Control de caja, movimientos y cierres
Cada caja con su saldo real, cada entrada y salida con su concepto y su asiento, y un cierre por turno que muestra el sobrante o el faltante.
Una caja en SMART ERP es un punto físico donde la empresa recibe y entrega efectivo. Pertenece a una sede, puede tener un responsable y lleva su saldo actual, que el sistema actualiza con cada operación: las ventas en efectivo del punto de venta, los recaudos de cartera, los anticipos, los pagos a proveedores y los movimientos manuales. El saldo no se edita a mano.
Lo que no llega desde otro módulo se registra como movimiento manual: un ingreso o un egreso clasificado con un concepto del catálogo de su empresa. Cada movimiento guarda el saldo anterior y el saldo nuevo, y genera su asiento contable. Para llevar el efectivo al banco o traerlo de vuelta está el traslado entre caja y banco, que mueve los dos saldos en una sola operación.
El cierre de caja es el cuadre del turno. Se crea al cerrar la sesión del punto de venta: el cajero digita el efectivo contado y el sistema lo compara con lo que esperaba según los movimientos. La diferencia, sobrante o faltante, queda a la vista en un registro que no se puede modificar.
El problema que resuelve
Nadie sabe cuánto efectivo debería haber en la caja
Si el saldo se calcula a fin de mes, los faltantes ya no tienen explicación. El saldo de cada caja se actualiza con cada operación y se consulta en cualquier momento.
Los gastos menores salen de la caja sin registro
Los retiros informales descuadran la caja y no llegan a la contabilidad. Cada egreso manual lleva concepto, beneficiario y asiento.
La consignación del día no coincide con lo que salió de caja
Registrar por separado la salida de caja y la entrada al banco abre diferencias. El traslado hace los dos movimientos juntos, con el número de la consignación.
Los cuadres de caja se pierden o se corrigen después
Un cuadre en papel se puede reescribir. Los cierres del sistema no se editan ni se eliminan: son un registro de control.
Qué hace caja y cierres en SMART ERP
Cajas por sede con responsable
Cree las cajas que necesite con código único, sede, responsable y saldos mínimo y máximo de referencia. Una caja inactiva no admite nuevas sesiones ni movimientos.
Saldo actualizado por la operación
Las ventas en efectivo, sus anulaciones, los recaudos, los anticipos, los egresos y los movimientos manuales suman o restan del saldo en el momento en que ocurren.
Catálogo de conceptos de ingreso y egreso
Defina sus propios conceptos —fondo de caja, retiro para consignación, gastos menores— con su tipo. Un concepto puede tener su cuenta contable, que será la contrapartida de sus movimientos.
Movimientos manuales con saldo proyectado
Elija la caja, el tipo, el concepto y el monto, y si quiere el beneficiario y la descripción. Antes de confirmar, el sistema muestra con qué saldo quedará la caja.
Asiento contable en cada movimiento
Un ingreso debita la caja y un egreso la acredita, contra la cuenta del concepto. Cada caja puede tener su propia cuenta contable; si no la tiene, usa la cuenta de caja general.
Traslado entre caja y banco
«Consignar al banco» saca el efectivo de la caja y lo ingresa a la cuenta bancaria; «Retirar del banco a caja» hace lo contrario. Ambos saldos y la contabilidad cambian en la misma operación.
Cierre de caja al terminar el turno
Al cerrar la sesión del punto de venta se guarda el cierre: saldo del sistema, saldo físico contado, diferencia, desglose por medio de pago, resumen de ventas y devoluciones y observaciones del cajero.
Consulta de cierres y de movimientos
Filtre los cierres por caja, estado y fechas, y los movimientos por caja, tipo, concepto, fechas o beneficiario. Los cierres con diferencia se distinguen de los que cuadraron.
Cuentas bancarias y sus movimientos
En el mismo módulo se llevan los bancos, las cuentas bancarias y sus movimientos —depósitos, transferencias, notas del banco, comisiones, intereses—, cada uno con su comprobante.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cree las cajas y los conceptos
Registre cada caja con su sede y responsable, y arme el catálogo de conceptos de ingreso y egreso con nombres específicos y su cuenta contable.
- 2
Abra la sesión y opere
El cajero abre su sesión en el punto de venta eligiendo la caja. Las ventas en efectivo y los recaudos van sumando al saldo.
- 3
Registre los movimientos manuales
Fondos, retiros y gastos menores se registran en Caja › Movimientos con su concepto. Revise el saldo proyectado antes de confirmar.
- 4
Consigne el efectivo
Use el traslado entre caja y banco para llevar el efectivo a la cuenta bancaria, con el número de la consignación como soporte.
- 5
Cierre el turno
Al cerrar la sesión, el cajero cuenta el efectivo y digita el total. El sistema crea el cierre con la diferencia frente al saldo esperado.
- 6
Revise los cierres con diferencia
En Caja › Cierres abra el detalle de los que no cuadraron. Si la diferencia es real, regístrela con un movimiento manual y el concepto adecuado.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Los movimientos de caja no se editan ni se eliminan: un error se corrige con un movimiento contrario.
- Los cierres no se crean a mano desde tesorería: nacen al cerrar una sesión del punto de venta, y tampoco se editan ni se eliminan.
- El cierre no genera asientos por sí mismo: las ventas, pagos y movimientos del día ya generaron los suyos.
- El saldo de una caja no se modifica directamente; para ajustarlo se registra un ingreso o un egreso con su concepto.
- No se puede consignar más efectivo del que hay en la caja, y la cuenta bancaria debe tener su cuenta contable para poder contabilizar el traslado.
- Los movimientos que genera el punto de venta no usan el catálogo de conceptos: los conceptos son para los movimientos manuales.
- Un concepto inactivo deja de ofrecerse en nuevos movimientos, pero los movimientos anteriores se conservan.
Preguntas frecuentes
Es el saldo físico que el cajero contó menos el saldo que el sistema esperaba según los movimientos. Positiva es un sobrante, negativa un faltante y cero significa que la caja cuadró.
Sí. Cada caja tiene su código, su saldo y su responsable. Al abrir la sesión del punto de venta o registrar un recaudo, el usuario elige con cuál caja trabaja.
Con el traslado entre caja y banco, opción «Consignar al banco». Sale el valor de la caja, entra a la cuenta bancaria y queda el asiento, todo en una sola operación.
Registre un movimiento contrario por el mismo valor y luego el correcto. El sistema no deja editar ni borrar movimientos, para que cada cambio de saldo tenga su rastro.
Sí. Cada movimiento manual genera su comprobante: de ingreso o de egreso, contra la cuenta contable del concepto. Los que vienen de ventas, recaudos o pagos se contabilizan con su documento de origen.
En el punto de venta, al cerrar la sesión. Tesorería consulta después el cierre resultante con su detalle. La página de sesiones y arqueo de caja explica ese proceso desde el lado del cajero.
Siga explorando
Sesiones y arqueo de caja
El turno de cada cajero queda como una sesión con apertura, ventas, movimientos de efectivo y un cierre que compara lo contado con lo esperado.
Conciliación bancaria
El extracto del banco cruzado contra los movimientos en libros, con cruce automático, registro de lo que falta y un resumen que explica la diferencia.
Flujo de caja proyectado
A partir del saldo de hoy, lo que falta por cobrar y lo que falta por pagar, el sistema muestra el saldo de cada período y avisa dónde baja del mínimo.
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
Comprobantes de egreso
El soporte de cada pago a un proveedor: una o varias facturas pagadas o abonadas en una operación, con salida de caja o banco y contabilidad automática.
Contabilización automática
Ventas, compras, recaudos, caja, bancos, inventario y nómina generan su asiento al ocurrir, con las cuentas que usted asignó a cada operación.
- Módulo
Módulo de Tesorería
El dinero de su empresa, caja por caja y banco por banco: saldos al día, cada movimiento con su asiento, conciliación contra el extracto y una proyección de lo que viene.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo