Asistente contable con IA sobre sus libros
Balances, auxiliares, comprobantes, cierre, presupuesto e impuestos desde los libros, en términos contables precisos. Señala lo que rompe una regla; no registra ni corrige asientos.
El asistente contable habla el idioma del contador: PUC colombiano, naturaleza de las cuentas, débito y crédito. Sustenta cada afirmación en los libros —balance de prueba, auxiliares, comprobantes y el asiento de cada documento— y, para explicar un saldo, baja hasta los movimientos que lo componen.
Su mayor utilidad está en la revisión. Señala lo que rompe una regla contable: saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, movimientos sin tercero en cuentas que lo exigen, documentos sin asiento y períodos viejos que siguen abiertos. Antes del cierre puede revisar qué falta: comprobantes en borrador, conciliaciones sin aprobar, documentos electrónicos sin aceptar y hallazgos contables abiertos.
También consulta los borradores de impuestos, que salen de los libros y son eso, borradores: la declaración la revisa y la presenta el contador. No registra ni corrige asientos; indica la pantalla donde se hace. De nómina solo ve cifras agregadas.
Pregúntele así
Ejemplos de lo que una persona le pide a este agente.
- «¿Qué períodos contables siguen abiertos este año y qué falta para cerrarlos?»
- «Explíqueme el saldo de esta cuenta: ¿qué movimientos lo componen?»
- «¿El balance general cuadra a hoy? ¿Qué cuentas tienen un saldo que llame la atención?»
- «¿Qué cuentas tienen saldo contrario a su naturaleza?»
- «Muéstreme el asiento que generó esta factura de venta.»
- «¿Qué cuentas puente faltan por configurar?»
- «¿Cómo va la ejecución del presupuesto y qué cuentas están excedidas?»
- «¿Cuánto IVA generado y descontable hay en el período en curso?»
- «¿Qué comprobantes manuales se registraron este mes?»
- «¿Cuál es el valor en libros de los activos fijos y cuánto se depreció este mes?»
Qué consulta en su ERP
Estados financieros
Estado de resultados con comparación entre períodos, balance general a una fecha y balance de prueba con saldos y movimientos por cuenta.
Auxiliares y comprobantes
Búsqueda de cuentas del plan, saldo y movimientos de una cuenta en un período, comprobantes con sus movimientos y el asiento que generó un documento de venta, compra o cartera.
Períodos y cierre
El estado de cada período contable y del cierre anual, para saber qué está abierto y qué falta.
Configuración contable
La validación de la configuración: qué cuentas puente faltan para que la contabilización automática de cada módulo funcione.
Presupuesto y activos fijos
Presupuestos y su ejecución contra lo contabilizado, y los activos fijos con su costo, depreciación y valor en libros.
Impuestos
Borradores de IVA, retención en la fuente, reteICA e ICA desde los libros, declaraciones guardadas, calendario tributario, resoluciones de facturación y documentos electrónicos.
Nómina en cifras agregadas
Períodos de nómina, planillas de aportes y nómina electrónica en totales, sin el detalle por persona.
Documentos de origen
Documentos de venta, de compra y de cartera, saldos de caja y bancos, cuentas por pagar y cartera por edades, para contrastar los libros con la operación.
Qué puede preparar, con su aprobación
- Guardar en el generador un informe contable que usted quiera volver a consultar.
- Programar el envío periódico por correo de un informe guardado.
- Marcar un hallazgo contable del vigía como visto, resuelto o descartado.
Sus límites
- No registra, no corrige ni reversa asientos, y no cierra períodos: indica la pantalla donde usted lo hace.
- Los borradores de impuestos son borradores calculados desde los libros; no reemplazan la revisión ni la firma del contador.
- No presenta declaraciones ni transmite documentos ante la DIAN.
- De nómina solo recibe cifras agregadas; nunca salarios ni liquidaciones por persona.
- No cita tarifas ni normas de memoria: usa lo que el ERP tiene configurado o lo que su empresa cargó en la base de conocimiento.
Preguntas frecuentes
No. Puede explicarle qué está mal y en qué cuentas, y llevarlo a la pantalla de comprobantes. El asiento lo registra una persona, con las validaciones de tercero y centro de costo que exija cada cuenta.
Revisa qué períodos siguen abiertos y los pendientes que suelen impedir el cierre: comprobantes en borrador, conciliaciones sin aprobar, documentos electrónicos sin aceptar y hallazgos contables abiertos. Entrega la lista en orden para que usted la trabaje. La pantalla de períodos tiene el botón «Preparar el cierre con IA».
Puede detectar documentos sin asiento, mostrarle el documento de origen y revisar si falta alguna cuenta puente en la configuración contable, que es una causa frecuente. La corrección se hace en las pantallas de configuración o de mantenimiento contable.
Sí, si la empresa le asigna un usuario con el rol adecuado. El agente verá lo que ese rol tenga permitido en contabilidad e impuestos, y cada conversación queda en la auditoría del asistente.
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Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo