Información exógena desde la contabilidad
Cómo preparar la información exógena directamente desde la contabilidad: terceros, mapeo de cuentas a formatos y conceptos, cuantías menores y validación.
· 6 min de lectura · Impuestos · Exógena · Contabilidad · DIAN
Para muchos contadores, la información exógena es la temporada más pesada del año: semanas armando hojas de cálculo, cruzando auxiliares con terceros, persiguiendo NIT incompletos y corrigiendo errores del prevalidador.
Buena parte de ese esfuerzo no es inherente al reporte. Es consecuencia de preparar al final del año algo que se pudo ir construyendo durante doce meses. Este artículo explica cómo plantear la exógena como un resultado de la contabilidad y no como un proyecto aparte.
Qué es la información exógena
Es el reporte anual que ciertos contribuyentes deben presentar a la DIAN con el detalle de sus operaciones con terceros. También se conoce como «medios magnéticos».
La DIAN la usa para cruzar información: lo que usted reporta que le pagó a un proveedor debe coincidir con lo que ese proveedor declaró como ingreso. Las inconsistencias alimentan los programas de fiscalización, y los errores u omisiones tienen sanción.
Quiénes están obligados, qué formatos aplican y cuáles son los plazos lo define cada año la resolución correspondiente. Verifique siempre la norma vigente para el año que va a reportar.
Los formatos más comunes
La información se entrega en formatos, cada uno con un propósito. Entre los que usa una empresa comercial:
| Formato | Contenido |
|---|---|
| 1001 | Pagos o abonos en cuenta y retenciones practicadas |
| 1003 | Retenciones en la fuente que le practicaron |
| 1005 | IVA descontable |
| 1006 | IVA generado |
| 1007 | Ingresos recibidos |
| 1008 | Saldos de cuentas por cobrar al cierre |
| 1009 | Saldos de cuentas por pagar al cierre |
| 2276 | Rentas de trabajo y pensiones |
Cada formato pide la información por tercero y clasificada por conceptos, que son códigos definidos por la DIAN: honorarios, servicios, arrendamientos, compra de activos y otros.
La estructura del problema
Preparar la exógena es responder, para cada movimiento contable del año: ¿a qué formato, concepto y columna pertenece, y de qué tercero es?
De ahí salen sus tres requisitos.
Requisito 1: terceros completos
Cada tercero necesita tipo y número de documento, dígito de verificación, nombres o razón social bien separados, dirección y ubicación. Un tercero mal creado en febrero es un error del prevalidador en la temporada de exógena.
Requisito 2: movimientos con tercero
Si un gasto se contabilizó sin tercero, no hay a quién reportarlo. Las cuentas que alimentan la exógena deben exigir tercero al registrar, de modo que el problema se resuelva en el origen.
Requisito 3: una regla de clasificación
Hay que saber que la cuenta de honorarios va al formato 1001 con cierto concepto y en determinada columna, y que la cuenta de retención por honorarios va al mismo formato, mismo concepto, en la columna de retención practicada.
Esta regla es el mapeo. Es el activo más valioso del proceso: se construye una vez, se ajusta cada año y evita reclasificar a mano.
Construir el mapeo
El mapeo relaciona cuatro elementos: cuenta → formato → concepto → columna.
Algunas pautas:
- Trabaje a nivel de cuenta auxiliar cuando una misma subcuenta mezcle conceptos distintos. Mejor aún: abra auxiliares separados durante el año.
- Una cuenta puede alimentar varios formatos. La cuenta de clientes alimenta los saldos por cobrar; la de ingresos, los ingresos recibidos.
- Distinga movimientos de saldos. Los formatos de pagos e ingresos toman el movimiento del año. Los de cuentas por cobrar y por pagar toman el saldo al cierre.
- Documente las decisiones. Por qué una cuenta va a un concepto y no a otro. El año siguiente lo agradecerá.
Un plan de cuentas diseñado pensando en la exógena hace el mapeo casi trivial. Uno con cuentas genéricas del tipo «gastos diversos» lo vuelve una pesadilla.
Las cuantías menores
Los formatos permiten, bajo las condiciones de la norma vigente, agrupar las operaciones de bajo valor con un tercero en un solo registro bajo una identificación genérica de cuantías menores, en vez de reportar cada tercero.
Dos precauciones:
- El límite y las reglas varían por formato y por año. No todos los formatos admiten esta agrupación.
- La agrupación debe hacerla el proceso, de forma consistente, no a criterio de quien arma el archivo.
Excluir lo que no es operación
No todo movimiento del año es reportable. Los comprobantes de apertura y de cierre del ejercicio mueven saldos pero no son pagos ni ingresos. Incluirlos duplica cifras. El proceso debe excluirlos.
La coherencia con las declaraciones
La exógena no vive sola. Sus cifras deben ser coherentes con lo que la empresa declaró durante el año:
- las retenciones practicadas del formato 1001 con las declaraciones de retención,
- el IVA de los formatos 1005 y 1006 con las declaraciones de IVA,
- los ingresos del formato 1007 con la declaración de renta,
- los pagos laborales del formato 2276 con los certificados de ingresos y retenciones.
Si la exógena, las declaraciones y los certificados salen todos de los mismos libros, la coherencia es estructural. Si cada uno se arma por separado, hay que conciliarlos a mano.
El prevalidador y los formatos de la DIAN
La DIAN define para cada formato una estructura exacta: casillas, orden, tipos de dato y versión, que puede cambiar de un año gravable a otro. La información se carga en la herramienta de prevalidación de la DIAN, que verifica la estructura y genera el archivo para presentar.
Un sistema ayuda si entrega la información con las casillas y el orden que cada formato exige, de modo que pasarla al prevalidador sea una copia directa y no una reorganización.
Un calendario de trabajo sensato
Durante el año:
- Crear terceros con datos completos.
- Exigir tercero en las cuentas reportables.
- Mantener el mapeo al día cuando se abren cuentas nuevas.
Al cierre del año:
- Cerrar la contabilidad antes de empezar. Preparar exógena sobre libros abiertos es trabajar dos veces.
- Revisar la resolución vigente: formatos, versiones, conceptos y límites.
En la preparación:
- Generar una vista previa por formato.
- Revisar lo contabilizado sin tercero.
- Revisar los terceros con datos incompletos.
- Cruzar totales contra los libros y las declaraciones.
- Pasar al prevalidador y corregir.
- Presentar con margen frente al vencimiento.
Errores frecuentes
- Empezar sin haber cerrado la contabilidad.
- Reportar por cuenta mayor, mezclando conceptos.
- Incluir comprobantes de cierre o de apertura.
- Corregir en la hoja de cálculo y no en la contabilidad, de modo que el error reaparece el año siguiente.
- Usar la estructura del año anterior sin verificar cambios.
- No conciliar con las declaraciones.
Cómo lo resuelve SMART ERP
La información exógena de SMART ERP se arma desde la contabilidad con un mapeo administrable de cuenta a formato, concepto y columna, que solo admite las columnas propias de cada formato. Genera por tercero los formatos 1001, 1003 y del 1005 al 1009; los dos últimos toman los saldos al cierre. Agrupa las cuantías menores según el valor que usted defina en el mapeo, salvo en el formato 1005, y avisa lo contabilizado sin tercero.
La vista previa presenta cada formato con las casillas, el orden y la versión transcritos de los anexos técnicos de la DIAN para el año gravable, y se descarga en Excel para copiar en el prevalidador. El formato 2276 sale de la nómina, de la misma fuente que el certificado de ingresos y retenciones.
En el plan de cuentas, cada cuenta puede exigir tercero, y los comprobantes manuales no se contabilizan sin él. Las retenciones se registran por concepto con su cuenta, base y tercero, y los borradores de las declaraciones y los certificados de retención salen de los mismos libros. La presentación ante la DIAN la hace usted con el prevalidador. Más en el módulo de impuestos y DIAN.