Pantalla «Recaudos»
Registra el dinero que pagan los clientes y lo abona a sus facturas. Cada recaudo es un recibo de caja: al confirmarlo baja la cartera, entra el dinero a la caja o al banco y se contabiliza.
Esta página describe una pantalla real de SMART ERP, con el mismo texto que trae su botón «Ayuda»: qué encuentra en ella, qué acciones tiene y qué reglas aplica.
Lo que encuentra en la pantalla
Un esquema de la pantalla con sus partes, de arriba hacia abajo.
Recaudos
Ayuda1Filtros
Búsqueda por número, cliente o referencia, y selectores de «Estado» (Pendiente, Aplicado, Anulado) y «Sede».
2Tabla de recaudos
Número, cliente, sede, fecha, método de pago, referencia, total y estado. Se ordena por número, fecha o total.
3Detalle del recaudo
Se abre con «Ver detalle»: total, estado, detalles del pago, cuenta de destino, facturas abonadas, deducciones, observaciones, soportes adjuntos y envíos por correo.
Lo que puede hacer
Las acciones disponibles, con el nombre que tienen en el producto.
Nuevo recaudo
Elija el cliente, la sede, la fecha y el método de pago; marque las facturas y el valor «A aplicar» a cada una. Queda en estado «Pendiente»: todavía no baja la cartera ni mueve dinero.
Retenciones y descuentos del cliente
En el recaudo nuevo, «Agregar» registra lo que el cliente descontó del pago (retenciones, pronto pago). Abona a las facturas sin entrar como dinero.
Confirmar y contabilizar
Para recaudos pendientes. Pasa a «Aplicado», baja el saldo de las facturas, registra el dinero en la caja o cuenta bancaria elegida y genera el comprobante contable. Solo se revierte anulando.
Anular
Para recaudos pendientes o aplicados; exige el motivo. Devuelve el saldo a las facturas y genera el comprobante de reverso. Es definitiva.
Imprimir recibo
Desde el detalle, imprime el recibo de caja.
Enviar por correo o descargar PDF
Desde el detalle. El envío queda en el historial «Envíos por correo».
Adjuntar soportes
En el detalle, sección «Soportes adjuntos» (por ejemplo, el comprobante de la transferencia).
Tenga en cuenta
- Con método «Cheque» o tarjeta el recaudo no pide caja ni banco: el valor queda en una cuenta puente hasta que se canjee en Cartera › Canje Cheques/Tarjetas.
- Con método «Saldo a favor» no entra dinero: se cruza el saldo a favor del cliente (anticipos o excedentes de devoluciones) con sus facturas y el recaudo queda aplicado de inmediato. No puede superar el saldo disponible.
- El valor a aplicar a una factura no puede superar su saldo, y las deducciones no pueden cubrir todo el abono: debe entrar dinero.
- Una cuenta castigada no admite recaudos: primero se reversa el castigo.
- Esta pantalla no está disponible para un vendedor con visibilidad restringida a sus propios documentos.
Dónde encaja
- Funcionalidad
Recaudos
Cada pago de un cliente es un recibo de caja que baja la cartera, lleva el dinero a la caja o al banco y se contabiliza, con deducciones, canjes y reverso completo.
- Módulo
Cartera
Todo lo que le deben sus clientes en un solo lugar: desde que nace la factura hasta que el dinero entra, con cobro organizado, crédito controlado y contabilidad automática.
Otras pantallas de cartera
Anticipos de clientes
Registra el dinero que un cliente entrega antes de facturarle. El anticipo queda como saldo a favor del cliente para aplicarlo después a sus facturas.
Aprobaciones de crédito
Es la bandeja de cartera para los pedidos que quedaron retenidos por cupo excedido o cartera vencida. Aquí se analiza al cliente y se aprueba o se rechaza cada pedido.
Canje de cheques y tarjetas
Hace seguimiento a los cheques y pagos con tarjeta recibidos en los recaudos, que quedan en una cuenta puente hasta que el dinero llega de verdad al banco.
Gestión de cobro
Organiza el cobro de la cartera vencida: muestra los clientes en mora por prioridad, guarda cada gestión realizada y hace seguimiento a las promesas de pago.
Recibos provisionales
Controla el dinero que los vendedores reciben de los clientes en la calle. Cartera legaliza cada recibo con su recibo de caja, o lo rechaza si el dinero no se puede reconocer.
Vencimientos
Muestra la cartera pendiente por edades: cuánto está al día y cuánto vencido, con los días de mora calculados a hoy, por cliente o cuota por cuota.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo