Planilla PILA desde la nómina liquidada
Los aportes del mes por empleado y subsistema, cuadrados contra la nómina y la contabilidad, con el archivo plano para cargar en el operador.
La planilla de aportes se arma con lo que la nómina liquidó en firme durante el mes y con lo causado en las liquidaciones de contrato. Por cada empleado consolida los días, el ingreso base de cotización, las tarifas y los aportes a salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación y parafiscales, y marca las novedades del cotizante: ingresos, retiros, variaciones de salario, licencias, incapacidades y vacaciones.
Antes de generar nada usted ve una vista previa calculada en el momento. Al «Generar planilla» se guarda la foto del mes en borrador, que puede recalcular si la nómina cambió. La pantalla cuadra esa foto contra la nómina liquidada y contra la contabilidad, y lista las diferencias por empleado y subsistema con su causa.
Con la planilla lista se descarga el Excel y el archivo plano tipo 2, armado según el Anexo Técnico 2 de la Resolución 2388 de 2016, para cargarlo en su operador. El pago se hace allá; en SMART ERP usted registra el número de planilla y la fecha de pago y la planilla queda presentada.
El problema que resuelve
La planilla se digita cotizante por cotizante
Copiar días, bases y novedades al portal del operador es lento y propenso a errores. El archivo plano lleva toda la planilla de una vez.
Las diferencias aparecen después de pagar
Sin un cuadre previo, las diferencias entre lo descontado en nómina y lo aportado se descubren con el pago hecho. Aquí se ven antes, con su causa.
Las novedades del mes se reportan mal
Un ingreso, un retiro o una licencia mal marcados generan inconsistencias con las administradoras. Las novedades salen de la propia nómina y de las liquidaciones de contrato.
Qué hace planilla de aportes (pila) en SMART ERP
Consolidado por subsistema y administradora
Tablas de aportes por subsistema y de lo que se paga a cada entidad, con indicadores de empleados, total de aportes, parte del empleado, parte del empleador y diferencias de cuadre.
Detalle por cotizante
Una fila por empleado con días, ingreso base de cotización, aportes por subsistema y novedades. El detalle muestra tramos, tarifas, administradoras y los documentos de origen.
Novedades del cotizante
Ingreso, retiro, variación permanente y transitoria de salario, suspensión o licencia no remunerada, incapacidad general, licencia de maternidad, vacaciones o licencia remunerada e incapacidad por riesgo laboral.
Cuadre contra nómina y contabilidad
Compara la planilla con lo liquidado y con lo contabilizado por la nómina, y lista cada diferencia por empleado y subsistema con la explicación de su causa.
Archivo plano para el operador
Genera los registros de encabezado y de cotizantes con la estructura del anexo técnico. Si faltan datos, no lo genera y muestra la lista de lo que hay que completar.
Catálogo de administradoras
EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas de compensación con su código de planilla. Una administradora asignada a empleados no se elimina: queda inactiva.
Datos del aportante y topes
El encabezado del archivo (tipo de documento, dígito de verificación, tipo de aportante, forma de presentación y sucursal) y los topes mínimo y máximo del ingreso base de cotización se configuran en la misma pantalla.
Planillas guardadas
El historial del año muestra cada planilla con su estado —borrador, presentada o anulada—, empleados, total, número, fecha de pago y cuadre.
Exportación a Excel
La planilla guardada se descarga en Excel para revisión del contador o como soporte del pago.
Cómo funciona, paso a paso
- 1
Cargue las administradoras
Registre las entidades con el código que publica su operador y asígnelas a cada empleado en su configuración de nómina.
- 2
Complete los datos del aportante
Diligencie el encabezado del archivo plano y defina con su contador los topes del ingreso base de cotización.
- 3
Apruebe la nómina del mes
La planilla solo toma períodos aprobados o pagados y liquidaciones de contrato. Sin nómina aprobada no hay planilla que generar.
- 4
Revise la vista previa y el cuadre
Elija mes y año y revise aportes, cotizantes y diferencias. Corrija en la nómina lo que corresponda.
- 5
Genere la planilla
Se guarda la foto del mes en borrador. Si la nómina cambia, use «Recalcular» para actualizarla.
- 6
Descargue el archivo plano
Cárguelo en su operador de planilla y haga el pago allí. Descargue también el Excel si lo necesita como soporte.
- 7
Márquela como presentada
Registre el número de planilla, la fecha de pago y, si quiere, el operador y notas. La planilla queda de solo lectura.
Tenga en cuenta
Reglas y límites reales del producto, para que no haya sorpresas.
- Solo entra la nómina aprobada o pagada del mes y lo causado en liquidaciones de contrato.
- La pantalla no paga los aportes ni presenta la planilla: el pago se hace en el operador y aquí se deja constancia.
- Una planilla presentada no se corrige: se anula con motivo y se genera una nueva del mes.
- El catálogo de administradoras viene vacío: los códigos los asigna el Ministerio de Salud y los publica su operador de planilla.
- Valide el archivo plano con su operador antes de la primera carga.
- Los topes del ingreso base de cotización son parámetros de su empresa; en cero el sistema no ajusta la base.
- Mientras no se genere la planilla, lo que se ve es una vista previa que se recalcula cada vez.
En las pantallas del producto
La ayuda que trae el botón «Ayuda» de cada pantalla.
Planilla de aportes (PILA)Consolida por mes los aportes a salud, pensión, riesgos laborales, caja de compensación y parafiscales a partir de la nómina aprobada, y genera el archivo para el operador de la planilla.
Qué hay en pantalla
- Pestaña «Planilla del mes»
- Selector de mes y año, estado de la planilla e indicadores: empleados, total de aportes, aporte del empleado, aporte del empleador y diferencias de cuadre.
- Aportes y administradoras
- Tablas «Aportes por subsistema» y «Resumen por administradora» (lo que se paga a cada entidad).
- Cuadre de la planilla
- Compara la planilla con la nómina liquidada y con la contabilidad, y lista las diferencias por empleado y subsistema con su causa.
- Cotizantes
- Una fila por empleado con días, ingreso base de cotización, aportes por subsistema, novedades y cuadre. El detalle muestra tramos, tarifas, administradoras y documentos de origen.
- Pestaña «Planillas guardadas»
- Las planillas del año con estado, empleados, total, número, fecha de pago y cuadre.
- Pestaña «Administradoras»
- Catálogo de EPS, fondos de pensiones, ARL y cajas con su código de planilla.
Qué puede hacer
- Generar planilla
- Guarda la foto del mes en borrador. Mientras no se genere, lo que se ve es una vista previa calculada en el momento.
- Recalcular
- Solo en borrador: actualiza la foto si la nómina del mes cambió.
- Excel
- Descarga la planilla guardada en Excel.
- Archivo plano
- Descarga el archivo para cargar en el operador. Si faltan datos, muestra la lista de lo que hay que completar y no lo genera.
- Marcar presentada
- Registra el número de planilla, la fecha de pago y, si quiere, el operador y notas. La planilla queda de solo lectura.
- Anular
- Anula una planilla en borrador o presentada, con motivo. Después puede generar una nueva del mes.
- Datos del aportante
- Completa el encabezado del archivo plano (tipo de documento, dígito de verificación, tipo de aportante, forma de presentación y sucursal) y los topes del ingreso base de cotización.
- Administradoras
- Crear, editar o eliminar administradoras. Una asignada a empleados no se elimina: queda inactiva.
Tenga en cuenta
- Solo entra la nómina aprobada o pagada del mes y lo causado en liquidaciones de contrato. Sin nómina aprobada no hay planilla que generar.
- Esta pantalla no paga los aportes ni presenta la planilla: el pago se hace en el operador y aquí se deja constancia.
- Una planilla presentada no se corrige: se anula y se genera una nueva.
- El catálogo de administradoras viene vacío: los códigos los asigna el Ministerio de Salud y los publica su operador de planilla.
- Valide el archivo plano con su operador antes de la primera carga.
Preguntas frecuentes
No. SMART ERP consolida la planilla, la cuadra y genera el archivo plano. La carga y el pago se hacen en el operador de planilla que usted use; luego registra aquí el número y la fecha de pago.
Con el Anexo Técnico 2 de la Resolución 2388 de 2016 del Ministerio de Salud: registro de encabezado y registros de cotizantes de la planilla tipo 2, con posiciones y longitudes fijas. Antes de la primera carga conviene validarlo con su operador.
El sistema no lo genera y le muestra la lista de lo que falta, por ejemplo una administradora sin código o un dato del aportante. Complete lo indicado y vuelva a descargarlo.
La sección de cuadre compara la planilla con la nómina liquidada y con la contabilidad, y lista cada diferencia por empleado y subsistema con su causa, antes de que usted pague.
Sí. Lo causado en su liquidación de contrato aprobada entra a la planilla del mes y el cotizante sale marcado con la novedad de retiro.
Sí: anule la planilla presentada indicando el motivo y genere una nueva. La anulada queda en el historial del año.
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