Migración de datos desde su sistema anterior
Un servicio de implementación: los datos de su sistema anterior se importan por pasos y se validan control por control contra el origen antes de salir en vivo.
Cambiar de sistema asusta por una razón concreta: nadie quiere empezar el lunes con una cartera que no cuadra o un inventario distinto al de la bodega. Por eso en SMART ERP la migración no es un cargue de archivos al final del proyecto, sino un proceso por pasos que se ensaya, se valida contra su sistema anterior y se repite hasta que los controles coinciden.
La migración se presta como un servicio de implementación. El importador lee su sistema anterior en modo de solo lectura —no escribe ni modifica nada allá— y trae la información por pasos: maestros, existencias, cartera, cuentas por pagar, contabilidad, numeración y parámetros tributarios. Cada paso puede ejecutarse por separado y volver a correrse.
Después corre un validador que compara lo migrado con el origen, control por control, y clasifica cada resultado como correcto, aviso o error. El importador existe hoy para un sistema de origen específico; para otros orígenes, el alcance se evalúa en la implementación y los datos maestros pueden entrar por plantillas de Excel.
Qué hace
Importación por pasos
Terceros, productos y precios; existencias; cartera y cuentas por pagar abiertas; plan de cuentas; saldos de apertura; resoluciones y consecutivos de facturación; conceptos de retención y parámetros de exógena. Cada paso se ejecuta y se repite por separado.
Origen en solo lectura
La conexión con su sistema anterior es de solo lectura. Su operación sigue en él sin riesgo mientras se ensaya la migración las veces que haga falta.
Saldos contables que cuadran a hoy
Se trae el balance de apertura al inicio del año y los comprobantes del año en curso, de modo que el saldo de cada cuenta en el ERP corresponda al de su sistema anterior a la fecha de corte.
Documentos históricos identificados
Las facturas migradas quedan marcadas como históricas: no mueven inventario ni generan asiento en el ERP y no se anulan, pero sí admiten recaudos y devoluciones, para seguir cobrando y pagando lo que venía abierto.
Validación control por control
Maestros, existencias, cartera, cuentas por pagar, partida doble, saldo por cuenta y por tercero, balance, historia y numeración se comparan con el origen. Cada control queda como correcto, aviso —una regla del importador o un dato del origen— o error.
Validación con el origen aún en operación
El validador puede comparar solo lo fechado antes de un día determinado, para ensayar y verificar mientras su empresa sigue trabajando en el sistema anterior.
Continuidad de la numeración y de los parámetros
Las resoluciones de facturación, los consecutivos y las retenciones habituales de cada tercero se traen para que la primera factura en el ERP continúe la secuencia y practique las retenciones correctas.
Cómo funciona
- Diagnóstico: se revisa qué información tiene su sistema anterior, con qué calidad y qué necesita su empresa desde el primer día.
- Configuración: plan de cuentas, cuentas de cada módulo, impuestos, sedes, bodegas, roles y permisos quedan listos antes de traer datos.
- Simulacro: se ejecuta la importación completa sobre una copia de trabajo y se corre el validador contra el origen.
- Revisión de hallazgos: los errores se corrigen y los avisos se explican —y, cuando son decisiones contables, se llevan a su contador— hasta que los controles coinciden.
- Corte: en la fecha acordada se hace la importación definitiva, se valida de nuevo y su equipo empieza a operar en el ERP.
- Acompañamiento: los primeros cierres se revisan con el diagnóstico contable del ERP y la validación de configuración.
Alcance y límites
Lo que esta integración no hace, dicho con claridad.
- Es un servicio de implementación, no una función que el usuario ejecuta solo desde una pantalla.
- El importador automático está construido para un sistema de origen específico. Migrar desde otro sistema exige evaluar su estructura y puede resolverse, total o parcialmente, con plantillas de Excel.
- Los documentos históricos no se contabilizan ni se anulan en el ERP: su efecto contable llega por los saldos y la historia migrados.
- La calidad del resultado depende de los datos de origen: terceros duplicados o existencias negativas se migran como avisos y se corrigen con su equipo.
- Las decisiones contables que aparezcan en la migración —reclasificaciones, cuentas por tarifa— las toma su contador, no el importador.
Funcionalidades relacionadas
Importación desde Excel
Productos, variantes y precios se cargan y actualizan desde Excel con plantilla, validación por fila, reporte de cambios y la regla de todo o nada.
Plan de cuentas y centros de costo
El catálogo de cuentas con la jerarquía del PUC, sus auxiliares y las reglas de cada cuenta, más los centros de costo para analizar por área.
Cuentas por cobrar
El saldo de cada factura a crédito, actualizado con cada recaudo y cada nota, con indicadores, edades, vencimientos y estados de cuenta listos para enviar.
Cuentas por pagar
Lo que la empresa debe a cada proveedor, por edades de vencimiento, con el estado de cuenta desde el que se pagan o abonan varias facturas a la vez.
Existencias y kardex
Cuánto hay de cada producto en cada bodega y cuánto vale, y la historia de cada entrada y salida con su saldo en unidades y en pesos.
Resoluciones de facturación
El sistema guarda cada resolución de numeración de la DIAN y controla que toda factura se emita dentro de su prefijo, su rango y su vigencia.
Retenciones y autorretenciones
Cada concepto guarda tarifa, base mínima en UVT, cuentas y vigencia; cada tercero, los conceptos que le aplican. Las facturas de compra y de venta calculan sus retenciones solas.
Información exógena
El mapeo cuenta, formato, concepto y columna arma cada formato por tercero desde los libros, con cuantías menores y un Excel en el orden de casillas de la DIAN para el prevalidador.
Preguntas frecuentes
No lo prometemos sin revisarlo. El importador automático existe para un sistema de origen concreto. Para otros, en el diagnóstico se evalúa qué se puede traer de forma automática y qué entra por plantillas de Excel: maestros, precios, saldos de cartera, cuentas por pagar y apertura contable.
Con el validador. Compara lo migrado con el origen control por control —existencias, cartera, cuentas por pagar, saldo por cuenta y por tercero, balance— y entrega un resultado clasificado en correcto, aviso o error, que se revisa con usted antes del corte.
No. El importador se conecta en modo de solo lectura: consulta los datos y no escribe ni modifica nada en el origen. Su empresa sigue operando en él hasta el día del corte.
Entran como documentos históricos con su saldo. En el ERP usted las recauda, les aplica deducciones o les hace devoluciones como a cualquier factura; lo único que no admiten es anularse ni volver a contabilizarse, porque su asiento pertenece al sistema anterior.
Se trae lo que la operación necesita: los saldos de apertura, el libro del año en curso, los documentos abiertos y resúmenes de comportamiento, como el historial de pagos de los clientes para el análisis de crédito. El alcance exacto se define en el diagnóstico.
Depende del volumen y, sobre todo, de la calidad de los datos de origen y de las decisiones contables pendientes. Por eso se trabaja con simulacros: el corte definitivo se programa cuando los controles ya coinciden.
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En la demostración
- Una venta de principio a fin, hasta la contabilidad
- El asistente de IA respondiendo con cifras
- Los documentos electrónicos ante la DIAN
- Los módulos que usted elija ver a fondo