Pantalla «Gestión de terceros»
Reúne en una sola lista a clientes, proveedores y otros terceros: las personas y empresas con las que el negocio vende, compra o tiene cuentas. Un mismo tercero puede tener varios roles a la vez.
Esta página describe una pantalla real de SMART ERP, con el mismo texto que trae su botón «Ayuda»: qué encuentra en ella, qué acciones tiene y qué reglas aplica.
Lo que encuentra en la pantalla
Un esquema de la pantalla con sus partes, de arriba hacia abajo.
Gestión de terceros
Ayuda1Buscador
Busca terceros por texto; la lista se actualiza sola al dejar de escribir.
2Filtros
«Rol» (Cliente, Proveedor, Otro), «Tipo» (persona o empresa), «Clasificación» y «Estado» (Activo, Inactivo). Los filtros activos se ven debajo y se quitan uno a uno o con «Limpiar todo».
3Tabla
Documento, Nombre, Tipo, Rol, Email, Celular, Clasificación, número de Contactos y de Direcciones, Estado y Calidad. Con «Columnas» puede ocultar las que no necesite.
4Ficha del tercero
Se abre al ver, crear o editar. Está organizada por secciones: Tipo de tercero, Identificación, Datos básicos, Direcciones, Retenciones, Clasificación y fiscal, Datos DIAN, Comercial y tesorería, Cuentas bancarias, Soportes documentales, Histórico tributario, Contactos y Notas y estado.
5Botón «Ayuda» de la barra
Explica con más detalle las columnas y los campos de la ficha.
Lo que puede hacer
Las acciones disponibles, con el nombre que tienen en el producto.
Nuevo Tercero
Abre la ficha en blanco. Elija si es persona natural o empresa, marque sus roles y complete los datos. Al guardar queda disponible en ventas, compras y cartera según sus roles.
Consultar el NIT en el RUES
En la sección «Identificación», trae la razón social y los datos de la matrícula mercantil. No trae dirección, teléfono, correo ni responsabilidades fiscales.
Cargar RUT (PDF)
Lee el RUT y precarga los datos del tercero para que usted los revise antes de guardar.
Ver (ojo)
Abre la ficha del tercero solo para consulta.
Editar (lápiz)
Abre la ficha para cambiar sus datos. En un tercero ya guardado también se administran sus contactos, direcciones, cuentas bancarias, soportes y retenciones habituales; si es cliente, su cupo de crédito y, con el módulo de vendedores activo, sus sucursales.
Eliminar (papelera)
Deja el tercero inactivo, previa confirmación. Solo está disponible si el tercero no tiene movimientos registrados.
Excel › Importar
Carga terceros desde la plantilla. Si el tipo y número de documento ya existen, actualiza ese tercero; si no, lo crea. Al terminar muestra cuántos se crearon, cuántos se actualizaron y los errores.
Excel › Exportar todos / Exportar con filtros actuales
Descarga la lista en Excel, completa o solo con lo que tiene filtrado.
Excel › Descargar plantilla
Descarga el archivo modelo para la importación.
Tenga en cuenta
- Las opciones del menú Terceros › Clientes, Proveedores y Otros abren esta misma pantalla con el filtro «Rol» ya puesto.
- Un tercero con movimientos no se puede eliminar: la papelera aparece deshabilitada.
- Las retenciones habituales y las sucursales se asignan después de guardar el tercero por primera vez.
- El tratamiento de IVA del cliente (gravado, excluido o exento) definido en la ficha decide si sus ventas llevan IVA; cuando no es gravado exige indicar el soporte.
- Las retenciones habituales del proveedor se practican solas en sus facturas de compra y las del cliente se aplican al emitirle facturas.
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- Los módulos que usted elija ver a fondo