Saltar al contenido
SMART ERP
Nómina

Control de horas, extras y recargos

Cada persona marca su entrada y su salida; el sistema clasifica las horas por tipo y las convierte en novedades de nómina aprobadas, listas para liquidar.

Solicitar demostración Ver planes

El control de horas registra el tiempo trabajado de cada empleado y lo lleva hasta la nómina sin pasar por una hoja de cálculo. Las personas marcan su entrada y su salida desde su propia pantalla, o quien administra el personal registra los turnos en la planilla de jornadas. Al cerrar cada turno el sistema reparte las horas por tipo: ordinarias, recargo nocturno, extras diurnas y nocturnas, dominicales, festivas y extras en domingo o festivo.

Esa clasificación se apoya en tres datos que su empresa administra: la jornada base diaria —por año y, si hace falta, por empleado—, el calendario de festivos y los factores de recargo de la configuración de nómina. Un turno que cruza la medianoche se clasifica con las horas de cada día en su día real.

Al final del período, la consolidación reúne las jornadas completas de cada empleado y, cuando usted la aprueba, crea las novedades de nómina por empleado y concepto, ya aprobadas. Las horas ordinarias no generan novedad porque están cubiertas por el salario. Si algo quedó mal, la consolidación se revierte, se corrigen las jornadas y se vuelve a consolidar.

El problema que resuelve

  • Las horas extras se suman a mano

    Separar lo diurno de lo nocturno y lo ordinario de lo dominical turno por turno es lento y casi nunca queda igual dos veces. La clasificación es automática al guardar el turno.

  • Pagos dobles por digitar lo mismo dos veces

    Cuando nómina digita extras a mano y además llegan las de la planilla, se paga doble. La consolidación advierte si el período ya tiene novedades manuales de horas.

  • No hay registro de quién trabajó qué día

    Sin un registro por jornada no hay cómo responder un reclamo. Cada turno queda con fecha, entrada, salida, desglose de horas y motivo de las extras.

  • Los festivos se olvidan

    Un festivo sin marcar se paga como día ordinario. El calendario de festivos de cada año define qué jornadas se clasifican como festivas.

Qué hace control de horas en SMART ERP

  • Marcación propia de cada empleado

    «Mi Marcación» muestra el reloj, el estado del turno y los últimos registros. «Marcar Entrada» abre el turno y «Marcar Salida» lo cierra, con motivo de las horas extras y observaciones opcionales.

  • Planilla de jornadas

    Quien administra el personal registra o completa turnos con fecha, hora de ingreso y hora de salida. Si la salida es menor que el ingreso, el turno cruza la medianoche.

  • Clasificación automática por tipo de hora

    Ordinarias, recargo nocturno, extra diurna y nocturna, dominical, festiva y extras en domingo o festivo. Lo que excede la jornada base se clasifica como extra al final del turno.

  • Jornada base configurable

    La jornada diaria se define por año en los parámetros de nómina y puede fijarse distinta para un empleado en su configuración.

  • Calendario de festivos

    Los festivos de cada año se registran con fecha y nombre. Desde ese momento las jornadas de esa fecha se clasifican como festivas; un festivo que cae en domingo cuenta como dominical.

  • Consolidación a novedades de nómina

    Para el período elegido suma los minutos por empleado y tipo de hora, muestra una vista previa y, al aprobar, crea una novedad aprobada por empleado y concepto.

  • Advertencias antes de aprobar

    La vista previa señala los turnos abiertos sin salida, que no se incluyen, y las novedades manuales de horas del mismo período, que producirían un pago doble.

  • Tarifas por empleado

    Si un empleado tiene tarifas propias —valor fijo por hora, trabaja sin recargo o no aplica—, la consolidación las respeta y muestra como excluidas las horas que su configuración no liquida.

  • Reversión con motivo

    Revertir una consolidación anula las novedades generadas, libera las jornadas para corregirlas y recalcula las liquidaciones que las incluían.

  • Informes diarios y mensuales

    El reporte diario lista cada jornada con su reparto por tipo de hora; el resumen mensual o por período de nómina muestra días trabajados, horas por tipo y el valor estimado de recargos y extras por empleado.

Cómo funciona, paso a paso

  1. 1

    Prepare la configuración

    Defina la jornada base del año y los factores de recargo en los parámetros de nómina, registre los festivos y vincule cada usuario con su empleado.

  2. 2

    Registre las jornadas

    Cada persona marca su entrada y su salida, o el responsable registra los turnos en la planilla de jornadas.

  3. 3

    Complete los turnos abiertos

    Antes de consolidar, registre la hora de salida de los turnos que quedaron abiertos si esas horas deben contar.

  4. 4

    Revise la vista previa

    Elija el período de nómina y revise empleados, tipos de hora, totales y advertencias. Elimine o rechace las novedades manuales duplicadas.

  5. 5

    Apruebe la consolidación

    Se crean las novedades aprobadas del período y las jornadas quedan «Consolidadas», bloqueadas contra edición.

  6. 6

    Liquide el período

    Verifique las novedades en nómina y procese el período. El valor en pesos lo calcula la liquidación con el salario de cada empleado.

Tenga en cuenta

Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.

  • Para marcar, el usuario debe tener un empleado vinculado. Si no lo tiene, la pantalla lo avisa.
  • La marcación registra la hora del momento en que se pulsa el botón: allí no se digita otra hora ni se corrige una marcación.
  • Solo se puede tener un turno abierto: mientras no se marque la salida no se puede marcar otra entrada.
  • Un período solo puede tener una consolidación aprobada a la vez, y las jornadas consolidadas no se editan sin revertirla.
  • Si alguna liquidación del período ya está aprobada o pagada, no se permite consolidar ni revertir.
  • Los festivos no se cargan solos: registre los de cada año antes de que empiece. Eliminar un festivo no cambia las jornadas ya calculadas.
  • El «valor estimado» de los informes es una referencia; lo que se paga es lo que liquida la nómina.
  • La marcación es un registro dentro del sistema; no se conecta con relojes biométricos.

En las pantallas del producto

La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.

Mi MarcaciónAquí cada persona registra la hora de entrada y de salida de su jornada. Con esas marcaciones el sistema calcula las horas trabajadas, las extras y los recargos.

Qué hay en pantalla

Reloj
Su nombre, su cargo y la hora y fecha actuales.
Estado del turno
Si tiene un turno abierto, indica desde qué hora (y de qué día, si no es de hoy).
«Mis últimos registros»
Sus jornadas recientes: fecha, entrada, salida, horas, extras y estado (abierto, completo, consolidado o anulado). Un sol marca los festivos.

Qué puede hacer

Marcar Entrada
Registra la hora actual como inicio de su jornada y abre el turno.
Marcar Salida
Registra la hora actual como fin de la jornada. Puede escribir el motivo de las horas extras y observaciones; al confirmar se calculan las horas del turno.

Tenga en cuenta

  • Su usuario debe tener un empleado vinculado. Si la pantalla lo avisa, pida al administrador que lo asocie en Empleados.
  • Se registra la hora del momento en que pulsa el botón: aquí no se puede digitar otra hora ni corregir una marcación.
  • El horario nocturno (7:00 p. m. a 6:00 a. m.), los domingos y los festivos se clasifican solos al registrar la salida.
  • Solo puede tener un turno abierto: mientras no marque la salida, no puede marcar otra entrada.
  • Una jornada «Consolidada» ya pasó a las novedades de nómina.
Página de esta pantalla →
FestivosMantiene el calendario de días festivos de cada año. El sistema lo usa para clasificar las horas trabajadas como dominicales o festivas y pagarlas con su recargo.

Qué hay en pantalla

Selector de año
Muestra los festivos del año elegido y cuántos hay registrados.
Tabla
La fecha, con el día de la semana, y el nombre de cada festivo.
Menú de cada fila
Las acciones «Editar» y «Eliminar» del festivo.

Qué puede hacer

Nuevo Festivo
Registra un festivo con su fecha y su nombre. Desde ese momento las jornadas de esa fecha se clasifican como festivas.
Editar
Corrige la fecha o el nombre de un festivo.
Eliminar
Quita el festivo del calendario, previa confirmación. Las jornadas ya calculadas en esa fecha conservan su clasificación: solo cambia para los cálculos futuros.

Tenga en cuenta

  • No puede haber dos festivos en la misma fecha.
  • Los festivos no se cargan solos: registre los de cada año antes de que empiece.
  • El calendario tributario calcula sus vencimientos en días hábiles con estos festivos; si faltan los del año, esas fechas no son confiables.
  • Las metas de los vendedores también proyectan el mes por días hábiles con este calendario.
Página de esta pantalla →
Informes de horasConsulta las jornadas registradas y cuántas horas de cada tipo trabajó cada empleado: ordinarias, recargos nocturnos, extras, dominicales y festivas.

Qué hay en pantalla

Pestaña «Reporte Diario»
Una fila por jornada con entrada, salida, total de horas, su reparto por tipo de hora y el motivo de las extras. La marca «D/F» señala las jornadas en domingo o festivo. Al final van los totales.
Pestaña «Resumen Mensual»
Una fila por empleado con días trabajados, horas por tipo, total de extras y el valor estimado de recargos y extras.
Indicadores del resumen
Empleados con registros, horas trabajadas, horas extra y valor estimado de recargos y extras.
Gráfico «Horas con recargo por categoría»
Compara las horas de cada tipo de recargo y de hora extra del mes o del período.

Qué puede hacer

Filtrar el reporte diario
Elija «Desde», «Hasta» y, si quiere, un empleado. La tabla se actualiza sola.
Ver por mes o por período
En el resumen, «Ver por» cambia entre «Mes completo» (año y mes) y «Período de nómina», para ver cuánto se debe liquidar en esa quincena.

Tenga en cuenta

  • Es una pantalla de consulta: aquí no se registran ni se corrigen jornadas.
  • El «Valor estimado» es una referencia calculada con la jornada mensual que muestra la pantalla; lo que se paga es lo que liquida la nómina.
  • Las columnas abreviadas son: Ord. (ordinarias), Rec. Noct. (recargo nocturno), Ext. Diu. y Ext. Noc. (extras diurnas y nocturnas), Dom. y Fest. (dominicales y festivas) y Ext. D/F (extras en domingo o festivo).
  • Esta pantalla no exporta a Excel.
Página de esta pantalla →

Preguntas frecuentes

Sí. Cada persona con usuario vinculado a su ficha de empleado entra a «Mi Marcación» y registra su entrada y su salida con la hora del momento. Allí también ve sus últimas jornadas y su estado.

Si la hora de salida es menor que la de ingreso, el sistema entiende que el turno cruza la medianoche y clasifica las horas de cada día en su día real, incluido el caso en que el día siguiente es domingo o festivo.

Pasan cuando usted aprueba la consolidación del período. Antes puede revisar la vista previa con los totales por empleado y tipo de hora. Las novedades se crean ya aprobadas, listas para la liquidación.

Revierta la consolidación indicando el motivo: se anulan las novedades generadas y las jornadas vuelven a quedar editables. Corrija el turno y consolide de nuevo. No es posible si la nómina del período ya está aprobada o pagada.

Sí, con las tarifas por empleado de la configuración de nómina: valor fijo por hora, trabaja sin recargo o no aplica, por cada tipo de hora. Esta opción se activa por empresa.

Su empresa. La jornada base se configura por año y por empleado, y los factores de horas extras y recargos están en los parámetros de nómina. El sistema clasifica las horas; los valores los administra usted.

Siga explorando

Vea SMART ERP con los procesos de su empresa

Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.

Solicitar demostración Escribir por WhatsApp

En la demostración

  • Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
  • El asistente de IA respondiendo con cifras
  • Los documentos electrónicos ante la DIAN
  • Los módulos que usted elija ver a fondo