, contra la resolución del año que se informa.
- 2
Genere el año
Elija el año y genere: el sistema procesa todos los formatos con la contabilidad y el mapeo actuales.
- 3
Revise la vista previa
Abra cada formato, verifique los totales contra los auxiliares por tercero y atienda el aviso de lo contabilizado sin tercero.
- 4
Corrija y regenere
Asigne el tercero en los comprobantes que lo necesiten, complete los datos de los terceros y use «Regenerar» para actualizar los totales.
- 5
Descargue el Excel
Descargue el Excel con el formato de la DIAN de cada formato y cópielo en el prevalidador, que valida y genera el archivo a presentar.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- La salida es un Excel para copiar en el prevalidador de la DIAN; el archivo que se presenta lo genera el prevalidador.
- Los conceptos y las cuantías menores cambian de un año a otro: revíselos con el contador contra la resolución de exógena vigente para el año que se informa.
- Lo contabilizado sin tercero no entra al formato; la vista previa lo avisa por concepto para que se corrija en los comprobantes.
- Los terceros deben tener tipo y número de documento, dígito de verificación, dirección y municipio.
- Todos los comprobantes del año deben estar contabilizados antes de generar.
- El formato 1005 no agrupa cuantías menores: allí cada tercero se informa por separado.
- El mapeo solo admite las columnas propias de cada formato. Sin mapeo, el formato se calcula con una regla general por grupos de cuentas, sin conceptos.
- El formato de socios y accionistas no sale de la contabilidad: se diligencia con el libro de accionistas.
Preguntas frecuentes
El sistema entrega cada formato en un Excel con las casillas de la DIAN en su orden. Ese contenido se copia en el prevalidador de la DIAN, que valida los datos y genera el archivo que se presenta.
De la contabilidad: los movimientos contabilizados de las cuentas que usted mapeó a cada formato y concepto, agrupados por tercero. Para verificar un valor basta compararlo con el auxiliar por tercero de esas cuentas.
Cada concepto tiene un tope definido en el mapeo. Los terceros que no lo alcanzan y a los que no se les practicó retención se suman en una sola fila con el NIT de cuantías menores. Con tope cero, cada tercero se informa por separado.
No se reportan. La vista previa los muestra en un aviso con el valor por concepto para que usted corrija los comprobantes asignándoles el tercero y vuelva a generar.
Sí, siempre que los comprobantes del año estén en los libros de SMART ERP con su tercero. Los formatos salen de las cuentas, sin importar si el comprobante nació aquí o llegó con la migración de su sistema anterior.
No. La estructura de casillas de cada formato está transcrita de los anexos técnicos de la DIAN, pero los conceptos y las cuantías del mapeo son datos de la empresa que el contador confirma cada año.
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