Pantalla «Documentos electrónicos»
Muestra el estado ante la DIAN de cada factura, nota y demás documentos electrónicos enviados, y permite reenviar los que hay que corregir.
Esta página describe una pantalla real de SMART ERP, con el mismo texto que trae su botón «Ayuda»: qué encuentra en ella, qué acciones tiene y qué reglas aplica.
Lo que encuentra en la pantalla
Un esquema de la pantalla con sus partes, de arriba hacia abajo.
Documentos electrónicos
Ayuda1Tarjetas por estado
«Aceptado», «En la DIAN», «Pendiente», «Rechazado» y «Por corregir», con la cantidad de documentos. Al pulsar una tarjeta se filtra la lista.
2Aviso de documentos no válidos
Aparece cuando hay documentos rechazados o por corregir; el botón «Verlos» los filtra.
3Lista de documentos
Número, tipo, estado, detalle (el error o el mensaje del proveedor) y fecha de envío.
4Filtros
Búsqueda por número o CUFE y tipo de documento (factura, nota crédito, nota débito, documento soporte, nómina electrónica y otros).
5Detalle (ojo)
Número interno y ante la DIAN, CUFE o CUDE, fechas de envío y aceptación, respuesta del cliente, lista «Para corregir», descargas en PDF, XML y ZIP, bitácora del proveedor y los datos enviados.
Lo que puede hacer
Las acciones disponibles, con el nombre que tienen en el producto.
Reenviar
Vuelve a enviar un documento que no ha sido aceptado, después de corregir lo que faltaba (por ejemplo, datos del cliente). Un documento rechazado se envía como un intento nuevo.
Consultar
Pregunta al proveedor el estado de un documento que está «En la DIAN».
Descargar PDF
Abre la representación gráfica cuando el proveedor ya la entregó.
Actualizar
Vuelve a cargar la lista y los totales.
Configuración
Abre la configuración de la facturación electrónica. Solo la ven los administradores.
Tenga en cuenta
- Los documentos se envían solos al emitir una factura o aprobar una devolución; aquí no se crean.
- El envío nunca detiene la venta: si el proveedor no responde, el documento queda «Pendiente» y el sistema lo reintenta cada 10 minutos.
- «Rechazado» y «Por corregir» significan que el documento todavía no es válido ante la DIAN.
- Un documento aceptado no retrocede ni se reenvía.
- Si la facturación electrónica está apagada en la empresa, la pantalla lo indica y no muestra documentos. Con el módulo encendido pero sin credenciales, nada se envía.
Dónde encaja
- Funcionalidad
Documento soporte electrónico
La factura de compra a un proveedor no obligado a facturar se marca como documento soporte, toma su consecutivo por sede y se transmite a la DIAN al registrarla.
- Funcionalidad
Factura electrónica
SMART ERP transmite la factura a la DIAN al emitirla. El sistema sigue su estado, reintenta lo pendiente y arma la representación gráfica con QR y CUFE.
- Funcionalidad
Notas crédito y débito electrónicas
Las devoluciones de venta aprobadas y las notas manuales de cartera se transmiten a la DIAN como nota crédito o débito, referidas a la factura original y con su motivo.
- Módulo
Impuestos y DIAN
Documentos electrónicos ante la DIAN, retenciones calculadas por el sistema y borradores de declaraciones, exógena y certificados que salen de los mismos libros contables.
Otras pantallas de ventas
Configuración de comisiones
Define las reglas con las que se calculan las comisiones por recaudo de los vendedores: la base, la efectividad según la mora, los tramos por días de pago y las escalas.
Liquidar comisiones
Agrupa las comisiones por recaudo causadas a cada vendedor en una liquidación y la envía a la nómina para pagarla.
Tablero de ventas
Muestra de un vistazo cómo van las ventas del período: cuánto se facturó, cuánto se devolvió y qué documentos están pendientes de atender.
Remisiones
Registra la mercancía que se entrega al cliente antes de facturarla y lleva el control de lo entregado que todavía no se ha facturado.
Resoluciones de facturación
Guarda las resoluciones de numeración que expidió la DIAN (prefijo, rango y vigencia) para que el sistema controle con qué números se emiten las facturas.
Vendedores
Administra los vendedores de la empresa, cómo comisiona cada uno y sus metas mensuales de venta, recaudo y clientes.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo