Facturación electrónica: qué debe hacer su ERP
Lo que un ERP debe resolver en facturación electrónica: emisión, notas, numeración, contingencias, representación gráfica y documentos de compra.
· 6 min de lectura · Facturación electrónica · DIAN · Ventas
La facturación electrónica dejó de ser una novedad hace tiempo. Hoy la pregunta no es si su empresa factura electrónicamente, sino cuánto trabajo adicional le cuesta hacerlo. Si alguien en su empresa digita la factura en el sistema y luego la vuelve a elaborar en un portal, o si las notas crédito se hacen por fuera, hay un problema de integración.
Este artículo recorre lo que un ERP debería resolver para que la facturación electrónica sea una consecuencia natural de vender, no una tarea aparte.
El modelo, en pocas palabras
En Colombia rige la validación previa: la factura se genera en un formato electrónico estándar, se transmite a la DIAN, la DIAN la valida y solo entonces se entrega al comprador. El documento con valor legal es el archivo electrónico. El PDF, llamado representación gráfica, es una forma de leerlo.
Un ERP preparado para este modelo genera el documento, lo transmite y guarda la respuesta, sin que el usuario salga de su pantalla de trabajo.
De ahí salen las primeras tres exigencias.
1. Que la factura se emita desde donde se vende
El usuario debe facturar en su pantalla habitual y el sistema encargarse del resto: armar el documento, transmitirlo, recibir la respuesta y guardar el código único de la factura (CUFE).
Esto vale para todos los canales. Si la empresa vende por pedido y también en mostrador, ambos deben terminar en el mismo flujo.
2. Que la venta no se detenga si algo falla
Las transmisiones fallan: la conexión se cae, la DIAN está en mantenimiento. Un diseño frágil bloquea la venta hasta que el documento sea aceptado. Un diseño sensato:
- deja la venta registrada,
- marca el documento como pendiente,
- reintenta solo,
- y muestra en una bandeja qué está pendiente, qué se rechazó y por qué.
Pregunte siempre qué pasa en el sistema cuando el servicio de transmisión no está disponible.
3. Que los rechazos se puedan corregir
Un documento puede ser rechazado por datos del cliente incompletos o inconsistentes. El sistema debe decir con claridad qué falta, permitir corregirlo y reenviar, sin trucos ni duplicados.
Mejor aún es prevenir: que los datos del tercero necesarios para facturar, como identificación, responsabilidades fiscales y correo, se validen al crearlo.
4. Control de la numeración
Toda factura pertenece a una resolución de la DIAN que autoriza un prefijo, un rango y una vigencia. Facturar por fuera de ese rango o con la vigencia vencida es un error serio.
Un ERP debería:
- registrar las resoluciones por sede y tipo de documento,
- impedir que una factura tome un número fuera del rango o de la vigencia,
- y avisar con anticipación cuando los números o los días estén por agotarse.
Hay un detalle adicional: los huecos. Si el número se asigna al crear un borrador y el borrador se elimina, queda un salto en el consecutivo que luego hay que explicar. Algunos sistemas permiten asignar el número fiscal solo en el momento de emitir.
5. Notas crédito y débito
Una factura validada no se edita ni se borra. Se corrige con una nota crédito, que la referencia. Esto obliga a que las devoluciones, los descuentos posteriores y las anulaciones pasen por un proceso que:
- parta de la factura original,
- genere la nota electrónica con su motivo,
- reingrese el inventario si hay mercancía,
- reduzca la cuenta por cobrar,
- y reverse el ingreso, el impuesto y el costo en la contabilidad.
Si la nota se hace en un portal y el resto a mano, tarde o temprano la cartera, el inventario y la DIAN dirán cosas distintas.
6. Representación gráfica y entrega
La norma define qué datos debe mostrar la representación gráfica, incluido un código QR para consultar el documento. El sistema debería generarla con esos datos y permitir enviarla al cliente por correo, dejando historial de a quién y cuándo se envió.
7. Impuestos y retenciones correctos desde la línea
La factura electrónica viaja con el detalle de sus impuestos. Si el sistema calcula mal el IVA de una línea, el error queda validado ante la DIAN.
Lo deseable es que el impuesto no dependa de lo que el usuario digite, sino de reglas: el tratamiento del cliente, la clasificación del producto y la tarifa general. Lo mismo para las retenciones que aplica el cliente y para otros impuestos, como el de consumo.
8. Medios de pago y forma de pago
El documento informa si la venta es de contado o a crédito y con qué medio se pagó. En una venta de mostrador con varios medios de pago, el sistema debe reportarlos sin intervención del usuario.
9. El otro lado: lo que su empresa recibe
La facturación electrónica no termina en lo que usted emite. Como compradora, su empresa:
- Recibe facturas electrónicas de sus proveedores, que conviene tener en una bandeja y convertir en facturas de compra sin digitarlas.
- Registra eventos sobre las facturas a crédito: acuse, recibo del bien y aceptación o reclamo.
- Genera documentos soporte cuando compra a personas no obligadas a facturar.
Un ERP que solo resuelve la emisión deja la mitad del trabajo por fuera.
10. Nómina electrónica
Aunque no es una factura, usa la misma infraestructura: un documento por empleado y mes, transmitido a la DIAN. Tiene más sentido que salga del mismo sistema donde se liquida la nómina.
Lista de verificación
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Se emite desde la pantalla de venta y desde el punto de venta? | Evita la doble digitación |
| ¿Qué pasa si el servicio no responde? | La venta no debe detenerse |
| ¿Hay una bandeja con estados y reenvío? | Los rechazos deben poder corregirse |
| ¿Controla rango y vigencia de la resolución? | Evita facturas inválidas |
| ¿Las devoluciones generan la nota electrónica? | Mantiene coherentes cartera, inventario y DIAN |
| ¿El impuesto lo decide el sistema? | El error queda validado |
| ¿Recibe facturas de proveedores y registra eventos? | Cubre el lado de las compras |
Cómo lo resuelve SMART ERP
En SMART ERP la factura electrónica se transmite al emitir, desde la pantalla de ventas o desde el punto de venta: SMART ERP la transmite a la DIAN. Si la transmisión no se completa (por ejemplo, por una falla de conexión), la venta continúa: el documento queda pendiente y el sistema lo reintenta. Una bandeja muestra cada documento con su estado y permite reenviar y verificar. Es un módulo que se activa por empresa.
Las resoluciones de facturación se registran por sede y tipo de documento; el sistema impide facturar fuera del rango o de la vigencia y calcula los números y días restantes. La numeración fiscal al emitir, que evita huecos por borradores eliminados, también se activa por empresa.
Las devoluciones aprobadas y las notas de cartera generan notas crédito y débito electrónicas. El IVA de cada línea lo decide el sistema, como se explica en IVA en la venta. En compras, el sistema recibe las facturas de los proveedores y registra los eventos RADIAN y genera el documento soporte. La nómina electrónica usa la misma bandeja.