Notas crédito y débito electrónicas ante la DIAN
Las devoluciones de venta aprobadas y las notas manuales de cartera se transmiten a la DIAN como nota crédito o débito, referidas a la factura original y con su motivo.
Con la facturación electrónica activa en la empresa, las notas no son un trámite adicional. Al aprobar una devolución de venta, el sistema crea la nota crédito electrónica referida a la factura que se devuelve y la transmite a la DIAN, con las mismas líneas, descuentos e impuestos de la devolución.
Las notas manuales de cartera, las que ajustan el saldo de una factura sin devolver mercancía, también viajan: como nota crédito o como nota débito, con una sola línea por su valor, igual que su asiento contable. Para emitirlas con el módulo activo, el sistema exige elegir el motivo ante la DIAN de la lista que corresponde a cada tipo de nota.
Todas comparten la bandeja de documentos electrónicos, los estados, los reintentos y el reenvío de la factura electrónica. Una nota espera a que su factura esté aceptada antes de salir, para que la referencia sea válida.
El problema que resuelve
Devoluciones sin nota ante la DIAN
Cuando la devolución se registra en el inventario y la cartera, pero la nota crédito se transmite después y a mano, quedan devoluciones sin soporte electrónico y diferencias con lo que ve el cliente.
Notas con motivo o referencia equivocados
Una nota que no cita bien la factura original o que no lleva el motivo que exige la DIAN se rechaza, y el ajuste queda aplicado en cartera sin documento válido.
Ajustes de cartera que nadie sigue
Los intereses, descuentos y ajustes de precio que se hacen con notas manuales suelen quedar por fuera del control de documentos electrónicos si no pasan por la misma bandeja.
Qué hace notas crédito y débito electrónicas en SMART ERP
Nota crédito al aprobar la devolución
Aprobar la devolución de venta crea el documento electrónico de la nota crédito y lo envía, sin pasos adicionales. La aprobación nunca se detiene por el envío.
Referencia a la factura original
La nota cita la factura electrónica que afecta. Si esa factura todavía no está aceptada por la DIAN, la nota espera y sale cuando lo esté.
Notas de cartera como crédito o débito
Una nota manual sobre una factura viaja como nota crédito o como nota débito con una sola línea por su valor y sin IVA, tal como se contabiliza.
Motivo ante la DIAN obligatorio
Al crear la nota de cartera se elige el «Motivo ante la DIAN»: para la nota crédito, devolución o no aceptación parcial, anulación, rebaja o descuento, ajuste de precio u otros; para la nota débito, intereses, gastos por cobrar, cambio del valor u otros.
Prefijos propios
La nota crédito y la nota débito usan los prefijos que el administrador define en la configuración de documentos electrónicos, coherentes con los rangos activos de la empresa.
La misma bandeja y los mismos estados
Las notas aparecen en Ventas › Documentos electrónicos con su tipo, estado, CUDE y mensaje de respuesta, y se filtran, consultan y reenvían igual que las facturas.
Intereses de mora por nota débito
El cobro de intereses de mora de cartera emite una nota débito por documento con el mismo flujo de las notas de cartera y el motivo «Intereses».
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Active la facturación electrónica
Las notas electrónicas dependen del mismo módulo y de la misma conexión de la factura electrónica, con los prefijos de nota crédito y nota débito definidos.
- 2
Apruebe la devolución o emita la nota
Apruebe la devolución de venta como siempre, o emita la nota desde la pantalla de notas de cartera eligiendo la factura y el motivo ante la DIAN.
- 3
Siga el estado
La nota queda en la bandeja de documentos electrónicos. Si su factura aún no está aceptada, permanece en espera hasta que lo esté.
- 4
Corrija si hace falta
Si queda «Por corregir» o «Rechazado», abra el detalle, complete lo que indica la lista y use «Reenviar».
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Requiere la facturación electrónica, que se activa por empresa; sin ella las devoluciones y las notas funcionan igual, solo en el sistema.
- La nota manual de cartera viaja con una sola línea por su valor y sin IVA, igual que su asiento.
- Con el módulo activo, una nota de cartera sobre una factura no se emite sin el motivo ante la DIAN.
- Una nota sobre una factura que venía de su sistema anterior no se transmite desde SMART ERP: esa factura no se emitió aquí y la nota queda solo en el sistema.
- La nota crédito espera a que su factura esté aceptada por la DIAN; mientras tanto no se envía.
- El envío nunca detiene la devolución ni la nota: si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), el documento queda pendiente y el sistema reintenta solo.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Documentos electrónicosMuestra el estado ante la DIAN de cada factura, nota y demás documentos electrónicos enviados, y permite reenviar los que hay que corregir.
Qué hay en pantalla
- Tarjetas por estado
- «Aceptado», «En la DIAN», «Pendiente», «Rechazado» y «Por corregir», con la cantidad de documentos. Al pulsar una tarjeta se filtra la lista.
- Aviso de documentos no válidos
- Aparece cuando hay documentos rechazados o por corregir; el botón «Verlos» los filtra.
- Lista de documentos
- Número, tipo, estado, detalle (el error o el mensaje del proveedor) y fecha de envío.
- Filtros
- Búsqueda por número o CUFE y tipo de documento (factura, nota crédito, nota débito, documento soporte, nómina electrónica y otros).
- Detalle (ojo)
- Número interno y ante la DIAN, CUFE o CUDE, fechas de envío y aceptación, respuesta del cliente, lista «Para corregir», descargas en PDF, XML y ZIP, bitácora del proveedor y los datos enviados.
Qué puede hacer
- Reenviar
- Vuelve a enviar un documento que no ha sido aceptado, después de corregir lo que faltaba (por ejemplo, datos del cliente). Un documento rechazado se envía como un intento nuevo.
- Consultar
- Pregunta al proveedor el estado de un documento que está «En la DIAN».
- Descargar PDF
- Abre la representación gráfica cuando el proveedor ya la entregó.
- Actualizar
- Vuelve a cargar la lista y los totales.
- Configuración
- Abre la configuración de la facturación electrónica. Solo la ven los administradores.
Tenga en cuenta
- Los documentos se envían solos al emitir una factura o aprobar una devolución; aquí no se crean.
- El envío nunca detiene la venta: si el proveedor no responde, el documento queda «Pendiente» y el sistema lo reintenta cada 10 minutos.
- «Rechazado» y «Por corregir» significan que el documento todavía no es válido ante la DIAN.
- Un documento aceptado no retrocede ni se reenvía.
- Si la facturación electrónica está apagada en la empresa, la pantalla lo indica y no muestra documentos. Con el módulo encendido pero sin credenciales, nada se envía.
Preguntas frecuentes
No. Con la facturación electrónica activa, aprobar la devolución de venta genera la nota crédito electrónica referida a la factura original y la envía. Usted solo revisa su estado en la bandeja.
La nota queda en espera. El sistema la envía cuando la factura figure aceptada por la DIAN, porque la nota debe referirse a un documento válido.
Sí. El cobro de intereses de mora emite una nota débito por documento con el flujo de las notas de cartera. Si la factura venía de su sistema anterior, el sistema pide confirmar que la nota quedará solo en el ERP.
La nota manual de cartera se emite por un valor único y sin IVA, como su asiento contable. Cuando el ajuste implica devolver mercancía con sus impuestos, el camino es la devolución de venta, que genera la nota crédito con el detalle de líneas.
En el detalle del documento en Ventas › Documentos electrónicos, junto con el número ante la DIAN, las fechas de envío y aceptación y las descargas disponibles.
Siga explorando
Factura electrónica
SMART ERP transmite la factura a la DIAN al emitirla. El sistema sigue su estado, reintenta lo pendiente y arma la representación gráfica con QR y CUFE.
Devoluciones de venta
La devolución parte de la factura, ajusta el saldo del cliente con una nota crédito y regresa la mercancía al inventario, en dos pasos controlados.
Intereses de mora
Interés simple sobre el saldo vencido de cada factura, con vista previa antes de cobrar y una nota débito por documento que sube el saldo y se contabiliza.
Cuentas por cobrar
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Facturación de venta
La factura es el punto donde la venta se vuelve inventario, cartera y contabilidad: todo ocurre al emitir, en una sola operación.
- Módulo
Módulo de Impuestos y DIAN
Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.
Parte del cumplimiento ante la DIAN y la normativa colombiana de SMART ERP.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo