Guía del ERP con IA: cómo se hace cada tarea
Explica cómo se hace cada cosa en el ERP, paso a paso y con el enlace a la pantalla, y qué dicen las políticas y procedimientos que su empresa cargó. No consulta cifras del negocio.
La guía del ERP responde las preguntas de «cómo se hace»: cómo registrar un anticipo, cómo anular un recaudo, qué pasos sigue una devolución. Explica la tarea paso a paso y enlaza la pantalla donde se realiza. Es el agente indicado para quien está aprendiendo el sistema o hace una tarea poco frecuente.
También responde «cuál es la regla» con lo que su empresa cargó en la base de conocimiento: políticas de crédito, procedimientos de devoluciones, instructivos internos. Consulta siempre la base de conocimiento antes de explicar una política y cita el documento por su código y título. El sistema trae guías de uso por módulo que su empresa puede editar.
Es un agente deliberadamente acotado. No consulta ventas, cartera ni saldos: para eso están los demás asistentes. Y si un módulo está apagado en su empresa, lo dice en lugar de explicar algo que usted no puede hacer.
Pregúntele así
Ejemplos de lo que una persona le pide a este agente.
- «¿Cómo registro un anticipo de un cliente?»
- «¿Qué pasos sigue una devolución de venta desde que el cliente la pide?»
- «¿Cuál es la política de la empresa para aprobar crédito a un cliente nuevo?»
- «¿Cómo hago un conteo físico de una bodega?»
- «¿Dónde se configura una regla de aprobación por monto?»
- «¿Qué diferencia hay entre una remisión y una factura en el sistema?»
- «¿Cómo cargo el extracto del banco para conciliar?»
- «¿Está activo el módulo de vendedores en esta empresa?»
- «¿Qué solicitudes de aprobación tengo pendientes?»
Qué consulta en su ERP
Base de conocimiento
Las políticas, procedimientos y guías publicados por su empresa, y las guías de uso de cada módulo que vienen con el sistema. Respeta el alcance por rol de cada documento.
Configuración de la empresa
Qué módulos y controles están activos, para no explicar funciones que su empresa no tiene encendidas.
Usuario y fecha
Quién conversa y con qué rol, para orientar la explicación a lo que esa persona puede hacer.
Aprobaciones por monto
Las solicitudes que esperan su aprobación y las que usted pidió, para explicarle en qué va un documento que quedó en espera.
Qué puede preparar, con su aprobación
Este agente es solo de consulta: no prepara documentos ni registra nada.
Sus límites
- No consulta cifras del negocio: ni ventas, ni cartera, ni saldos, ni inventario. Para eso use el asistente general o un especialista.
- No crea, no aprueba y no modifica nada: es un agente solo de consulta.
- Explica las políticas de la empresa solo si están publicadas en la base de conocimiento; si no hay documento, lo dice.
- Un documento en borrador o limitado a otros roles no se usa para responderle.
Preguntas frecuentes
Las políticas y procedimientos propios de su empresa: condiciones de crédito, reglas de devolución, instructivos de cierre. Funciona mejor un documento corto y concreto por tema, con títulos claros. No incluya datos personales ni claves, porque el contenido viaja al proveedor del modelo cuando se usa para responder.
No, lo complementa. Cada pantalla tiene su botón «Ayuda» con lo que hay en ella y lo que se puede hacer. La guía sirve cuando usted no sabe en qué pantalla se hace una tarea o cuando necesita la política de la empresa, no solo el funcionamiento del sistema.
Sí. Al publicar un documento se pueden marcar los roles que lo ven. Sin roles marcados lo ven todos; con roles, solo se usa para responder a personas de esos roles.
Porque está diseñada para explicar el uso del sistema con respuestas rápidas y económicas, y solo tiene las herramientas de documentación. Para cifras, cambie de agente en el selector del chat: el asistente general responde sobre cualquier área.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo