Software de tesorería: caja, bancos y pagos
Sepa cuánto dinero hay y cuánto habrá, programe los pagos a proveedores con control y concilie los bancos contra el extracto sin salir del sistema.
Tesorería responde dos preguntas todos los días: cuánto dinero hay y para qué alcanza. En SMART ERP los saldos de cajas y cuentas bancarias se alimentan de las ventas, los recaudos, los egresos y los traslados, y el flujo de caja proyectado los cruza con la cartera por vencimiento, las cuentas por pagar, los lotes de pago aprobados, los gastos recurrentes y la nómina estimada.
Pagar es un proceso con pasos claros. Las cuentas por pagar muestran las edades por proveedor; el egreso paga o abona varias facturas de un proveedor en una operación; y el lote de pago programa pagos a muchos proveedores, pasa por aprobación y genera el archivo para el banco con la plantilla que la empresa definió. Cada pago mueve el banco y queda contabilizado.
El agente de tesorería de IA responde por saldos, vencimientos, flujo y conciliaciones, y cuando usted lo pide propone un lote de pago en borrador a partir de la sugerencia de pagos de una cuenta. Nunca da un pago por hecho: aprobar y pagar se hace en la pantalla, por las personas autorizadas.
Los retos del día a día
El saldo real no está en ningún lado
El saldo del banco, el del libro y el de la hoja de cálculo de tesorería son distintos, y saber cuánto hay disponible exige cruzarlos a mano cada mañana.
Pagos decididos factura por factura
Sin una vista de lo que vence frente a lo que hay, los pagos se deciden por quien llama más, y facturas ya vencidas se quedan atrás mientras se paga lo que aún no vencía.
El archivo del banco se arma a mano
Cada semana alguien copia documento, cuenta y valor de cada proveedor en el formato del portal bancario, con el riesgo de un dígito mal escrito en un pago.
Conciliaciones atrasadas
Puntear el extracto contra el libro línea por línea toma días, las comisiones y el GMF quedan sin registrar y las partidas pendientes se arrastran de un mes a otro.
Semanas cortas de caja que nadie vio venir
La nómina, un lote de proveedores y un impuesto coinciden en la misma semana, y tesorería se entera cuando ya no hay tiempo de adelantar cobros o aplazar pagos.
Cómo ayuda SMART ERP
Saldos de cajas y bancos al día
Cada venta de contado, recaudo, egreso, anticipo y traslado entre caja y banco actualiza el saldo de la cuenta y genera su asiento. Las cajas tienen apertura, movimientos por concepto, arqueo y cierre.
Flujo de caja proyectado
Parte del saldo actual y proyecta por semana o mes las entradas de cartera y las salidas por proveedores, lotes aprobados, gastos recurrentes y nómina. Puede incluir las promesas de pago y el comportamiento de cada cliente; deja fuera la cartera castigada y en cobro jurídico.
Cuentas por pagar por edades
Saldo por proveedor en corriente y tramos de vencimiento, con el estado de cuenta de cada uno: facturas con saldo, vencido y anticipos entregados.
Comprobantes de egreso
Un egreso paga o abona varias facturas del mismo proveedor desde una caja o un banco. También puede cruzar facturas contra un anticipo ya entregado, sin mover dinero. Anularlo reintegra cada pago y devuelve el saldo.
Lotes de pago con aprobación
El sistema sugiere qué pagar por vencimiento hasta el dinero disponible. El lote pasa de borrador a aprobado y a pagado, y al pagarse genera un egreso por proveedor, todo o nada. Una factura no entra en dos lotes vigentes.
Archivo para el banco con sus plantillas
La empresa define sus plantillas de archivo, delimitado o de ancho fijo, con los campos, el encabezado y los totales que pide su banco, y revisa una vista previa. Documento, cuenta y valor nunca se recortan.
Conciliación bancaria con extracto
Cargue el extracto en Excel o CSV indicando qué columna es cada dato. El cruce automático empareja por valor y fecha dentro de una tolerancia, primero por referencia; lo ambiguo queda pendiente para cruzarlo a mano.
Registrar en libros desde el extracto
Comisiones, GMF e intereses que solo aparecen en el extracto se registran desde la línea, con su cuenta de contrapartida y tercero. Aprobar la conciliación exige diferencia cero o un motivo, y guarda la foto del resumen.
Agente de tesorería y vigía
El agente advierte saldos negativos, semanas bajo el saldo mínimo y facturas vencidas, y arma el lote en borrador cuando usted lo aprueba. El vigía revisa tesorería cada madrugada y deja sus hallazgos en la bandeja.
Módulos que usa
Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Compras
Del pedido al proveedor hasta el pago: órdenes, recepciones, facturas, cuentas por pagar, egresos y lotes de pago, con inventario y contabilidad al día.
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Contabilidad
La contabilidad de su empresa se arma con cada venta, compra, recaudo, pago y nómina. El contador revisa, ajusta, cierra y presenta, sin digitar dos veces.
Inteligencia artificial
Un asistente que consulta su ERP con los permisos de quien pregunta, agentes por área, copilotos en las pantallas y un vigía que revisa los datos cada madrugada. Toda escritura pide su aprobación.
Seguridad y auditoría
Decida qué ve cada rol, quién autoriza cada documento según su valor y revise quién cambió qué, con copias de seguridad diarias de su información.
Funcionalidades clave
Flujo de caja proyectado
A partir del saldo de hoy, lo que falta por cobrar y lo que falta por pagar, el sistema muestra el saldo de cada período y avisa dónde baja del mínimo.
Conciliación bancaria
El extracto del banco cruzado contra los movimientos en libros, con cruce automático, registro de lo que falta y un resumen que explica la diferencia.
Caja y cierres
Cada caja con su saldo real, cada entrada y salida con su concepto y su asiento, y un cierre por turno que muestra el sobrante o el faltante.
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Comprobantes de egreso
El soporte de cada pago a un proveedor: una o varias facturas pagadas o abonadas en una operación, con salida de caja o banco y contabilidad automática.
Lotes de pago
Programe el pago a muchos proveedores en una operación: propuesta por vencimiento, aprobación, archivo para el banco y un egreso por proveedor al pagar.
Anticipos a proveedores
El dinero que se entrega al proveedor antes de la factura, con su saldo por aplicar y el cruce contra las facturas desde cuentas por pagar.
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
Aprobaciones por monto
Reglas por tipo de documento, rango de valor y sede, con uno o varios niveles de aprobadores y una bandeja donde cada quien resuelve lo que le toca.
Preguntas frecuentes
No. El ERP no tiene conexión directa con los bancos. Para pagar, genera un archivo con la plantilla que su empresa defina y usted lo carga en el portal del banco; para conciliar, usted descarga el extracto y lo carga en Excel o CSV.
No vienen formatos predefinidos por banco. La empresa crea sus propias plantillas, delimitadas o de ancho fijo, eligiendo campos de un catálogo, y las verifica con la vista previa antes de usarlas.
No salen en el archivo para el banco y el lote los omite al pagar. El total del lote es lo realmente pagado, y las facturas de esos proveedores siguen pendientes para pagarlas por egreso.
Sí. Con las aprobaciones por monto usted define reglas para egresos y lotes de pago según el valor y la sede. El pago queda en espera hasta que el aprobador lo autorice, y nadie aprueba lo que él mismo solicitó.
No. El sistema reconoce cada línea por su fecha, valor, referencia y descripción y no la vuelve a cargar, respetando las líneas idénticas que sí son movimientos distintos. Además, las fechas deben caer dentro del período de la conciliación.
No. El agente de tesorería solo puede crear un lote de pago en borrador, y lo hace después de mostrarle una tarjeta con el detalle para que usted la apruebe. Aprobar el lote y pagarlo se hace en la pantalla, con los permisos y las reglas de aprobación de la empresa.
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