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SMART ERP
Módulo opcional · se activa por empresa

Vendedores, comisiones por recaudo y ventas en ruta

Vendedores con su cartera de clientes, comisiones que se causan cuando el cliente paga, metas mensuales y un espacio para vender y cobrar desde el celular.

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Este módulo está pensado para empresas con vendedores en la calle: cada vendedor tiene sus clientes y sucursales asignados, sus documentos, su cartera y su comisión. Se activa por empresa; mientras está apagado, el resto del ERP funciona igual y nada de esto aparece en el menú.

La comisión no nace al facturar sino al recaudar. Cada abono que el cliente hace causa la parte proporcional de la comisión de esa factura, y la mora la castiga según la matriz que su empresa defina. Las anulaciones, los cheques devueltos y las devoluciones corrigen lo causado con movimientos con signo, sin borrar nada.

Para el trabajo de campo, «Mi ruta» lleva al celular lo que el vendedor necesita: a quién visitar primero, la ficha del cliente con su cartera y su cupo, la toma de pedidos con el precio de la lista del cliente y el registro del dinero que recibe mediante un recibo provisional que cartera legaliza después.

Todo queda conectado con el resto del sistema: el pedido pasa por el control de crédito, el recaudo baja la cartera y se contabiliza, y la liquidación de comisiones llega a la nómina como una novedad que se paga y se contabiliza con el período.

Lo que este módulo resuelve

  • Comisiones pagadas sobre ventas que nunca se cobraron

    Cuando la comisión se liquida sobre lo facturado, el vendedor gana aunque la factura termine en mora o devuelta. Aquí la comisión se causa con cada abono efectivo y pierde efectividad según los días de atraso.

  • Liquidaciones en hojas de cálculo que nadie puede auditar

    Cruzar recaudos, devoluciones y tasas a mano cada mes produce diferencias y reclamos. El sistema guarda un histórico que solo crece, con cada causación, ajuste y reverso, y la liquidación muestra movimiento por movimiento.

  • Pedidos tomados en papel y digitados dos veces

    El vendedor anota en la calle y alguien transcribe en la oficina, con errores de precio y de cantidad. Con «Mi ruta» el pedido se crea y se confirma desde el celular con el precio y el IVA que decide el sistema.

  • Dinero recibido en la calle sin control

    El efectivo y los cheques que recibe el vendedor suelen quedar sin registro hasta que llegan a la oficina. El recibo provisional deja constancia inmediata y muestra a cartera cuánto dinero tiene cada vendedor por legalizar.

  • Vendedores que ven la información de sus compañeros

    Sin separación por vendedor, cualquiera consulta clientes y documentos ajenos. Un rol marcado como «solo documentos propios» limita lo que ve a sus documentos, la cartera de sus facturas y sus clientes asignados.

Qué puede hacer con Vendedores y comisiones

Capacidades que ya están en el producto.

  • Perfil de vendedor a partir del empleado

    Un empleado activo se convierte en vendedor con su código, su sede y su tipo de comisión. Al desactivarlo deja de aparecer en los selectores, pero conserva sus clientes y sucursales asignados por si se reactiva.

  • Clientes y sucursales asignados

    Cada cliente y cada sucursal de cliente puede tener su vendedor. Al crear una cotización, un pedido o una factura, el sistema precarga el vendedor de la sucursal y, si no tiene, el del cliente.

  • Vendedor obligatorio en los documentos

    Con el módulo activo, crear, aprobar, confirmar y emitir documentos de venta exige un vendedor vigente. Así ninguna factura queda sin responsable y la comisión siempre tiene a quién causarse.

  • Visibilidad restringida por rol

    Los roles marcados como «solo documentos propios» ven únicamente sus cotizaciones, pedidos y facturas, la cartera de esas facturas y sus clientes asignados. La restricción aplica igual en pantallas, informes y en el asistente de IA.

  • Cuatro tipos de comisión

    «Porcentaje fijo», «Escalonado» según lo recaudado en el mes, «Por producto» (con herencia producto, categoría y vendedor) y «Por producto y días de pago», que asigna a cada producto una tasa por tramo de días.

  • Comisión por recaudo efectivo

    Cada abono aplicado en cartera o pago de contado en el punto de venta causa la parte proporcional de la comisión. La base puede ser la venta sin IVA o la ganancia de cada línea, siempre neta de devoluciones.

  • Matriz de mora y tramos por días de pago

    Usted define cuánto de la comisión se gana según los días de atraso del abono, o los cortes de días que forman los tramos de tasa por producto. Lo perdido por pagar tarde se muestra como «Perdido por mora».

  • Histórico que no se borra

    Anular una factura, un recaudo o un pago, un cheque devuelto o una devolución aprobada generan un ajuste o un reverso con signo y con la fecha en que ocurre. Lo ya causado nunca se recalcula ni se elimina.

  • Liquidación de comisiones hacia la nómina

    Las comisiones pendientes se agrupan por vendedor hasta una fecha de corte. Al aprobar la liquidación se crea la novedad de comisión en un período de nómina abierto, y la nómina la paga y la contabiliza.

  • Metas mensuales y cumplimiento

    Meta de venta sin IVA, de recaudo y de clientes con venta por vendedor y mes, con cumplimiento, proyección al cierre por días hábiles y semáforo. Usa las mismas cifras de los informes de ventas y del motor de comisiones.

  • «Mi ruta» en el celular

    Un espacio instalable en el teléfono con la lista de clientes ordenada por prioridad de visita, la ficha de cada cliente, la toma de pedidos, el cobro, el registro de visitas y el seguimiento de los pedidos propios.

  • Pedido que no se pierde sin señal

    El pedido en curso se guarda en el celular por cliente. Si se envía sin conexión queda pendiente y sale solo cuando vuelve la señal, sin duplicarse.

  • Recibo provisional de cobro

    Constancia numerada del dinero que el vendedor recibe en la calle, con el abono a cada factura y la foto del soporte. No baja la cartera hasta que cartera lo legaliza con su recibo de caja, o lo rechaza con motivo.

  • Visitas comerciales y de cobro

    Desde la ficha del cliente el vendedor registra cómo le fue en la visita. La de cobro admite promesa de pago y alimenta la gestión de cobro; la comercial solo deja el resultado y una nota.

IA integrada

Inteligencia artificial en este módulo

El asistente consulta, explica y prepara borradores. Usted aprueba.

  • El asistente responde cómo van las comisiones por recaudo de un período, por vendedor, con las cifras que calcula el ERP.
  • Consulta la meta mensual, el cumplimiento y la proyección de cada vendedor, y el copiloto del tablero de ventas incluye el cumplimiento de metas en su análisis.
  • El asistente comercial revisa cupo, cartera vencida, lista de precios y existencias libres del cliente antes de proponer una venta.
  • A petición de la persona prepara una cotización en borrador o un pedido sin confirmar; alguien del equipo lo revisa y lo confirma en el ERP.
  • Un vendedor con visibilidad restringida recibe del asistente solo lo suyo: la IA consulta con los permisos de quien conversa.

Funcionalidades del módulo

Cada una con su página: qué hace, cómo se usa y qué tener en cuenta.

Pantalla por pantalla

La misma ayuda que usted encuentra en el botón «Ayuda» de cada pantalla del producto.

VendedoresAdministra los vendedores de la empresa, cómo comisiona cada uno y sus metas mensuales de venta, recaudo y clientes.

Qué hay en pantalla

Pestaña «Vendedores»
Lista con código, vendedor, sede, tipo de comisión, porcentaje, clientes y sucursales asignados y estado.
Filtros
Búsqueda por código, nombre o documento; estado (activos o inactivos) y tipo de comisión.
Pestaña «Metas y cumplimiento»
Por mes: totales de «Venta sin IVA», «Recaudo» y «Clientes con venta» frente a la meta, y una fila por vendedor con su cumplimiento, proyección y semáforo.
Cómo se calcula
El botón de información de la pestaña de metas explica venta, recaudo, clientes, proyección y semáforo.

Qué puede hacer

Nuevo vendedor
Convierte a un empleado activo en vendedor: se elige el empleado, el código (o se deja automático) y el tipo de comisión.
Editar
Cambia el tipo de comisión («Porcentaje fijo», «Escalonado», «Por producto» o «Por producto y días de pago»), el porcentaje, la escala, las notas y el estado.
Tasas por producto
Solo para vendedores con comisión «Por producto y días de pago»: asigna a cada producto una tasa por tramo de días de pago, o copia las tasas de otro vendedor. Aplica a lo que se facture desde ahora.
Desactivar
El vendedor deja de aparecer en los selectores y no se precarga en documentos nuevos. Sus clientes y sucursales asignados se conservan y vuelven a aplicar si lo reactiva.
Activar
Reactiva el perfil. Si el empleado no está activo, no aparece en los selectores hasta que se reactive el empleado.
Fijar metas
Digita la meta de venta sin IVA, de recaudo y de clientes de cada vendedor para el mes. Requiere el permiso de gestionar vendedores.
Copiar mes anterior
Dentro de «Fijar metas»: trae las metas del mes anterior, reemplazando todas o solo para quienes no tienen.
Cambiar de mes
Flechas de mes anterior y siguiente y botón «Mes actual» en la pestaña de metas.

Tenga en cuenta

  • La pantalla solo funciona si el módulo de vendedores está activo en la empresa.
  • Solo se pueden crear vendedores a partir de empleados activos que aún no tienen perfil de vendedor.
  • El tipo «Escalonado» necesita una escala activa de Ventas › Comisiones › Configuración y que las comisiones por recaudo estén activas; sin escala, las facturas del vendedor no causan comisión.
  • El cumplimiento usa las mismas cifras de los reportes de ventas: facturas emitidas sin IVA menos devoluciones, y los abonos aplicados en el mes.
  • Las metas no cambian la comisión: sirven para medir el mes.
Página de esta pantalla →
Configuración de comisionesDefine las reglas con las que se calculan las comisiones por recaudo de los vendedores: la base, la efectividad según la mora, los tramos por días de pago y las escalas.

Qué hay en pantalla

Base de cálculo
Sobre qué valor de cada factura se aplica el porcentaje: la venta neta sin IVA o la ganancia (venta menos costo).
Fecha de inicio
Desde cuándo participan las facturas en las comisiones. Solo se consulta.
Matriz de efectividad por mora
Tramos de días de mora y el porcentaje de la comisión que gana el vendedor en cada uno.
Comisión por producto y días de pago
Los tres cortes de días que forman los cuatro tramos, el plazo mínimo y la forma de calcular la tasa de la factura.
Escalas de comisión escalonada
Lista de escalas con código, nombre, tramos, vendedores activos que la usan y estado.
Aviso de problemas
Aparece cuando falta algo para liquidar o contabilizar las comisiones, por ejemplo el concepto de nómina.

Qué puede hacer

Cambiar la base de cálculo
Elija la base y guarde. Aplica a las facturas que se emitan desde ahora.
Editar la matriz
«Agregar tramo», ajustar los días y porcentajes o quitar tramos, y «Guardar matriz». Aplica a los abonos que se registren desde ahora.
Cambiar tramos de días
Ajuste los cortes, el «Plazo mínimo» y la «Tasa de la factura» («Cada línea con su tasa» o «Promedio de las tasas de la factura») y guarde. Aplica a las facturas que se emitan desde ahora.
Nueva escala
Crea una escala con sus tramos de porcentaje sobre la base recaudada del mes. «Simular un mes» muestra cuánto pagaría con una base dada.
Editar escala
Cambia nombre, descripción y tramos. Los nuevos tramos aplican a los abonos que se causen desde ahora.
Desactivar o reactivar escala
Una escala inactiva no se puede asignar a vendedores. No se desactiva mientras la usen vendedores activos.

Tenga en cuenta

  • Cambiar la configuración requiere el permiso de gestionar comisiones; sin él la pantalla queda en «Solo lectura».
  • Nada de lo que cambie aquí recalcula lo ya causado: la base y las tasas de cada factura se congelan al emitirla y la efectividad de cada abono al causarlo.
  • La fecha de inicio se fija al activar las comisiones y no se modifica en esta pantalla.
  • La matriz de efectividad no aplica a los vendedores con comisión «Por producto y días de pago»: ellos usan los tramos de días.
  • Las escalas se asignan a cada vendedor en Ventas › Vendedores.
Página de esta pantalla →
Liquidar comisionesAgrupa las comisiones por recaudo causadas a cada vendedor en una liquidación y la envía a la nómina para pagarla.

Qué hay en pantalla

Lista de liquidaciones
Número, vendedor, fecha de corte, período desde, causado, descontado, neto, movimientos, estado y período de nómina.
Estados
«Borrador» (en revisión), «Aprobada» (ya está en la nómina) y «Anulada».
Filtros
Búsqueda por número, vendedor, estado y rango de la fecha de corte.
Detalle
Pestañas «Resumen», «Movimientos» y «En nómina»: los valores causado, descontado y neto, cada movimiento de comisión incluido y la traza de la novedad, la liquidación de nómina y su comprobante contable.

Qué puede hacer

Nueva liquidación
Elige el vendedor y la fecha de corte, muestra la vista previa de los movimientos pendientes y crea la liquidación en borrador.
Aprobar
Vuelve a recoger los movimientos hasta la fecha de corte, pide el período de nómina abierto y crea la novedad de comisión por el neto en esa nómina. La nómina la paga y la contabiliza.
Anular
Pide el motivo y no se puede deshacer. En borrador solo libera los movimientos; en una aprobada además rechaza la novedad de nómina y los movimientos vuelven a quedar pendientes de liquidar.
Ver detalle
Abre la liquidación con sus movimientos y su estado en nómina.

Tenga en cuenta

  • Crear, aprobar y anular requieren el permiso de gestionar comisiones. Un vendedor con visibilidad restringida solo consulta sus propias liquidaciones.
  • Un vendedor solo puede tener un borrador a la vez, y no se liquida si no hay movimientos pendientes o el neto no es positivo.
  • Para aprobar debe existir un período de nómina abierto. La pantalla no paga ni contabiliza: eso ocurre al aprobar la nómina del período.
  • Una liquidación aprobada solo se anula si la nómina del vendedor en ese período no está aprobada ni pagada y el período no está cerrado.
  • La pantalla solo funciona con los vendedores y las comisiones por recaudo activos en la empresa.
Página de esta pantalla →
Recibos provisionalesControla el dinero que los vendedores reciben de los clientes en la calle. Cartera legaliza cada recibo con su recibo de caja, o lo rechaza si el dinero no se puede reconocer.

Qué hay en pantalla

Indicadores
«Por legalizar» (valor y cantidad de recibos), «En efectivo» (en poder de los vendedores), «El más antiguo» y «Vendedores con dinero».
Resumen por vendedor
Recibos, efectivo, cheques, transferencias, total por legalizar y antigüedad de cada vendedor. Al hacer clic en un vendedor se filtran sus recibos pendientes.
Filtros
Búsqueda por número, cliente o referencia y selector de estado: «Por legalizar», «Legalizado», «Rechazado» o «Anulado».
Tabla de recibos
Recibo, fecha, cliente y facturas, vendedor, medio de pago, valor y estado. En los legalizados aparece el enlace al recibo de caja, quién lo legalizó y cuándo; en los rechazados, el motivo.

Qué puede hacer

Legalizar
Para recibos «Por legalizar». Elija la caja o cuenta bancaria donde entra el dinero y revise el abono a cada factura. Se crea y confirma el recibo de caja: baja el saldo de las facturas, entra el dinero y se contabiliza con la fecha de hoy.
Ajustar la aplicación
Al legalizar, el reparto viene con lo que el cliente dijo que abonaba. Puede cambiarlo si el saldo de alguna factura cambió; la suma debe ser igual al valor recibido.
Rechazar
Para recibos «Por legalizar»; pide el motivo. El saldo del cliente no cambia y el vendedor ve el motivo.
Ver la constancia en PDF
El ícono de documento de cada fila abre la constancia del recibo.
Ver el soporte
Al legalizar se muestra el soporte que adjuntó el vendedor.

Tenga en cuenta

  • Mientras el recibo está por legalizar no baja la cartera, no mueve caja ni bancos y no se contabiliza.
  • Un recibo en cheque no pide caja ni banco: queda en la cuenta puente hasta que se canjee en Cartera › Canje Cheques/Tarjetas.
  • Para deshacer una legalización se anula el recibo de caja en Cartera › Recaudos: el recibo provisional vuelve a «Por legalizar». Lo mismo ocurre si el cheque rebota.
  • Los recibos se crean desde el espacio del vendedor («Mi ruta»), no desde esta pantalla. El vendedor puede anular el suyo mientras esté por legalizar.
  • «Legalizar» y «Rechazar» no aparecen para un vendedor con visibilidad restringida.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes sobre vendedores y comisiones

No. Se activa por empresa, y las comisiones por recaudo se encienden aparte. Mientras está apagado, las pantallas de vendedores y comisiones no aparecen y los documentos de venta no exigen vendedor.

Sobre lo cobrado. Emitir la factura no genera comisión: cada abono causa la parte proporcional. Si el cliente paga una parte de la factura, el vendedor gana esa misma parte de la comisión, afectada por la efectividad según la mora.

El sistema genera un ajuste o un reverso con signo contrario. Si la comisión original ya estaba liquidada, ese movimiento queda pendiente y se descuenta en la siguiente liquidación del vendedor.

Por nómina. Al aprobar la liquidación se crea una novedad de comisión en un período de nómina abierto; la nómina la paga y genera la contabilidad. La pantalla de liquidaciones no mueve dinero por sí misma.

No. «Mi ruta» se abre en el navegador del celular y se puede instalar en la pantalla de inicio desde Chrome o Safari. Queda como una aplicación más y abre directo en el espacio del vendedor.

Seguir armando el pedido que tenía en curso y dejarlo pendiente de envío. Buscar productos, ver precios y existencias, consultar cartera y registrar cobros o visitas necesitan conexión.

Depende del rol. Si su rol está marcado como «solo documentos propios», ve únicamente sus documentos, la cartera de sus facturas y sus clientes asignados. Los roles administrativos ven todo.

No. La base y las tasas de cada factura se congelan al emitirla y la efectividad de cada abono al causarlo. Los cambios aplican a las facturas y abonos que se registren desde ese momento.

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En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo