Asistente de IA del ERP para toda la empresa
Responde sobre cualquier área del ERP con los datos de su empresa y prepara acciones para que usted las apruebe. Es el agente que contesta cuando no se elige un especialista.
El asistente del ERP es el agente general: atiende a quienes administran y operan la empresa con preguntas de ventas, cartera, compras, inventario, tesorería, contabilidad e impuestos. Es directo: primero la conclusión y después el sustento, siempre con cifras tomadas del ERP y en pesos colombianos.
Tiene a su disposición todas las herramientas activas del asistente, así que puede encadenar consultas de varias áreas en una sola respuesta: buscar un cliente, revisar su cartera, mirar las existencias del producto que pide y dejar lista la cotización. Bajo cada respuesta se ve qué consultó, y cuando conviene muestra una tabla, un gráfico o indicadores con semáforo.
Como todos los agentes, trabaja con los permisos de quien conversa. Si su rol no ve un área, el asistente se lo dice en lugar de buscar el dato por otro camino, y si un módulo está apagado en su empresa, no lo ofrece.
Pregúntele así
Ejemplos de lo que una persona le pide a este agente.
- «¿Qué debo atender hoy? Revise los hallazgos del vigía y dígame por dónde empezar.»
- «¿Cómo vamos este mes frente al anterior y qué cambió?»
- «Muéstreme en un gráfico las ventas del mes por vendedor y su cumplimiento de meta.»
- «¿Cuánto hay de este producto y cuánto está libre después de los pedidos confirmados?»
- «¿Qué facturas le debemos a este proveedor y cuáles están vencidas?»
- «¿En qué va el pedido de este cliente y qué falta por facturar?»
- «Necesito un informe de ventas por marca y mes de este año, con unidades y venta neta.»
- «¿Qué solicitudes esperan mi aprobación?»
- «¿Cuánto hay hoy en caja y bancos?»
- «¿Qué dice la política de la empresa sobre devoluciones?»
Qué consulta en su ERP
Panorama de la empresa
Ventas, cartera, cuentas por pagar, inventario y saldos de un período en una sola consulta, para responder «cómo vamos» sin armar el resumen a mano.
Ventas y clientes
Ventas netas y su tendencia, productos, vendedores, canales y medios de pago; metas y comisiones; la ficha comercial del cliente con cupo, cartera y lista de precios; y el detalle de cotizaciones, pedidos, facturas, remisiones y devoluciones.
Cartera y cobro
Cartera por edades, facturas con saldo por cliente, la bandeja de cobro priorizada, el panel de cobro de cada cliente, promesas de pago y la vista previa de intereses de mora.
Inventario y compras
Existencias con lo comprometido y lo libre por bodega, kardex de un producto, valor y rotación del inventario, análisis de reabastecimiento, cuentas por pagar por proveedor y documentos de compra.
Tesorería
Saldos de cajas y cuentas bancarias, flujo de caja proyectado, movimientos y cierres de caja, estado de las conciliaciones bancarias y la sugerencia de pagos desde una cuenta.
Contabilidad e impuestos
Estado de resultados, balance general, balance de prueba, auxiliares, comprobantes y el asiento de un documento, períodos y cierre, presupuesto, activos fijos, borradores de impuestos, calendario tributario, resoluciones y documentos electrónicos.
Informes a la medida
Cuando ninguna consulta trae exactamente el cruce que usted necesita, arma un informe con el generador: elige el conjunto de datos, las columnas, la agrupación y los filtros.
Base de conocimiento y configuración
Las políticas, procedimientos y guías que su empresa cargó, y qué módulos y controles están activos, para explicar cómo se hace una tarea sin proponer lo que no está disponible.
Qué puede preparar, con su aprobación
- Crear una cotización en borrador o un pedido sin confirmar para un cliente, con los productos y cantidades que usted indique.
- Registrar una gestión de cobro con su resultado y, si la hubo, la promesa de pago.
- Crear un plan de compra en borrador desde el análisis de reabastecimiento.
- Crear un lote de pago a proveedores en borrador; aprobarlo y pagarlo se hace en la pantalla.
- Guardar un informe en el generador y programar su envío periódico por correo.
- Enviar un documento en PDF a los correos registrados del tercero y marcar un hallazgo del vigía como visto, resuelto o descartado.
Sus límites
- No emite facturas, no registra pagos ni recaudos, no contabiliza y no mueve inventario: prepara borradores y usted los termina en la pantalla.
- Cada acción pide aprobación en una tarjeta con el detalle; sin su aprobación no escribe nada.
- Ve solo lo que su rol puede ver en el ERP. Si no tiene acceso a un dato, lo dice y no lo busca por otra vía.
- No recibe documentos de identidad, teléfonos, correos ni direcciones de terceros o empleados, ni salarios por persona.
- Las cifras las calcula el ERP. El asistente puede sumar o comparar lo que el ERP devolvió, y lo advierte cuando el cálculo es suyo.
- Hay un tope de preguntas por minuto y por día que define su empresa; al alcanzarlo, el aviso indica cuándo puede continuar.
Preguntas frecuentes
El asistente general sirve para preguntas del día a día y para las que cruzan varias áreas. Un especialista conviene cuando usted trabaja a fondo un tema —cobrar, programar pagos, cerrar el mes—, porque responde con el enfoque de esa área y un conjunto más corto de herramientas.
Sí. Puede adjuntar imágenes o archivos PDF a su pregunta, dentro de los límites de cantidad y tamaño que muestra el chat, para que el asistente los tenga en cuenta al responder.
Bajo cada respuesta se despliegan los pasos del asistente: qué consultó en el ERP para responder. Además, las respuestas enlazan la pantalla donde usted puede abrir el mismo dato y verificarlo.
Sí. Su historial queda agrupado por día y solo usted lo ve en el chat. Los administradores cuentan con una pantalla de auditoría donde se revisa qué se le pidió a la IA y quién aprobó cada acción.
Rechace la tarjeta. El asistente no crea nada, y usted puede decirle por qué para que corrija la propuesta: otro cliente, otras cantidades u otra fecha.
Vea SMART ERP con los procesos de su empresa
Una demostración guiada por nuestro equipo: usted nos cuenta cómo vende, compra, cobra y contabiliza, y le mostramos cómo se hace en SMART ERP.
En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo