Retenciones en la fuente, reteIVA y reteICA
Cada concepto guarda tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia; cada tercero, los conceptos que le aplican. Las facturas de compra y de venta calculan sus retenciones solas.
En SMART ERP una retención no es un valor que alguien escribe en la factura: es el resultado de una regla. El concepto de retención dice cuánto se retiene, desde qué base, sobre qué se calcula (el subtotal o el IVA), a qué operaciones aplica y en qué cuenta queda. Cada tercero tiene asignados los conceptos que le aplican habitualmente, y con eso los documentos calculan sus retenciones.
En compras, la empresa le retiene al proveedor: la factura sin retenciones digitadas practica las habituales de ese proveedor, y cada una va a la cuenta de su concepto con base, tarifa y tercero. En ventas es el cliente quien retiene: al emitir la factura se fijan las retenciones del cliente sobre el ingreso, la cuenta por cobrar nace por el neto y la retención queda como saldo a favor en la cuenta de su concepto.
Las bases mínimas se guardan en UVT y se convierten con la UVT del año del documento, que usted registra una vez al año. Si la empresa es autorretenedora de renta o de ICA, el sistema causa la autorretención en el comprobante de cada factura de venta. Las tarifas, las bases y el valor de la UVT son datos que la empresa carga y mantiene.
El problema que resuelve
Retenciones digitadas a criterio de cada persona
Cuando la retención se escribe a mano en cada factura, la tarifa, la base mínima y la cuenta dependen de quien registra, y los errores aparecen meses después en los certificados o en la exógena.
Bases mínimas que cambian cada año
Si las bases están escritas en pesos en cada regla, todos los eneros hay que actualizarlas una por una, y las facturas de los primeros días del año salen con la base anterior.
Cartera inflada por lo que el cliente retuvo
Si la cuenta por cobrar nace por el total y la retención del cliente solo aparece al recibir el pago, la cartera muestra saldos que nunca se van a cobrar.
Todo en una sola cuenta de retención
Sin el detalle por concepto y por tercero, armar la declaración mensual, los certificados y los formatos de exógena exige reconstruir el dato factura por factura.
Qué hace retenciones y autorretenciones en SMART ERP
Catálogo de conceptos de retención
Retención en la fuente por renta, retención de IVA y retención de ICA. Cada concepto define tarifa con cuatro decimales, si aplica a compras, a ventas o a ambas, si se calcula sobre el subtotal o sobre el IVA, su base mínima y su vigencia.
Base mínima en UVT, con valor por año
La base mínima se guarda en UVT y se convierte a pesos con la UVT del año del documento, registrada en la pestaña «UVT por año». Si la norma fija la base en pesos, puede escribirla y ese valor manda.
Cuentas por concepto
Cada concepto tiene su cuenta de retención practicada (pasivo) y su cuenta de retención a favor (activo), además de los renglones del formulario 350 y el concepto de exógena con el que se reporta.
Retenciones habituales por tercero
A cada tercero se le asignan sus conceptos como proveedor y como cliente. Con eso las facturas calculan sus retenciones sin que nadie las digite.
Cálculo con explicación
El sistema decide cuáles conceptos aplican según la base mínima y la vigencia, y dice por qué no aplicaron los demás. La retención por renta no se practica a autorretenedores ni a terceros del régimen simple, ni si la empresa no es agente retenedor.
Retención automática en compras
La factura de compra sin retenciones digitadas practica las habituales del proveedor; también puede registrarse sin retención. Al editarla, las que calculó el sistema se recalculan si cambian las bases y las digitadas se respetan.
Retenciones del cliente en la venta
Al emitir, la factura fija las retenciones del cliente sobre el ingreso, la cuenta por cobrar nace por el total menos esas retenciones y el comprobante debita la cuenta a favor de cada concepto. También puede emitirse sin ellas.
Reverso proporcional en devoluciones
La devolución de venta reversa las retenciones en proporción a lo devuelto, y la nota crédito de cartera se hace por el neto.
Autorretenciones de renta e ICA
En el perfil tributario se define si la empresa es autorretenedora, con su tarifa y su base. El sistema causa la autorretención en el comprobante de cada factura de venta, también en el punto de venta.
Retenciones que el cliente aplica al pagar
La retención de IVA o de ICA que el cliente descuenta en el momento del pago se registra como deducción del recaudo, con su concepto y su cuenta.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Registre la UVT del año
En Conceptos de retención › «UVT por año», escriba el valor vigente. Regístrelo apenas se publique el del año siguiente.
- 2
Cree los conceptos
Defina cada concepto con su tarifa, base de cálculo, base mínima, vigencia, cuentas, renglones del 350 y concepto de exógena, según las normas que le aplican a la empresa.
- 3
Complete el perfil tributario
Indique si la empresa es agente retenedor y si es autorretenedora de renta o de ICA, con sus tarifas y bases.
- 4
Asigne los conceptos a cada tercero
En la ficha del tercero, marque las retenciones que le aplican como proveedor y como cliente.
- 5
Registre compras y ventas
Las facturas calculan sus retenciones y las contabilizan en la cuenta de cada concepto. Revise el detalle cuando una no aplicó: el sistema dice por qué.
- 6
Declare y certifique
El borrador del 350, los certificados de retención y la exógena salen de esas mismas cuentas.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Las tarifas, las bases mínimas y el valor de la UVT de cada año son datos de la empresa: SMART ERP no los trae cargados ni los actualiza por su cuenta.
- La retención solo se practica cuando la base del documento alcanza la base mínima del concepto y el concepto está vigente en la fecha.
- El valor de cada retención se redondea al peso.
- Una retención digitada sin concepto en una factura de compra va completa a la cuenta general de retención en la fuente, sin tarifa ni detalle.
- La factura de venta no se emite si la empresa es autorretenedora y faltan las cuentas de autorretención en la configuración contable.
- Desactivar un concepto no borra nada: deja de calcularse en documentos nuevos y puede reactivarse.
- Los renglones del 350 de cada concepto son una guía que el contador confirma contra el formulario vigente.
- El impuesto nacional al consumo de una compra no entra a la base de retención.
Preguntas frecuentes
Sí. Si la factura no trae retenciones digitadas, practica las habituales del proveedor: revisa la base mínima y la vigencia de cada concepto y aplica las que correspondan. También se puede registrar la factura sin retención cuando el caso lo requiere.
La base se guarda en UVT y se convierte con la UVT del año del documento. Al registrar el valor del nuevo año en «UVT por año», todas las bases se actualizan sin editar concepto por concepto.
La cuenta por cobrar nace por el total menos las retenciones del cliente fijadas al emitir, y la retención queda como saldo a favor en la cuenta de su concepto. La cartera muestra lo que realmente se va a cobrar.
Sí. Con la autorretención de renta o de ICA activa en el perfil tributario, el sistema la causa en el comprobante de cada factura de venta, incluidas las del punto de venta, y entra al total del borrador de la declaración.
Sí. Las retenciones digitadas se respetan y las que calculó el sistema se recalculan si cambian las bases al editar la factura de compra. Para mantener el detalle por concepto, conviene digitarlas siempre con su concepto.
La retención en la fuente por renta no se practica a los terceros marcados como autorretenedores o del régimen simple en sus responsabilidades fiscales. El cálculo lo indica como motivo de no aplicación.
Sí, pero vive en la nómina: allí se depura la base del empleado antes de aplicar la tabla del artículo 383 del Estatuto Tributario, con topes que son parámetros editables.
Siga explorando
Certificados de retención
Certificados de las retenciones de renta, IVA e ICA practicadas a cada tercero, por año y rango de meses, individuales o masivos, con los valores contabilizados.
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- Módulo
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Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.
Parte del cumplimiento ante la DIAN y la normativa colombiana de SMART ERP.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
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