Control de crédito: vender sin aumentar la cartera vencida
Cómo definir cupos, validar el crédito al vender y manejar autorizaciones para que las ventas a crédito no terminen en cartera vencida. Guía práctica.
· 6 min de lectura · Cartera · Crédito · Ventas
Vender a crédito es prestar dinero. La diferencia con un banco es que la mayoría de las empresas comerciales lo hacen sin estudio, sin límite claro y sin que quien aprueba la venta sepa cuánto debe ya el cliente.
El resultado es conocido: las ventas crecen, la cartera crece más rápido y la caja se aprieta. Este artículo explica cómo montar un control de crédito que proteja la caja sin frenar las ventas sanas.
El problema de fondo: dos áreas que no se ven
El vendedor quiere vender. Cartera quiere cobrar. Cuando trabajan con información separada, pasa esto:
- el vendedor toma un pedido de un cliente que debe tres facturas vencidas,
- la bodega lo despacha,
- cartera se entera cuando la factura ya existe.
No es mala fe: es que el control llega tarde. El momento de decidir sobre el crédito es antes de comprometer la mercancía, no después de facturar.
Los tres componentes de una política de crédito
1. El cupo
Es el valor máximo que la empresa acepta tener en riesgo con un cliente. Para definirlo se consideran su volumen de compras, su historial de pago, su antigüedad y la información financiera o comercial disponible.
Dos advertencias:
- Un cliente nuevo debería empezar con un cupo prudente, que crezca con su comportamiento.
- El cupo no es para siempre. Debe revisarse cuando cambian las compras o el hábito de pago.
2. El plazo
Los días que el cliente tiene para pagar. El plazo determina cuándo una factura pasa de corriente a vencida, y por lo tanto cuándo empieza a contar la mora.
3. Las condiciones de bloqueo
Qué situaciones impiden venderle a crédito a un cliente. Las habituales son:
- no tiene cupo asignado,
- su cupo está suspendido,
- la venta haría que supere el cupo,
- tiene cartera vencida por encima de los días de gracia,
- fue bloqueado por decisión de la empresa,
- tiene cartera castigada.
Qué cuenta contra el cupo
Aquí fallan muchos controles. Si el cupo solo se compara con las facturas pendientes, queda por fuera lo que ya está comprometido y aún no se factura.
Un cálculo completo suma:
- La cartera pendiente: facturas con saldo.
- Los pedidos confirmados sin facturar: mercancía que ya se le prometió.
- Lo entregado sin facturar, si la empresa usa remisiones.
- La venta que se está evaluando.
Si el total supera el cupo, hay exceso.
En qué momentos validar
El control debe aparecer donde se toma el compromiso:
| Momento | Por qué validar ahí |
|---|---|
| Al confirmar el pedido | Antes de separar y alistar mercancía |
| Al entregar con remisión | La mercancía sale sin factura |
| Al emitir la factura | Última barrera antes de crear la cartera |
| Al vender a crédito en mostrador | El cliente se lleva el producto |
Validar solo al facturar es tarde: para entonces la mercancía puede estar empacada y el cliente esperando.
Bloquear no es lo mismo que negar
Un control que solo dice «no» termina siendo ignorado o desactivado. Hay ventas que conviene hacer aunque el cliente supere el cupo: un buen cliente con un pedido grande, una temporada alta, un pago que está por llegar.
Por eso el control debe distinguir dos tipos de motivos:
- Autorizables. Cupo excedido o cartera vencida. Alguien con autoridad puede aprobar la venta, dejando el motivo por escrito.
- No autorizables. Cliente bloqueado, sin cupo o con cartera castigada. No se resuelven con una firma: hay que corregir la situación del cliente.
La autorización debe quedar registrada: quién, cuándo, cuánto y por qué. Así la empresa puede revisar después cuántas excepciones se dan y a quién.
El flujo que no frena al vendedor
El peor escenario para un vendedor es un error en pantalla que no puede resolver. Un flujo más sano:
- El vendedor confirma el pedido.
- Si hay un problema de crédito, el pedido no se rechaza: queda retenido.
- Cartera lo ve en una bandeja, con el análisis del cliente.
- Cartera aprueba, y el pedido sigue su curso, o rechaza con un motivo, y el pedido vuelve al vendedor.
El vendedor sabe en qué está su pedido y cartera decide con información. Nadie tiene que llamar a nadie para «destrabar» una venta.
Con qué información decide cartera
Aprobar una excepción a ojo es poco mejor que no tener control. Quien decide debería ver:
- el hábito de pago del cliente en los últimos meses: cuántos días tarda en promedio,
- la tendencia de sus compras,
- el margen que deja,
- sus devoluciones,
- la composición de su cartera actual,
- y si ha incumplido promesas de pago.
Con esos elementos se puede construir un puntaje de riesgo con reglas claras, que no reemplaza el criterio pero lo ordena.
Cómo implementarlo sin traumatismos
Activar un control de crédito de un día para otro, con clientes sin cupo, paraliza las ventas. Una secuencia razonable:
- Asigne cupos primero. A todos los clientes activos a crédito, aunque sea con una regla general basada en sus compras.
- Defina los días de gracia. Un margen realista evita bloqueos por demoras menores.
- Defina quién autoriza. Pocas personas, con criterio y disponibilidad.
- Comunique al equipo comercial. El control los protege también a ellos, sobre todo si su comisión depende del recaudo.
- Active y mida. Cuántos pedidos se retienen, cuántos se aprueban y por qué.
Indicadores para saber si funciona
- Proporción de la cartera vencida sobre la total.
- Días promedio de cobro.
- Número de autorizaciones por exceso de cupo y a qué clientes.
- Tiempo que tarda cartera en resolver un pedido retenido.
Si las autorizaciones son muchas y siempre para los mismos clientes, el problema no es el control: son los cupos.
Cómo lo resuelve SMART ERP
El control de crédito de SMART ERP se activa por empresa, cuando los clientes ya tienen cupo. Valida al confirmar el pedido, despachar una remisión, emitir la factura y en la parte a crédito de una venta en el punto de venta. Compara el cupo con la cartera pendiente, los pedidos confirmados sin facturar y la venta en curso, y revisa la cartera vencida más allá de los días de gracia que usted configure.
El cupo excedido y la cartera vencida pueden autorizarse con motivo por quien tenga ese permiso; los demás motivos se corrigen en el cliente o en su cupo. Cuando quien confirma el pedido no puede autorizar, el pedido queda retenido y pasa a la bandeja de aprobaciones de crédito, donde cartera aprueba o rechaza. La aprobación del pedido cubre su factura y su remisión.
La solicitud incluye un perfil del cliente con pagos, ventas, tendencia, margen, devoluciones y un puntaje de riesgo con sus factores. El análisis de crédito con IA añade una segunda opinión sin datos de identificación del cliente; no cambia el estado de la solicitud. Todo se apoya en las cuentas por cobrar del módulo de cartera.